Ya sea con un solo cliente, un gran equipo interno o partes interesadas externas, organizar reuniones exitosas y atractivas es una forma de arte.
Se necesita habilidad para saber cómo captar la atención, informar, interactuar y dejar una impresión duradera al mismo tiempo; en realidad, no es una tarea fácil.
La perspectiva de celebrar una reunión puede volverse aún más estresante cuando la sesión está en línea. Como las reuniones son nuevas en el mundo virtual, no existe una hoja de ruta para organizar una exitosa.
Sin embargo, por más agradable que sea, una hoja de ruta no siempre es la clave del éxito. A veces, la clave puede ser aprender de personas que tienen experiencia en organizar reuniones virtuales y comprender lo que creen que las hace exitosas. En esta publicación, analizaremos los errores comunes de las reuniones virtuales y obtendremos información de HubSpotters experimentados sobre cómo evitarlos.
1. No reconocer los errores.
Nadie es perfecto.
Aunque mucha gente lo sabe, un momento muy común en las reuniones virtuales es esconder los errores bajo la alfombra y actuar como si no hubieran sucedido. Desafortunadamente, cuando todos miran su pantalla, la mayoría de las personas notan errores e ignorarlos puede crear una sensación de incomodidad.
En estos momentos, es importante recordar que un mundo cada vez más virtual es nuevo para todos. Todos somos conscientes de que la adaptación a los nuevos procesos puede ser difícil, por lo que, por supuesto, habrá problemas inesperados.
Jon Dick, vicepresidente senior de marketing de HubSpot, está de acuerdo y su consejo es relativamente sencillo: “Como dice el viejo refrán, ‘¡Si no puedes ocultarlo, preséntalo!’ ¿Las diapositivas no se comparten? ¿Niños irrumpiendo en la habitación? ¿No estás mudo? No te estreses, solo ríete, relájate y reconócelo «.
2. No hay plan de respaldo para tecnología defectuosa.
Un micrófono o PowerPoint disfuncional no descarrilará su reunión en persona, pero efectivamente apagará una virtual. Ante esto, Ashley Ladd, Gerente del equipo de Diversidad, Inclusión y Pertenencia en HubSpot, dice que no tener un plan de respaldo tecnológico para su reunión virtual es un error.
Ladd dice: «Nuestra conexión a Internet siempre es estable hasta que la necesitamos, por lo que tener un plan de respaldo garantiza una ejecución impecable de sus eventos y menos preocupaciones sobre su conexión o la interrupción de la reunión».
Ella dice que tu plan B puede incluir cosas como un coanfitrión designado, un compañero de equipo o un amigo para que se haga cargo si algo sale mal, o mientras solucionas cualquier problema: “Lo peor es cuando tienes que pasar tiempo preocupándote por tu conexión y interrumpe el flujo de su reunión «.
3. Falta de discusión y colaboración.
Uno de los aspectos más importantes de las reuniones es la colaboración y la discusión que se deriva de la participación de la audiencia. Las reuniones virtuales hacen que esto sea más difícil y, a menudo, se caracterizan por lo contrario.
Becca Stamp, especialista senior en integración de desarrollo y aprendizaje global en HubSpot, dice que un error común es no dejar espacio para la conversación. Su solución es hacer un esfuerzo especial para incentivarlo: “Es importante darles a todos un espacio para que salgan mudos y contribuyan a lo largo de la sesión. Los participantes pueden agregar mucho valor, tanto a través del debate como del chat «.
Jill Noonan, facilitadora sénior de HubSpot, secunda este consejo y dice: “Crea interacción siempre que sea posible. Ya sea en persona o en forma virtual, escuchar a una persona presente sin ninguna interacción o conversación puede ser agotador para quienes escuchan. Si está presentando en un entorno virtual y alguien hace una pregunta, ábrala para una discusión en grupo «.
4. Dejar la inclusión y la accesibilidad en el camino.
Ya sea que su reunión sea en persona o virtual, es crucial tener en cuenta y priorizar la inclusión y la accesibilidad.
Opte por usar software que agregue subtítulos para la transcripción de voz, escriba texto descriptivo alternativo de imágenes para dispositivos de lectura de pantalla y tenga en cuenta las diferentes experiencias que pueden tener los asistentes.
Ben Perreira, gerente del programa de diversidad, inclusión y pertenencia en HubSpot, dice que una manera fácil de demostrar que te preocupas por DI&B es alentar a los asistentes a que pongan pronombres en sus nombres de perfil. Él dice: «Agregue pronombres a su nombre de Zoom como una forma de aparecer para su inclusión durante las reuniones virtuales, y anime a sus compañeros de equipo a que lo hagan también».
5. Intentando realizar múltiples tareas.
Nunca ha sido más fácil unirse a una reunión y tampoco ha sido tan fácil perder la concentración durante una reunión.
