Cómo automatizar los flujos de trabajo de informes de su empresa


En los negocios, a todos nos encanta tener paneles de informes detallados al alcance de la mano. Cuando se hacen bien, nos muestran dónde está prosperando el negocio, qué áreas tienen dificultades y si estamos en camino de alcanzar nuestras metas.

Dicho esto, la creación de paneles de informes puede llevar mucho tiempo. Se necesita tiempo y esfuerzo para recopilar datos actualizados, precisos y significativos, sin mencionar la curva de aprendizaje necesaria para comprender qué datos recopilar y cómo hacerlo.

Esta es la razón por la que la presentación de informes es uno de los áreas más efectivas de su negocio para automatizar.

Además, no tiene por qué ser complicado implementar flujos de trabajo de informes automatizados.

A continuación, le mostramos cómo automatizar el flujo de trabajo de informes de su empresa para paneles que se actualizan continuamente, sin necesidad de mover un dedo más allá de la configuración.

Lo bueno, lo malo y lo feo de los flujos de trabajo de informes

Para que sepa que desea tener buenos informes de datos en su negocio. Pero, ¿cómo se ve esto realmente?

Eche un vistazo a las características a continuación e identifique cómo se están desempeñando actualmente los flujos de trabajo de datos de su empresa.

El bueno

Puede identificar los flujos de trabajo de informes más efectivos buscando:

  • Seguimiento claro de los KPI más importantes, sin desorden ni métricas de vanidad
  • Un panel automatizado que su equipo puede ver en cualquier dispositivo.
  • Datos actualizados con frecuencia que no requieren importaciones y exportaciones manuales, lentas y propensas a errores

El malo

Por el contrario, los flujos de trabajo de informes que necesitan optimización y automatización tienen este aspecto:

  • Informes que dependen de usted (o de cualquier otra persona) para activar actualizaciones
  • Falta de certeza si los datos de sus informes comerciales son precisos.
  • Informes aislados a los que solo determinadas personas pueden acceder fácilmente

El feo

Y esto es lo que De Verdad Evítelo si desea ahorrar tiempo, mejorar la precisión de los datos y corregir las fugas de eficiencia:

  • Importar y exportar datos manualmente entre aplicaciones, o copiar y pegar datos entre hojas y diapositivas de presentación
  • Paneles de control obsoletos o demasiado complejos que no proporcionan ningún valor real o carecen de datos claros
  • Saber que los datos de sus paneles son inexactos

Nuestra selección de las mejores opciones para informes automatizados

¿Cómo puede lograr más de lo bueno y menos de lo feo en sus informes? Estas son algunas de las mejores formas de automatizar sus informes y crear paneles de control intuitivos con los KPI más relevantes y actualizados, ordenados de básicos a altamente personalizables:

  • Informes integrados para su CRM y aplicaciones clave
  • Google analitico
  • Hojas de cálculo de Google
  • Estudio de datos de Google
  • Supermétricas

1. Informes integrados para su CRM y aplicaciones comerciales clave

Muchas opciones integrales de CRM en el mercado tienen excelentes capacidades de generación de informes. Algunos también tienen integraciones nativas para extraer datos de otras aplicaciones clave.

Por ejemplo, HubSpot se conecta a Google Analytics para enriquecer los datos que ya tiene dentro del CRM. Esto simplifica la visualización de análisis de participación en el sitio web junto con los datos de clientes potenciales y clientes.

Panel de informes automatizado de HubSpot

Como solución simple para informes automatizados, verifique el alcance de su CRM para crear cuadros de mando actualizados que compartan los datos clave de su empresa.

Propina: Para obtener información de datos más precisa y enriquecida en su CRM, sincronícela de dos maneras con sus otras aplicaciones comerciales que recopilan datos.

2. Google Analytics: para obtener una vista actualizada de los datos de su sitio web.

Si desea automatizar los informes sobre la participación del sitio web y los objetivos de conversión, Google Analytics proporciona un marco simple pero sólido.

Para comenzar, optimice los datos que está recopilando. Asegúrese de que el código de seguimiento se agregue correctamente a su sitio web y considere configurar Eventos para rastrear las conversiones que son importantes para su negocio, como transacciones de comercio electrónico o un visitante que llega a su página de confirmación de registro.

Luego, puede agregar estas métricas clave a su tablero como widgets personalizados y elegir cómo se visualizan. Con paneles personalizados, puede personalizar sus informes para obtener la mejor descripción general, teniendo en cuenta los KPI más importantes para su equipo.

También vale la pena crear un proceso simple para compartir o exportar su panel, como con un enlace que cualquier miembro de su equipo puede usar sin iniciar sesión en Google Analytics. O bien, puede llevar su automatización aún más lejos automatizando las notificaciones de Slack que comparten el panel de GA cada semana.

