Las decisiones basadas en datos comienzan con formularios de admisión efectivos

Estoy en datos como un activo valioso para una organización. Permite a los empleados realizar análisis que impulsan la toma de decisiones informadas por datos. Sin embargo, la recopilación de datos significativos debe ser una prioridad para crear este activo. Su forma de admisión es fundamental para este proceso, después de todo, «basura, basura, también se aplica a los datos operativos.

Los especialistas en marketing deben estructurar la ingesta para capturar las entradas correctas para contar una historia de datos convincente más allá de solo KPI y objetivos. Con la tecnología y los sistemas adecuados, la admisión y la recopilación de datos pueden convertirse en herramientas estratégicas poderosas.

El papel de un formulario de admisión en la segmentación de datos

Un formulario de admisión sirve como el primer punto de contacto entre un cliente o socio comercial y el equipo que ejecuta la solicitud. Un buen formulario de admisión proporciona a los solicitantes de estructura, para incluir los detalles más esenciales para una ejecución efectiva y eficiente. Un excelente formulario de admisión identifica variables de aislamiento de datos clave, lo que permite que la empresa segmentara y analice datos para obtener información significativa.

Por ejemplo, considere si una solicitud es una prisa. Si un cliente indica el tipo de solicitud y la fecha de vencimiento deseada, un sistema de gestión de proyectos puede aplicar la lógica para determinar si queda fuera del acuerdo de nivel de servicio establecido (SLA). Si el SLA permite 10 días, pero el solicitante especifica cinco, el sistema lo marca como una prisa.

Piense en cuán útiles son las solicitudes de aislamiento de la prisa al analizar la producción de KPI de su departamento. Si puede rastrear el porcentaje de trabajos que son solicitudes Rush, comprende mejor cómo impactan la gestión de recursos, la priorización, los presupuestos y otros factores operativos clave.

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Uso de aislamiento de datos para identificar problemas

Más allá del seguimiento de los KPI y los objetivos, la identificación de las variables de aislamiento permite un análisis más profundo. Por ejemplo, digamos que la tasa de rechazo de un departamento ha aumentado del 2% al 12% durante unos días. Al aislar las variables de datos, puede reducir la fuente del problema.

Supongamos que puede aislar los rechazos por región:

• ¿El problema proviene de un área específica?
  • En caso afirmativo, ¿puede aislar aún más para ver si los problemas provienen de un cierto tipo de entrega? En caso afirmativo, la respuesta puede ser que se cambiaron los requisitos para este tipo de entrega en esta región y no se comunican al departamento.
    • Si no, continúa aislando las variables: ¿este problema se redujo a un individuo específico que puede requerir más capacitación?
    • ¿Este problema provino de una unidad de negocio específica, en cuyo caso las solicitudes iniciales pueden haber sido defectuosas?

Creación de aislamiento de datos en estrategias métricas

Al desarrollar una estrategia métrica, identifique:

• Los KPI de su departamento.
• Los conjuntos de datos primarios y contribuyentes que les informan.
• Las variables de aislamiento que mejoran el análisis.

Construya su formulario de admisión para capturar estas variables desde el principio, errando por precaución y anticipando las necesidades futuras.

Por ejemplo, es posible que no tenga un proceso de priorización bien establecido actualmente. Aún así, debido a que este es un tema candente, es probable que la priorización deba considerarse en el futuro. Incluso si no está rastreando las solicitudes de admisión por nivel de priorización ahora, considere incorporar esa funcionalidad en su formulario de admisión.

Para una empresa que prioriza proyectos desde una perspectiva de planificación temprana, esta puede ser una excelente manera de eliminar esa conversación de los equipos más adelante. Si el formulario de admisión requiere que se aclare un nivel de priorización del proyecto y no cumple con el umbral presentado por la empresa, simplemente no avanza como una solicitud.

Sin embargo, incluso esos datos son relevantes. Comprender el trabajo que un departamento no toma y por qué es clave para las futuras necesidades de planificación operativa de la organización. Establecer un nivel de priorización es una variable de aislamiento significativa para la producción, lo que ayuda a determinar si el trabajo que se ejecuta se alinea con objetivos estratégicos y estrategias de recursos.

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Optimización del proceso de admisión para una mejor experiencia de usuario

Considere el lado humano de la ingesta. Considere el CX de su formulario de admisión para garantizar la integridad de los datos, los solicitantes de soporte para enviar con éxito sus solicitudes y promover el cumplimiento del proceso de admisión.

Utilizar la tecnología siempre que sea posible

Comience desarrollando su lógica de admisión (por ejemplo, «si x, entonces y»). Si alguien solicita una entrega específica y no se requiere cierta información, asegúrese de que la herramienta excluya o se ponga automáticamente esos campos para el solicitante.

Simplifique el proceso para los usuarios

Cuando sea posible, identifique las opciones desplegables para las preguntas de admisión a través del texto abierto. Esto ayudará a guiar a sus clientes y optimizar sus datos.

Determinar lo esencial

¿Qué información se necesita para decidir si este trabajo es correcto para que el departamento ejecute o no? ¿Puede hacer tres preguntas para determinar con éxito si aceptará o redirige la solicitud? Si es así, haga las preguntas mínimas necesarias para proceder a la siguiente fase.

Conoce a tu audiencia

Considere qué información debe proporcionar su cliente en la solicitud de admisión. Tenga en cuenta las preguntas más adecuadas para que otra persona responda.

Además, ¿tienen la experiencia para responder con precisión? Si los gerentes de cuentas completan principalmente las solicitudes de admisión, su experiencia es probablemente mayor que la de múltiples socios comerciales. La ingesta es donde brillan los gerentes de cuentas. Son muy adecuados para esta función, y la integridad de sus entradas debería ser extremadamente alta.

Más que solo un formulario: la admisión da forma al marketing basado en datos

El desarrollo de una fuerte forma de admisión y el proceso requiere un esfuerzo, pero garantizar la integridad de admisión establece su departamento para el éxito de los datos. Permite una planificación operativa precisa, admite solicitudes de recursos con datos esenciales y ayuda a los equipos de marketing a identificar riesgos y oportunidades temprano para una mayor eficiencia y efectividad.

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