Si está usando una computadora personal, puede ser especialmente difícil mantenerse concentrado porque todo lo que disfruta está justo frente a usted. Una revisión rápida de su correo electrónico puede convertirse accidentalmente en diez minutos de distracciones que lo alejen del contenido de la reunión.
Es por eso que un error común es, o al menos intentar, realizar múltiples tareas durante las reuniones. Dick dice: «La multitarea durante sus reuniones es una forma segura de sentirse desinformado y no realizado al final del día». ¿Su solución? Fácil: «Silenciar las notificaciones y cerrar el correo electrónico».
6. No alentar a los oradores y anfitriones.
No asuma que alguien puede sentirse más cómodo durante una reunión virtual porque no está frente a una audiencia en persona. Todavía puede ser tan estresante enfrentarse a una pantalla llena de caras como mirar una habitación llena de gente.
Sin embargo, el apoyo que las personas reciben de los asistentes durante las reuniones en persona, como los aplausos, puede ser alentador y hacer que los anfitriones se sientan más cómodos. Desafortunadamente, este apoyo a menudo falta en las reuniones virtuales.
Incluso si no puede aplaudir, Dick dice que sigue siendo esencial mostrar aliento de manera virtual, ya que puede resultar extraño presentar sin reacciones humanas. Él dice: “Súbete a la ventana de chat para animar a las personas y animarlas cuando estén presentando. Es alentador y ayuda a las personas a sentir que estás escuchando «.
7. No dejar espacio para la creación de redes.
Como las reuniones virtuales ocurren en un dispositivo digital, los asistentes no tienen más interacción con sus compañeros cuando terminan. Stamp dice que olvidarse del aspecto del chat en el pasillo de las reuniones puede ser perjudicial, ya que este tiempo a menudo les da a las personas la oportunidad de establecer contactos, hacer conexiones y relajarse.
Ella dice, sobre la incorporación de empleados de HubSpot, “Hemos visto un valor increíble en pasar de cinco a diez minutos adicionales en Zoom al final de cada sesión. Crea el ambiente de pasillo de las sesiones en persona, y estas conversaciones nos ayudan a construir más comunidad entre las cohortes «.
8. Ser impersonal.
Es posible que sienta la presión de mostrar un lado más pulido de sí mismo durante las reuniones virtuales. En algunos casos, como cuando los ejecutivos de negocios hablan con sus equipos, tiene sentido y se espera que la experiencia sea más corporativa y limpia.
Sin embargo, ser demasiado pulido a veces puede deshumanizarlo, lo que afecta la relación entre usted y su audiencia.
Los entornos de reuniones robóticos también pueden resultar aburridos y desconectados, que es lo contrario de lo que desea. El consejo de Noonan es mostrar humanidad a través de la personalización. Ella dice: “La humanidad es extremadamente importante. Saber cuándo y dónde usar ejemplos personales o mostrar vulnerabilidad genera confianza y demuestra que todos estamos en la misma página «.
9. No usar el botón de silencio por completo.
Nadie quiere dejar el micrófono encendido por accidente para que todos puedan oírle gritar a un compañero de cuarto o pedirle a una mascota que deje de hacer ruido. No es un gran paso en falso, pero hay formas fáciles de evitar este error de corta duración, pero demasiado común, de no usar el botón de silencio para todo lo que vale.
Perreira dice: “Cuando no estés hablando, cállate. El silenciar / reactivar también puede servir como una señal para indicar que está listo para contribuir y servir un [sic] una forma útil para que los miembros del grupo se aseguren de que aquellos que buscan hablar tengan la oportunidad de ser escuchados «.
10. No divertirse.
Aunque el alojamiento puede ser estresante, Ladd y Stamp dicen que es esencial divertirse.
Ladd recuerda un registro de la comunidad BLACKhub donde los asistentes jugaron un juego llamado Esto o Eso. Ella dice: “Hicimos una edición del Mes de la Historia Negra, por lo que nuestro juego contó con líderes negros en deportes, cine, emprendimiento y más. Teníamos alrededor de ocho diapositivas diferentes, y fue una manera divertida, rápida y fácil de hacer que todos interactuaran y participaran «.
Stamp también deja espacio para estos momentos durante las reuniones de incorporación: “Programe café, almuerzo o reuniones por la tarde opcionales para ayudar a los asistentes a conectarse. Esto les da a nuestros nuevos empleados un espacio para conocerse de una manera auténtica y más personal «.
Las reuniones virtuales aún pueden ser exitosas, atractivas y satisfactorias
Aunque hay bastantes errores en esta lista, son exactamente eso: errores. No son el fin del mundo y nadie te penalizará por ellos.
Considere los consejos de HubSpotters experimentados, y probablemente se encontrará organizando reuniones virtuales atractivas que son tan impactantes como las que puede tener en persona.
