Con los desarrollos tecnológicos de la Cuarta Revolución Industrial que impactan la forma en que todos vivimos, trabajamos y nos relacionamos entre nosotros, se está produciendo un rápido ritmo de cambio en todas las empresas.
Esto es doblemente cierto en tiempos de incertidumbre, donde las organizaciones de todos los sectores se enfrentan a una necesidad repentina de cambiar a estilos de trabajo y hacer que su negocio sea más resistente y flexible.
Es un buen momento para preguntar cómo su empresa puede organizar sus procesos clave para brindar la mejor experiencia tanto a sus empleados como a sus clientes.
Con la combinación óptima de personas, procesos y tecnología, puede hacer que su organización se adapte al cambio y esté en la mejor posición para crecer y prosperar.
Con eso en mente, aquí hay siete consejos de organización para empresas que lo ayudarán a continuar por el camino correcto. También hemos incluido objetivos relevantes para cada consejo, para que pueda medir su éxito a lo largo del tiempo.
7 consejos de organización para empresas en crecimiento
1. Elimine la hinchazón tecnológica.
Objetivo: Optimice la tecnología de su empresa para ayudar a su equipo a realizar el trabajo de la manera más eficaz.
La tecnología puede impulsar la organización, la productividad y la colaboración de su empresa. Sin embargo, existen demasiadas herramientas, también conocidas como hinchazón de tecnología.
Cuando una organización usa muchas más aplicaciones y herramientas de las que necesita, rápidamente puede experimentar problemas de complejidad excesiva, distracciones y preocupaciones de seguridad.
Si esto le suena familiar, es hora de evaluar, podar y optimizar la pila tecnológica de su empresa.
Para mantener su ecosistema tecnológico bajo control y aprovechar los beneficios que las aplicaciones en la nube pueden ofrecer, establezca un conjunto consistente de procesos utilizando las aplicaciones y funciones que necesita para hacer el trabajo.
Establezca las bases para que los empleados no terminen tratando de hacer malabarismos con cientos de cosas diferentes a la vez en demasiadas aplicaciones.
2. Construya una cultura que recompense el enfoque.
Objetivo: en lugar de esperar una comunicación y colaboración constantes de cada miembro del equipo cuando están en su escritorio, dedique tiempo a cada empleado para que se concentre en lo que ofrece el mayor valor.
Mantenerse organizado depende de su capacidad para evitar distracciones, lo que no siempre es fácil en organizaciones que tienen una cultura de interrupción constante disfrazada de colaboración.
Los desperdicios de tiempo cotidianos comunes incluyen: el uso de herramientas comerciales que son demasiado complejas o que no se ajustan bien al trabajo; distracciones en las redes sociales; e ingreso manual de datos en múltiples sistemas diferentes que no funcionan bien juntos.
Tampoco olvidemos la llamada fatiga de notificaciones causada por el bombardeo diario de notificaciones y correos electrónicos irrelevantes.
Estas son algunas de las mejores formas de deshacerse de los desperdicios de tiempo en su negocio:
- Utilice herramientas basadas en la nube cuidadosamente seleccionadas que todos en su empresa saben cómo utilizar.
- Cree un ecosistema tecnológico integrado que maximice la eficiencia.
- Establezca procesos en toda la empresa que minimicen las reuniones de negocios innecesarias.
- Anime a los miembros del equipo a bloquear las distracciones durante períodos establecidos de tiempo enfocado.
Las empresas más organizadas son aquellas que se dan cuenta de que no tienen que hacer cosas. como siempre lo han hecho.
¿Qué procesos y suposiciones puede reconsiderar para que su negocio sea más organizado y productivo?
3. Migre a la nube.
Objetivo: identificar las prácticas comerciales que aún se administran a través de sistemas o herramientas obsoletos y planificar cómo las reemplazará con flujos de trabajo y aplicaciones basados en la nube.
Casi todas las empresas utilizan algún tipo de tecnología en la nube, incluso si no es más que un correo electrónico basado en la web. Pero hay mucho más en la nube de lo que muchas empresas creen.
Ya sea que se trate de gestión de relaciones con el cliente (CRM), almacenamiento de datos o automatización empresarial entregada a través de la web, casi cualquier carga de trabajo digital se puede migrar a la nube.
Con las herramientas SaaS, o las aplicaciones basadas en la nube con un modelo de suscripción, su empresa puede escapar de las limitaciones físicas de las computadoras de escritorio y permitir que los empleados se lleven su trabajo dondequiera que estén.
Continúe llevando su negocio más a la nube y minimice el ir y venir que viene con los entornos informáticos obsoletos.
4. Adopte diferentes estilos de trabajo.
Objetivo: crear un plan para preparar su negocio para el futuro adoptando diferentes estilos de trabajo, como el trabajo a distancia o el horario flexible.
