¿Alguna vez empezaste un nuevo rol, iniciaste sesión en el CRM de la empresa con un optimismo renovado y tratando de generar un informe simple, solo para perderte en la maleza? O quizás estás lanzando una nueva campaña de marketing y todo se detiene porque es imposible encontrar los activos anteriores.
Si te suena familiar, es probable que te hayas topado con un salvaje oeste digital de activos con nombres inconsistentes. Desde la «Lista de pruebas v2» hasta la «Campaña FINAL_FINAL del tercer trimestre», el caos es real y encontrar algo se convierte en una pesadilla.
Esto no es solo una molestia menor. Es un problema común que sabotea silenciosamente a los equipos de marketing en todas partes. La solución, aunque no glamorosa, es una de las herramientas más poderosas en el arsenal de un especialista en marketing: una estrategia de convención de nomenclatura clara y obligatoria. No se trata de ser ordenado. Es la base para desbloquear todo el potencial de su CRM.
Por qué las convenciones de nomenclatura son los héroes anónimos de su CRM
Seamos honestos, las convenciones de nomenclatura probablemente no sean el tema más interesante de tu lista de tareas pendientes. Pero son los héroes anónimos de un CRM de alto rendimiento. Piensa en ellos menos como un libro de reglas estricto y más como un lenguaje compartido que todo tu equipo puede hablar con fluidez.
Cuando todos siguen el mismo sistema para nombrar campañas, listas y flujos de trabajo, se eliminan las conjeturas y se crea una única fuente de verdad. Sin este lenguaje compartido, tu CRM puede convertirse rápidamente en un cajón de basura digital lleno de trabajo duplicado y tiempo perdido.
El costo de los datos desordenados es asombroso. Gartner estima que la mala calidad de los datos le cuesta a la empresa promedio entre 12,9 y 15 millones de dólares cada año. No se trata solo de dinero, sino de eficiencia. El McKinsey Global Institute informa que la mala calidad de los datos puede provocar una pérdida del 20 % en la productividad y un aumento del 30 % en los costos operativos. Al implementar una estrategia clara de convención de nomenclatura, no solo estás ordenando: estás haciendo una inversión directa en la productividad de tu equipo y en los resultados de tu empresa.
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Aumenta la productividad con una capacidad de búsqueda mejorada
Una convención de nomenclatura lógica transforma la experiencia de búsqueda de tu CRM. En lugar de adivinar los nombres de los activos, tu equipo puede encontrar cualquier lista, flujo de trabajo o campaña de correo electrónico en segundos. Sin ella, la búsqueda de algo tan simple como un «seminario web» puede arrojar docenas de resultados confusos e irrelevantes, paralizando la productividad.
Ahora, imagina que necesitas encontrar a todos los que se registraron para un seminario web específico el año pasado. Con un sistema de nombres claro, una búsqueda de «Webinar-Registrants-ProductFocus-202509» muestra instantáneamente la lista exacta que necesitas. También puedes encontrar fácilmente todos los activos relacionados con un producto o campaña específicos.
Este pequeño cambio tiene un impacto enorme, especialmente para equipos en crecimiento donde el conocimiento institucional evoluciona constantemente. Elimina las conjeturas, reduce el tiempo de incorporación y permite que todos encuentren lo que necesitan, justo cuando lo necesitan.
Logra informes impecables con integridad de datos
Una convención de nomenclatura sólida es la base de un informe confiable. Tus informes son tan confiables como los datos en los que se basan. Cuando cada activo sigue una estructura de nombres predecible, desbloqueas la capacidad de filtrar y segmentar tus datos con precisión quirúrgica.
Imagínate intentando medir el impacto total de tu campaña de generación de demanda del tercer trimestre. Con un token de campaña coherente como «Q3-DemandGen» en cada nombre de activo relacionado, puedes crear un panel completo con un único filtro. Esto transforma tus informes de un rompecabezas que requiere mucho tiempo a un proceso confiable y automatizado, que te brinda información clara sobre tus métricas de desempeño.
Tu plan de cinco pasos para una estrategia de convención de nomenclatura
Elaborar una estrategia sólida de convención de nomenclatura es esencial para optimizar los flujos de trabajo y garantizar la coherencia. Sigue esta guía paso a paso para crear un marco infalible desde cero.
1. Define tus componentes
Comienza por identificar la información clave que cada nombre debe comunicar. Piensa en lo que hace que un activo sea identificable a primera vista. Los componentes típicos incluyen:
- Tipo de activo: ¿Qué es? (p. ej., lista, flujo de trabajo, correo electrónico)
- Fecha: ¿Cuándo se creó o para cuándo está previsto? Utiliza un formato estandarizado, como AAAAMM o AAAAMMDD.
