Cómo ayudó Slack a respaldar el esfuerzo de ayuda Covid-19 de Re: Act

En marzo, cuando el Reino Unido se cerró por primera vez, el grupo de ayuda de emergencia Re: Act estableció una Célula de Coordinación Voluntaria Nacional (NVCC) en su sede en Wiltshire y desplegó oficiales de enlace regionales para participar y colaborar con la Asociación de Emergencias del Sector Comunitario y Voluntario (VCS). EP), los foros de resiliencia local (LRF) y el ejército británico, en un esfuerzo coordinado para apoyar al NHS y las comunidades.

Usando su experiencia en respuesta a desastres y conocimiento de la situación, los oficiales de enlace voluntarios de Re: Act que reportaban al NVCC ayudaron a construir una imagen operativa común de las necesidades nacionales insatisfechas, que luego se retroalimentaron en el VCS EP para garantizar que esas necesidades se cumplieran rápidamente con el mejores recursos disponibles.

Como parte de su respuesta, Re: Act hizo un llamado a los veteranos del Reino Unido para ayudar a la nación. Casi 5.000 se ofrecieron como voluntarios.

Durante el bloqueo en todo el Reino Unido, la plataforma Slack jugó un papel importante para ayudar a Re: Act a traer voluntarios veteranos del ejército británico en todo el país, como explica Chris Lyon, jefe de tecnología e innovación de Re: Act.

“Usamos Slack para casi todas las comunicaciones internas. Antes de Covid-19, operábamos en áreas de desastre en todo el mundo, por lo que tener un lugar central para todas las comunicaciones sobre algunos temas muy complejos se ha arraigado en nuestra forma de pensar desde el principio “.

Para cada respuesta de emergencia, Re: Act establece una serie de canales específicos de Slack. Por ejemplo, para la respuesta de Covid-19, Lyon dice que el canal “#op_re_act_ops ‘se creó para la comunicación sobre el terreno, como los movimientos y actualizaciones del personal y los voluntarios, y las preguntas y la colaboración de bajo nivel entre equipos. “También utilizamos un canal específico para nuestros voluntarios capacitados cuando están desplegados en una tarea para permitirles enviarnos informes de situación diarios”, agrega.

Según Lyon, la naturaleza de las comunicaciones basadas en hilos en Slack es similar a lo que están acostumbradas las personas con antecedentes militares.

“Durante mi tiempo en el ejército, usamos un sistema de comunicación que tiene similitudes con la estructura basada en subprocesos de Slack”, dice. “Solo se usó para operaciones muy específicas y para transmitir información clave, pero en ese momento siempre pensé que la estructura fundamental podría usarse de manera mucho más efectiva como una herramienta de comunicaciones internas, así como un sistema de alerta de información prioritaria”.

Filtrando el ruido

Cuando se le preguntó por qué una plataforma de colaboración como Slack funciona mejor que usar el correo electrónico para enviar dichas comunicaciones, Lyon dice: “Los correos electrónicos necesitan una priorización manual, pero con Slack nuestro equipo puede obtener rápidamente la información que necesitan para el esfuerzo de ayuda en el que están trabajando. y silenciar los canales que no están enfocados en el problema inmediato en cuestión. Al mismo tiempo, nuestro equipo en la sede tiene visibilidad de todo y puede garantizar que todos estén al tanto cuando es necesario “.

“Quería romper con los interminables correos electrónicos internos que había experimentado en el ejército. Decidí que tendríamos una política estricta de ‘no correo electrónico interno’ y que todas nuestras comunicaciones en vivo y en colaboración en Slack, acelerando así la comunicación y evitando los silos de información ”

Chris Lyon, Re: Act

Según la experiencia de Lyon, Slack permite a las personas de Re: Act tomar sus propias decisiones sobre qué información es relevante para ellos.

El correo electrónico tampoco es una forma instantánea de comunicación entre personas, dice.

“Quería romper con los interminables correos electrónicos internos que había experimentado en el ejército, especialmente cuando los correos electrónicos tienden a tardar mucho en recibir una respuesta. Mi trabajo civil antes de Re: Act había sido en el compromiso de los empleados, así que entendí la necesidad de comunicaciones internas efectivas. Decidí que tendríamos una política estricta de ‘no correo electrónico interno’ y que haríamos todas nuestras comunicaciones en vivo y en colaboración en Slack, acelerando así la comunicación y evitando los silos de información “.

Admite que alejarse del correo electrónico no es sencillo, y las personas que se unen a Re: Act a menudo tienen sus formas preferidas de comunicarse. “Si bien Slack en sí es una herramienta increíblemente fácil de usar e intuitiva, también hemos tenido que trabajar para promover una cultura de transparencia y apertura para que nuestro equipo maximice su potencial”, agrega Lyon.

“Brindamos capacitación regular sobre la mejor manera de usar nuestros sistemas, pero lo que es más importante, los apoyamos todos los días para usar Slack y otras herramientas de manera más efectiva. En última instancia, nuestros usuarios saben que cuanto mejor nos comunicamos, más personas podemos ayudar “.

Junto con Slack, Re: Act tiene información almacenada en muchos otros sistemas, que se utilizan para análisis o planificación específicos. Estos se pueden conectar a Slack. Lyon dice que esto significa que ya no es necesario proporcionar a los miembros del equipo actualizaciones sobre la información a la que no tienen acceso o proporcionar alertas cuando sucede algo importante fuera de la plataforma.