Panel de control personalizado de Google Analytics

3. Hojas de cálculo de Google: para una hoja de cálculo sencilla con tecnología de Google Analytics

Google Sheets es una solución muy simple pero efectiva para automatizar sus informes de datos.

El alcance principal de los informes automatizados con Google Sheets es habilitar el complemento de Google Analytics y extraer datos automáticamente.

A continuación, se muestra un ejemplo de un informe que es fácil de crear en Hojas de cálculo de Google utilizando datos de Google Analytics:

Automatizar los datos de Google Analytics en Google Sheets

Puede permitir que sus informes se actualicen automáticamente (y evitar tener que hacer clic en “actualizar” para traer los nuevos datos de Google Analytics) seleccionando Complementos > Google analitico > Programar informes desde la barra de menú.

Otra gran opción para los informes automatizados en Google Sheets es la integración de Supermetrics con Google Sheets que también le permite conectar datos de sus aplicaciones comerciales que no son de Google.

Propina: Si usa Presentaciones de Google para presentar reuniones e informes de negocios, puede sincronizar automáticamente gráficos y vistas de datos en Hojas de cálculo de Google con Presentaciones (y Documentos) para evitar copiar y pegar manualmente antes de cada reunión.

4. Google Data Studio: para visualizaciones altamente personalizables con datos de varias aplicaciones.

Google Data Studio le permite conectarse, visualizar y compartir sus datos comerciales en una plataforma. Es bastante sencillo de configurar, pero hay un gran margen de personalización y complejidad si eso es lo que está buscando. Con la herramienta, puede:

  • Conectar datos de las aplicaciones que usa todos los días a través de conectores integrados y de socios. Los más de 500 conjuntos de datos incluyen conexiones integradas con productos de Google como Google Analytics, Sheets y Ads, además de conexiones de socios con aplicaciones como Copper, Mailchimp o Facebook Ads.

  • Visualizar sus datos de forma convincente con informes, gráficos y paneles interactivos.

  • Cuota sus informes y paneles y colabore con personas, equipos o el mundo con visibilidad pública. También puede incrustar sus informes de Data Studio en cualquier página web.

Para comenzar con Google Data Studio, primero elija las fuentes de datos que desea conectar:

Automatice los informes con Google Data Studio

A continuación, decida cómo desea visualizar y compartir sus informes.

Plantillas de informes de Google Data Studio

5. Supermétricas: para una solución escalable que lleva más allá las Hojas de cálculo de Google, Excel o Google Data Studio.

Supermetrics es una solución escalable diseñada para reunir todas sus métricas de marketing en un solo lugar, incluidas las analíticas de PPC, SEO, redes sociales y web.

Puede utilizar Supermetrics junto con estas herramientas para llevar todos sus conocimientos de datos de marketing directamente a cada plataforma:

  • Estudio de datos de Google
  • Hojas de cálculo de Google
  • Sobresalir

A continuación, se muestra un ejemplo de un informe que utiliza datos de Supermetrics en Hojas de cálculo de Google:

Automatice los informes de Google Sheets con Supermetrics

Prácticas recomendadas para la generación de informes automatizada

Independientemente de las herramientas y procesos que elija para automatizar los flujos de trabajo de informes comerciales, existen algunas prácticas recomendadas que debe tener en cuenta para lograr los mejores resultados.

Al crear su automatización de informes, céntrese en estos tres objetivos:

  • Sencillez: Los flujos de trabajo de generación de informes y los paneles de control más eficaces suelen ser los más sencillos. ¿Cuáles son los datos más valiosos que debe rastrear su empresa? Mantenga el foco en algunos KPI y asegúrese de que los datos se actualicen automáticamente, sean precisos y accesibles.

  • Accesibilidad: Evite mantener sus informes en silos. Asegúrese de que los miembros de su equipo puedan acceder fácilmente a los datos que necesitan para realizar un seguimiento del rendimiento y hacer su mejor trabajo, como con un panel público que está anclado en un canal de Slack.

  • Precisión de los datos: Incluso el mejor flujo de trabajo de informes automatizado fallará si los datos en sus aplicaciones de origen son inexactos. Tómese el tiempo para limpiar sus bases de datos y use un iPaaS para sincronizar instantáneamente los datos entre sus aplicaciones usando reglas condicionales.

Plantilla de plan de negocios



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Esteban Prieto se especializa en temas de Marketing Digital, SEM, SEO, email marketing, transformación digital, Google Ads, Google Search, YouTube, estadisticas y mucho mas.

 

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