- Campaña o proyecto: ¿A qué iniciativa pertenece este activo?
- Objetivo: ¿Cuál es la función específica del activo? (p. ej., registrantes, crianza, captura de clientes potenciales)
- Versión: ¿Cómo se pueden realizar un seguimiento de las iteraciones? (p. ej., v1, v2)
Adapta estos componentes para que se ajusten a las necesidades específicas de tu equipo. El objetivo es proporcionar suficiente información para identificar el activo sin hacer que los nombres sean demasiado complejos.
2. Elige tu estructura
La coherencia es clave. Decide las reglas que regirán tu sistema de nombres.
- Separadores: ¿Usarás guiones (-), guiones bajos (_) u otro carácter? Los guiones suelen ser más fáciles de usar en diferentes sistemas.
- Carcasa: ¿Usarás minúsculas, Title_Case, camelCase o PascalCase? Las minúsculas pueden ser más fáciles de leer, mientras que camelCase ayuda a distinguir palabras en una cadena larga.
Por ejemplo, un nombre estructurado podría verse así: list-contact-webinar-registrants-202509-v1.
Recuerda, la estructura debe ser fácil de recordar y replicar.
Profundiza: cinco verdades que necesitas saber sobre martech y qué hacer al respecto
3. Crea una plantilla maestra
Una vez que hayas definido tus componentes y estructura, compílalos en una plantilla maestra. Esto debería proporcionar patrones claros para los diferentes tipos de activos. Por ejemplo:
| Tipo de activo | Plantilla de nomenclatura | Ejemplo |
| Lista | Lista-[Object]-[Purpose]-[Campaign]-[Date] | Lista-Contacto-Boletín-Suscriptores-202512 |
| Flujo de trabajo | WF-[Team]-[Object]-[Trigger]-[Campaign] | WF-Marketing-Formulario-de-contacto-Enviar-Q1Promo |
| Correo electrónico | [YYYYMM]-[Email Type]-[Campaign]-[Version] | 202511-Promoción-Black-Friday-Venta-v2 |
4. Documenta todo
Una convención de nomenclatura solo es efectiva si todos la conocen y la siguen. Crea un documento centralizado o wiki que describa las reglas, plantillas y ejemplos.
Esta guía es fundamental para optimizar la gestión de un CRM. Descubre cómo limpiar y mantener ordenado tu sistema para mejorar la eficiencia y productividad de tu equipo.
### Guía de limpieza y mantenimiento de un CRM
#### 1. Accesible
– Guarda la guía en un lugar accesible para todos los miembros del equipo, como Confluence, Notion o un documento de Google compartido.
#### 2. Detallado
– Incluye explicaciones claras de cada componente y estructura del CRM.
#### 3. Evolucionando
– Actualiza la guía a medida que tu equipo crezca o cambien los flujos de trabajo.
### Entrena a tu equipo
– Organiza talleres para capacitar a tu equipo en la convención de nomenclatura.
– Proporciona materiales de referencia y realiza revisiones periódicas para garantizar el cumplimiento.
### Domar a la bestia: cómo limpiar tu CRM existente
– Realiza una auditoría para identificar áreas desordenadas.
– Prioriza la limpieza y comunica el plan a tu equipo.
### Mantener el orden a medida que crece tu CRM
– Utiliza carpetas y automatización para mantener los activos ordenados.
– Considera herramientas de terceros como NameSync para una auditoría automatizada.
Profundiza en el tema con nuestros recursos adicionales sobre la creación de una convención de nomenclatura de archivos para una búsqueda DAM más rápida.
¡Descubre cómo un CRM limpio puede potenciar la eficiencia y los resultados de tu equipo a largo plazo!
**¡No esperes más y transforma tu CRM hoy mismo!** Para optimizar la siguiente nota, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Revisar la ortografía y la gramática para eliminar errores.
2. Utilizar un lenguaje claro y conciso para transmitir la información de manera efectiva.
3. Organizar la información de manera lógica y ordenada para facilitar su comprensión.
4. Incluir datos relevantes y actualizados para mantener la relevancia de la nota.
5. Utilizar un formato atractivo y fácil de leer, con subtítulos, listas y párrafos cortos.
6. Revisar la nota en busca de redundancias o información innecesaria y eliminarlas.
7. Asegurarse de que la nota tenga un mensaje claro y que cumpla su propósito de informar o entretener al lector.