Desde nuevas empresas ágiles hasta empresas impulsadas por la transformación digital, muchas organizaciones ya están adoptando las ventajas de diferentes estilos de trabajo, incluida la productividad mejorada, los costos de oficina reducidos y el acceso a talentos más diversos.
Pero incluso si su organización está lejos de estar lista para disfrutar de todos los beneficios del trabajo remoto y los horarios flexibles, convertirlo en una prioridad a largo plazo lo ayudará a preparar su negocio para el futuro y facilitar la adaptación.
Si está buscando permitir un trabajo más remoto en su empresa, aquí hay algunos consejos para que la transición sea lo más fluida posible:
- Gire las políticas de su empresa para adaptarse a las mejores prácticas de trabajo remoto.
- Fortalezca la comunicación y la colaboración del equipo con aplicaciones basadas en la nube como Slack.
- Reduzca su dependencia de las reuniones en persona mediante la introducción de aplicaciones de videollamadas.
- Ajuste su pila de tecnología para enfocarse en aplicaciones basadas en la nube que su equipo puede usar en cualquier lugar.
5. Concéntrese en metas más pequeñas.
Objetivo: observe los objetivos a nivel individual, departamental y de toda la empresa para asegurarse de que se dividan en pasos procesables.
Es difícil para su empresa mantenerse organizada si establece metas elevadas que son intimidantes y difíciles de enfocar.
En cada departamento y función laboral, determine la forma más probable de que su equipo alcance sus objetivos clave antes de dividirlos en los siguientes pasos prácticos.
Con hitos más pequeños y fáciles de medir, su equipo estará en la mejor posición para mantenerse concentrado y evitar el agotamiento y la confusión.
6. Olvídese del papel.
Objetivo: Identificar qué está causando las pilas de papel en su organización y crear procesos para minimizarlo.
El papel es una fuente común de desorden en muchas oficinas, pero en gran medida evitable. Si aún no tiene un sistema de archivo digital, es hora de crear uno.
Estas son algunas de las mejores formas de ayudar a su empresa a dejar de utilizar papel:
- Adjunte notas y archivos a los registros de los clientes de forma digital en su CRM.
- Utilice aplicaciones de equipo como Google Drive para colaborar en proyectos de equipo.
- Lleve la firma de documentos en línea con aplicaciones como DocuSign.
Cuanto más reduzca su dependencia del papel, más rápido se modernizará su negocio y más fácil será organizar sus flujos de trabajo.
Las empresas establecidas pueden tener más dificultades, ya que a menudo tienen grandes cantidades de información en documentos impresos o en medios digitales físicos.
Empiece por escanear y digitalizar todo y cargarlo en un sistema de gestión de documentos. ¡Eso es mucho más organizado que tener montones de documentos y recibos en papel apilados en la oficina!
7. Automatice los flujos de trabajo.
Objetivo: identificar qué es lo que consume tiempo innecesariamente en su organización y determinar cómo puede usar los flujos de trabajo automatizados para liberar más tiempo para concentrarse en lo que importa.
Si hay algo que mata la productividad por encima de todos los demás, son los engorrosos procesos manuales que consumen tiempo y dejan los flujos de trabajo abiertos a errores humanos.
Importar o exportar datos manualmente entre su software de marketing por correo electrónico y CRM puede no parecer un gran problema al principio, hasta que se dé cuenta de que tiene que hacer lo mismo con muchas otras aplicaciones y bases de datos. Eventualmente, los desafíos de escala lo hacen prácticamente imposible.
El consejo de Sage sostiene que todo lo que pueda automatizarse debe automatizarse. Puede comenzar automatizando:
- Puntaje de clientes potenciales para nuevos contactos en su base de datos
- Flujos de trabajo de correo electrónico que nutren las ventas
- Rutinas de copia de seguridad y sincronización entre aplicaciones
- Procesos de atención al cliente, como alertar a los administradores de cuentas sobre tickets de soporte o realizar encuestas NPS
- Enriquecimiento de datos entre aplicaciones con integraciones bidireccionales, como entre su CRM y la plataforma de correo electrónico
El objetivo debe ser unificar sus sistemas y procesos tecnológicos en un entorno cohesivo en el que todos los miembros de su equipo tengan acceso a información precisa y actual en tiempo real, sin importar dónde se encuentren físicamente.
Con las herramientas y los datos adecuados a mano, todos los miembros de su equipo pueden mantenerse organizados sin atascarse en tareas manuales repetitivas o pasar horas tratando de localizar ese documento clave.
Cuando suceden tantas cosas en su negocio, mantenerse organizado no es fácil. Pero al optimizar sus procesos centrales y mirar hacia el futuro, puede enfrentar los desafíos de escala y poner su negocio en la mejor posición para prosperar en los años venideros.