En 2020, con conferencias y eventos virtuales, varias marcas de todo el mundo han adoptado en gran medida los seminarios web.
Además de permitir a los especialistas en marketing educar al público sobre temas relacionados con su marca, los seminarios web también pueden ofrecer importantes beneficios de generación de leads.
Pero, si bien una serie de profesionales de marketing exitosos hacen que la creación de seminarios web parezca fácil, en realidad hay una gran cantidad de trabajo que debe realizarse para planificarlos para ver un compromiso sólido.
El período previo a un webinar requiere que entren en juego otras facetas del inbound: todo, desde conseguir que un orador se una al webinar, hasta planificar publicaciones en blogs y redes sociales para promocionarlo, hasta desarrollar los temas reales y el enfoque del evento.
En este punto, es posible que se pregunte si hay una lista de verificación que pueda ayudarlo en la planificación de su seminario web.
Bueno, no busques más. A continuación, describo 12 tácticas en las que debe concentrarse para asegurarse de que usted y su equipo estén completamente preparados para organizar un seminario web exitoso y de alta calidad.
Cómo prepararse para un seminario web atractivo
1. Interactúe con su audiencia a través de promociones antes del webinar.
Si su audiencia no conoce su webinar o no está entusiasmada con el tema, no se registrarán.
Asegúrese de tuitear sobre el evento, escribir publicaciones de blog para promocionarlo y pensar en otras formas creativas de compartirlo en línea. Para involucrar a los asistentes, incluso antes de su evento, sus mensajes promocionales, como publicaciones en redes sociales o correos electrónicos, pueden solicitar que las personas envíen sus preguntas o comentarios de antemano.
Además, si tiene algún tipo de obsequio de seminario web o función especial durante el seminario web, haga circular esa información para diferenciar aún más su seminario web de eventos similares organizados por la competencia.
Por ejemplo, una vez repartimos entradas para INBOUND, nuestra conferencia de inbound marketing, a una persona que tuiteó el hashtag de nuestro webinar antes, durante y después del webinar. Esto nos ayudó a lograr que el público participara en promociones además de nuestros otros esfuerzos de marketing.
Para obtener más información sobre la promoción de seminarios web y otros eventos virtuales, consulte estos consejos de los expertos de HubSpot.
2. Cree una presentación de diapositivas llamativa.
Para mantener a una audiencia comprometida durante 30 minutos a una hora, deberá darles algo agradable para mirar. Por lo tanto, haga que su plataforma de diapositivas sea visualmente atractiva.
Cree diapositivas con muchas imágenes que se relacionen con el tema que está discutiendo. Usar la copia en las diapositivas está bien, si se hace correctamente. No escriba simplemente un párrafo en una diapositiva en blanco y negro. En su lugar, asegúrese de que la copia se agregue a la presentación. Limítese a una paleta de colores en toda la plataforma del seminario web y trate de no estar demasiado ocupada.
Eche un vistazo aquí para ver cómo se ve una diapositiva de solo párrafo (a la izquierda) y cómo se ve una con color e imágenes (en otras palabras, una que tiene algo de vida) (a la derecha):
3. Dedique un hashtag a su webinar.
Como se mencionó en la primera sección, puede considerar el uso de un hashtag a través del proceso de marketing del seminario web que sea exclusivo de su evento virtual. Usar un hashtag menos conocido o crear uno nuevo ayudará a garantizar que todos los tweets con el hashtag sean sobre su seminario web.
Por ejemplo, usamos #TwitterQA para un seminario web anterior que incluía una sesión de preguntas y respuestas con un ejecutivo de Twitter. En escenarios como este, usamos un hashtag de seminario web mucho antes del seminario web para crear una comunidad de personas con algo en común. Durante el seminario web, usamos el hashtag para interactuar con la audiencia, responder preguntas técnicas y recopilar preguntas para la sección de preguntas y respuestas.
Finalmente, después del seminario web, usamos el hashtag para dar seguimiento a cualquier pregunta sin respuesta y enviar información adicional.
