Aproveche al máximo GoToMeeting con estos consejos y trucos


Ahora que conoce los conceptos básicos sobre cómo utilizar el servicio de videoconferencia GoToMeeting, es hora de aprender algunos trucos más para que sus videollamadas GoToMeeting sean lo más productivas posible. En esta guía, lo guiaremos a través de cinco formas en que puede aprovechar al máximo su suscripción a GoToMeeting.

Configurar reuniones periódicas

Captura de pantalla de la reunión periódica de GoToMeeting
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Lo más probable es que las reuniones de su personal no siempre sean reuniones puntuales aquí y allá. Muchos lugares de trabajo o empresas tienen reuniones semanales permanentes o reuniones mensuales, y puede ser útil para todos los involucrados si esas reuniones periódicas se configuran con los mismos enlaces y números de identificación de la reunión. De esta manera, no tiene que configurar una nueva ID de reunión o un enlace cada vez que quiera tener sus reuniones semanales. Simplemente puede enviar a sus compañeros de trabajo el mismo enlace que utilizó la semana anterior: en GoToMeeting, las reuniones periódicas tienen enlaces e ID de reuniones que nunca caducan y no requieren que se establezca una fecha u hora para ellos, ya que pueden usarse en en cualquier momento.

La forma más rápida de configurar una reunión periódica es hacerlo a través de su aplicación de escritorio GoToMeeting. Abra la aplicación de escritorio GoToMeeting y haga clic en Programar reunión. En la siguiente pantalla que aparece, escriba el nombre de su reunión periódica en el cuadro de texto etiquetado Ingrese el nombre de la reunión. Como se trata de una reunión periódica, elija la opción etiquetada Ocurre varias veces desde el menú desplegable en la siguiente sección. Después de eso, configure el resto de la configuración de su reunión (Audio, Coorganizadores, Contraseña), y luego haga clic en naranja y blanco Salvar botón para crear su reunión periódica. Una vez que se ha creado la reunión periódica, la aplicación de escritorio GoToMeeting le pedirá que la conecte a su cliente de correo electrónico y calendario (Google Calendar u Outlook) para que pueda enviar invitaciones a sus compañeros de trabajo y programar su reunión periódica para una reunión específica. fecha y hora.

También puedes simplemente inicie sesión en la página web de GoToMeeting Hub para ver su reunión periódica (Reuniones > Habitaciones), copie los detalles de la invitación de la reunión a su portapapeles (haciendo clic en Copiar invitación) y péguelo en su propio correo electrónico a sus colegas.

Pon a prueba tus altavoces y micrófono

Captura de pantalla de GoToMeeting Test Audio
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Cuando se realizan videoconferencias, es una buena etiqueta asegurarse de que su configuración funciona correctamente, y eso incluye asegurarse de que los altavoces y el micrófono de su computadora estén funcionando. En la aplicación de escritorio GoToMeeting, puede probar sus altavoces y micrófono a través de Preferencias sección. Para hacer esto, simplemente haga clic derecho en GoToMeeting Icono de flor naranja y blanca en la bandeja del sistema de tu escritorio y selecciona Preferencias desde el menú que aparece. En la siguiente pantalla, vaya a Categoría > Audio. los Audio La sección le permitirá probar tanto su micrófono como sus altavoces.

Para probar su micrófono, elija su micrófono del menú desplegable provisto en el Configuración del micrófono sección. Luego, habla a tu micrófono. Si el medidor de sonido correspondiente se vuelve verde, su micrófono funciona bien. Para probar sus altavoces, elija los altavoces que planea usar en el menú desplegable que se proporciona en Configuración de altavoces sección. Luego, haga clic en el Reproducir sonido botón para escuchar una pista de audio de muestra. Si puede escuchar la pista de audio de muestra que se está reproduciendo, sus altavoces funcionan bien. Cuando haya terminado de probar su configuración, haga clic en Okay.

Mantenga a los asistentes no deseados con Meeting Lock

GoToMeeting Meeting Lock 2
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A veces, las llamadas de videoconferencia pueden atraer a asistentes no invitados. Si prefiere limitar la lista de invitados a unas pocas personas seleccionadas para una reunión determinada, GoToMeeting le permite cerrar la puerta detrás de usted, por así decirlo. Esta función se llama Bloqueo de reunión y puede acceder a ella mientras una reunión está en curso. Según el artículo de la sección de ayuda de GoToMeeting sobre el tema, la función Bloqueo de reunión hace dos cosas principales: le notificará cuando las personas intenten acceder a su reunión después de que la reunión se haya bloqueado, pero no las dejará entrar hasta que la desbloquee. En segundo lugar, deja a las personas bloqueadas fuera de su reunión en una sala de espera hasta que decida desbloquear la reunión para dejarla entrar. Puede desbloquear su reunión en cualquier momento.

Durante una reunión, puede acceder a esta función de bloqueo seleccionando el Personas icono en la esquina superior derecha de la pantalla de la sala de reuniones. En la parte inferior del menú que aparece, hay un botón de alternar al lado de la frase La reunión está desbloqueada. Para bloquear su reunión, toque este botón de alternar para cambiar la frase a La reunión está bloqueada. Para desbloquear la reunión nuevamente, simplemente toque el mismo botón de alternar.

Usar herramientas de dibujo durante el uso compartido de pantalla

Captura de pantalla de las herramientas de dibujo de GoToMeeting
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Las herramientas de dibujo en pantalla pueden ser especialmente útiles si usa GoToMeeting para capacitar a sus compañeros de trabajo de forma remota. A menudo, cuando comparte pantalla, es posible que desee resaltar aspectos importantes de su pantalla o incluso enfatizar o ilustrar ciertas palabras o conceptos. La función de herramientas de dibujo de GoToMeeting ofrece una variedad de opciones de dibujo en pantalla (un marcador, un bolígrafo con diferentes tipos de tinta de colores e íconos de flechas rojas, por nombrar algunos), y puede acceder a ellos mientras comparte su pantalla con sus asistentes .

Para acceder a la función Herramientas de dibujo mientras está en el modo de pantalla compartida, seleccione el menú desplegable etiquetado Herramientas de dibujo en la parte superior de la pantalla Luego, elija su herramienta preferida del menú. Cuando desee cambiar entre herramientas de dibujo o simplemente volver al puntero del mouse, simplemente presione Esc botón en su teclado, y luego elija una herramienta diferente de la Herramientas de dibujo Menú desplegable.

Deje la cámara apagada la primera vez que se una a una reunión.

Captura de pantalla de la configuración de GoToMeeting Webcam
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Tal vez prefiera no tener su cámara encendida durante la reunión. O, tal vez solo necesite unos minutos adicionales para ordenar su oficina antes de encender su cámara, pero tampoco desea llegar tarde a su reunión. Hay una solución para eso. GoToMeeting tiene una opción en su Preferencias menú que le permite mantener su cámara apagada automáticamente cuando ingresa por primera vez a una reunión. Si habilita esta configuración, aún puede encender y apagar su cámara manualmente durante la reunión cuando lo desee, pero la configuración evitará que su cámara web se encienda automáticamente tan pronto como se una a la reunión.

Puede habilitar esta configuración en la aplicación de escritorio haciendo clic derecho en Icono de GoToMeeting en la bandeja del sistema de tu escritorio y seleccionando Preferencias desde el menú que aparece. En la siguiente pantalla, vaya a Categoría > Reuniones. Dentro de Reuniones menú, en la sección etiquetada Cuando comienza una reunión, vaya a la configuración llamada Omitir vista previa de cámara al unirse a un Reunión, Unirse a reuniones con su cámara apagada. Para habilitar esa configuración, marque la casilla junto a ella y haga clic en Okay para confirmar el cambio. La próxima vez que se una a una reunión, su cámara se apagará de manera predeterminada hasta que la encienda haciendo clic en el icono de la cámara de video en la parte inferior de la pantalla de la reunión.

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