4. Busque uno o más líderes de opinión o expertos para presentar.
Nada es peor en un webinar que un orador monótono que deja a la audiencia medio dormida. Elija un anfitrión de seminarios web que sea afable, enérgico y experto en el tema que planea discutir.
Además, si tiene más de un orador, haga que jueguen entre sí, haciendo del webinar una discusión en lugar de dos monólogos diferentes.
Si puede acceder a expertos en su industria, o líderes de opinión con más seguidores en plataformas como LinkedIn, también debe considerar incluirlos en su seminario web.
Aprovechar a los expertos hará que su evento sea más interesante para su audiencia y también podría atraer a los oyentes que han seguido el trabajo de los expertos. Además, puede aprovechar a estas personas para las tácticas de marketing conjunto en línea antes, durante y después del evento.
5. Reúnase con todos los ponentes de antemano.
Para un seminario web más fluido, considere organizar una reunión rápida que le permitirá a usted y a otros panelistas del seminario web analizar el tema del seminario web y conocerse entre sí.
Juliana Nicholson, directora del programa de HubSpot que ha participado en varios seminarios web, incluida nuestra serie Adapt, recomienda encarecidamente que se reúnan como esta antes de lanzar el evento.
«No haga que la primera vez que su anfitrión y los panelistas se reúnan sea el día de su seminario web», dice Juliana Nicholson, gerente de programas de HubSpot. «Programe algo de tiempo antes del evento para que el anfitrión y los oradores se conozcan y repasen los detalles del día».
Nicholson, quien planeó más recientemente el contenido del seminario web para nuestra serie Adapt 2020, explica: «Todo, desde pronunciar los nombres de las personas hasta saber a quién llamar primero para cada pregunta, se sentirá mucho mejor si practicas de antemano».
6. Aproveche los manejadores de las redes sociales de la empresa y del orador en sus promociones.
Mientras que usted y su organización dirigen el seminario web, aún querrá permitir que su audiencia interactúe con los oradores también, así que asegúrese de dar a conocer sus nombres de usuario de Twitter, tanto en sus promociones, así como a lo largo de la presentación del webinar.
No solo le da un toque personal a sus webinars, ¡sino que también piensa en todos los nuevos seguidores que podría obtener!
7. Tener al menos un anfitrión o moderador.
Lograr que uno o más oradores se unan a su seminario web realmente puede animar la conversación, pero esa conversación puede perder la pista con bastante rapidez si no se asigna a nadie para moderar la discusión.
En pocas palabras, el anfitrión de un seminario web puede ayudar con el flujo de la presentación. Esta persona presenta a los oradores, hace cualquier pregunta que surja durante el seminario web o las preguntas y respuestas y concluye el evento. Si surge algún problema, esta persona puede abordarlo fácilmente, sin que los oradores se desvíen del tema.
8. Aproveche los diferentes tipos de medios en su webinar.
Para mantener el interés del público durante el evento, debe considerar el uso de una variedad de tipos de medios para su seminario web.
¿Tiene un video corto o una animación que le ayudará a demostrar su punto? ¿Compartir su pantalla temporalmente ayuda a transmitir un mensaje? ¿Una lista de verificación descargable ayudaría a su audiencia a seguir su discusión? Piense en cómo puede complementar su seminario web con otras formas de medios, ya sea durante o después del seminario web.
Recientemente, organizamos un seminario web con Guy Kawasaki en el que se compartió la pantalla al 100%. Guy nos guió a través de sus actividades diarias en las redes sociales, ¡hasta cómo toma capturas de pantalla y las publica en Twitter! Hable sobre un seminario web altamente interactivo.
9. Considere otras estrategias de participación de la audiencia.
Con las plataformas de seminarios web que amplían sus funciones a diario, ahora hay muchas más formas de involucrar a su audiencia que en el pasado. Por ejemplo, muchas plataformas permiten al público comentar con preguntas, votar en encuestas o realizar cuestionarios durante el seminario web.
Como moderador o planificador de seminarios web, sea creativo y considere formas de aprovechar estos elementos para que su audiencia no sienta que está escuchando pasivamente a los oradores en lugar de interactuar con ellos.
«No permita que la participación de la audiencia sea una ocurrencia tardía. Sepa cómo y cuándo desea involucrar a la audiencia», aconseja Nicholson. «¿Tendrás una sesión de preguntas y respuestas formales? ¿Cómo enviarán las preguntas las personas? ¿Cuándo responderás a esas preguntas? Todo esto debe estar predeterminado y comunicarse claramente para que los asistentes disfruten de una buena experiencia».
10. Realice comprobaciones exhaustivas de audio y video.
Incluso en el mundo actual, los problemas técnicos ocurren con el software. Haga todo lo posible para evitarlos cuando esté al aire en vivo probando su plataforma de seminarios web con anticipación.
Por ejemplo, es posible que no se dé cuenta, pero el sonido de su computadora podría estar amortiguado o sus auriculares podrían evitar que las personas escuchen los sonidos que se reproducen en su pantalla. Es por eso que querrá hacer al menos una prueba de sonido antes de presentar.
Del mismo modo, también querrá asegurarse de elegir un espacio de trabajo con buena iluminación.
«Es mejor que los asistentes estén iluminados al frente (piense en una lámpara de escritorio) que a contraluz (piense en sentarse frente a una ventana) para evitar caras oscuras y experiencias de visualización deslumbrantes», dice Nicholson.
Además, también debe solucionar problemas técnicos más inesperados. Por ejemplo, si va a compartir su pantalla o cambiar de control, realice un simulacro previo al seminario web en el que los oradores puedan practicar antes de hacerlo en vivo.
En última instancia, siempre es mejor averiguar dónde pueden ocurrir errores antes del seminario web real para no perder su tiempo ni el de sus oradores invitados.
11. Tenga en cuenta las zonas horarias al programar su evento.
Al elegir un momento para organizar su evento en vivo, tenga en cuenta que no todos estarán en su zona horaria. HubSpot se encuentra en la hora estándar del este, por lo que intentamos organizar seminarios web en un horario que funcione para otras áreas del país y del mundo.
Por ejemplo, aunque de 1 pm a 3 pm EST a menudo funciona para nosotros, es posible que no se adapte bien a nuestra audiencia europea, por lo que tendremos que encontrar un horario que funcione para ambos.
Nicholson también sugiere que los especialistas en marketing deberían «mAclare si su seminario web se grabará y que, al registrarse, alguien obtendrá esa grabación. Aumentará las conversiones incluso cuando alguien no pueda asistir en vivo «.
12. Organice su seminario web en un espacio de trabajo silencioso y sin distracciones.
No subestime la importancia de la ubicación física de su seminario web. Me siento junto a un equipo de ventas que está hablando por teléfono todo el día. Si intentara organizar un seminario web desde mi escritorio, ¡la audiencia difícilmente podría escucharme! Por lo tanto, me aseguro de encontrar una habitación silenciosa (la insonorización es aún mejor) en otro lugar de la oficina.
Si tiene varias personas hablando en la misma habitación, asegúrese de tener un altavoz de alta calidad. Para evitar problemas técnicos, evito utilizar Internet inalámbrico cuando es posible y pruebo todo de antemano.
Planificación del seminario web perfecto
Sí, se necesita mucho tiempo para planificar un seminario web, pero los beneficios pueden valer la pena. Mientras planifica, tenga en cuenta que la mayoría de los consejos de esta lista tienen como objetivo impulsar la participación de la audiencia.
Si bien un seminario web informativo es un gran comienzo, compartir una conferencia básica con los asistentes puede no ser suficiente. Su audiencia escuchará más activamente, disfrutará más del contenido y continuará registrándose en los seminarios web si se siente comprometido durante el evento.
Para obtener más consejos sobre seminarios web, consulte esta guía definitiva. Si ya cree que está planeando excelentes seminarios web, pero no sabe por dónde empezar a promocionarlos, consulte esta publicación con consejos de los expertos en marketing de HubSpot.
