Cómo comprar software empresarial, según el gerente de desarrollo y aprendizaje de HubSpot


Esta publicación es parte de Made @ HubSpot, una serie de liderazgo intelectual interno a través de la cual extraemos lecciones de experimentos realizados por nuestros propios HubSpotters.

Como alguien que administra la tecnología de aprendizaje de HubSpot, a veces he comprado software de manera incorrecta. He seguido adelante sin los socios técnicos adecuados, no cumplí con una fecha límite de renovación automática de contrato y he implementado cambios en mi equipo sin empatía por cómo podría afectar su día a día.

De estas experiencias, y de trabajar con otros en HubSpot que adquieren e implementan software, he aprendido una lote. Hoy, me siento bien con la forma en que administro nuestra tecnología y las decisiones de compra.

Me he dado cuenta de que una decisión de compra exitosa tiene menos que ver con la gestión e investigación de proveedores (aunque esos son factores importantes) y más con gestión de proyectos, gestión del cambio, y conseguir la aceptación de nuevas ideas.

Estas son algunas de mis lecciones más importantes para aquellos que están considerando comprar un nuevo software o simplemente tienen curiosidad por aprender más.

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Lección n. ° 1: establezca una razón comercial antes de buscar la aceptación.

En el pasado, no me tomé el tiempo para dar un paso atrás y evaluar qué valor aportaría mi propuesta a la completo organización. Incluso si la base de usuarios de su nuevo software será solo una pequeña parte de los empleados, Piense y comunique cómo se relaciona con los resultados de la empresa..

Aquí hay unos ejemplos:

  • Un proceso está actualmente muy manual y desea automatizarlo. La razón comercial de este software sería ahorrar tiempo y dinero.
  • Su equipo está tratando de lograr algo y usted no tiene las habilidades, el tiempo ni la funcionalidad. La razón comercial de este software sería ampliar las capacidades del equipo.
  • Recientemente, nuestro equipo de L&D en HubSpot quería poder realizar un seguimiento del desempeño de los nuevos empleados en sus cursos de capacitación. La razón comercial de este software fue que pudiéramos brindar a los gerentes más información sobre la mejor manera de dedicar su tiempo a entrenar a sus nuevos empleados a medida que avanzaban en sus funciones.

Una vez que establezca su razón comercial, es más probable que obtenga el apoyo de las partes interesadas.

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Otro factor comercial importante a tener en cuenta al conseguir la aceptación es el relación costo-valor. Agregar más software significa otro proveedor para administrar, otro contrato a considerar, y otro sistema para que lo adopten sus compañeros de trabajo y de equipo.

Asegúrese de haberlo pensado detenidamente y tenga la confianza de que este nuevo software aportará valor suficiente para superar estas consideraciones. Esto le ayudará a manejar cualquier objeción inicial.

Conseguir la compra debe hacerse mucho antes de que planee comprar el software. Este proceso lleva tiempo. Debe hablar con personas fuera de su departamento y, a menudo, fuera de su empresa para asegurarse de comprender el panorama de lo que ya está sucediendo, lo que es posible y lo que se necesitará para ejecutar un nuevo software.

Lección n. ° 2: comprenda que necesitará ayuda.

Puede que seas el comprador de software con más experiencia del mundo, pero no puedes hacer todo solo. En mi experiencia, la mejor ayuda que puede obtener para comprar e implementar software es el equipo cuya experiencia es el software: tu equipo de TI.

Envíelos al principio de su proceso, vea lo que ya están haciendo para resolver el desafío que ha identificado y pida comentarios al menos a un campeón. Dependiendo de su empresa, es posible que también deba hacer un bucle en Seguridad, Legal y Finanzas para que puedan agregar su experiencia y resaltar cualquier punto ciego que pueda tener.

También necesitará dos personas clave: alguien que se desempeñe como gerente de proyecto y alguien que tenga experiencia en el tipo de software que está considerando comprar (que podría ser usted con suficiente investigación).

Es importante recordar que no puede tomar decisiones solitarias sobre el software y esperar que todos lo amen y lo usen. Puede pensar que sabe lo que es mejor para el equipo, pero realmente necesita comentarios y debe obtenerlos antes de profundizar demasiado.

No tiene que tomar la opinión de todos como un requisito, pero debe tener en cuenta todo lo mencionado por varias personas y capturar esta retroalimentación. Cuanto más documente y comparta cómo está tomando sus decisiones en el camino, menos rechazo enfrentará cuando esté listo para comenzar a finalizar el trato.

Puede que sea necesario un poco más de tiempo por adelantado para escribir todo y compartirlo, pero este proceso le ahorrará mucho tiempo al final.

Lección # 3 Sea vulnerable y empático.

El cambio es difícil para todos. Incluso aquellos que están más entusiasmados con el uso de software nuevo pueden sentirse abrumados por la perspectiva de cambiar lo que están acostumbrados. Es importante ser transparente y empático con su equipo de proyecto, compañeros de trabajo y la organización en general.

Por ejemplo, si los miembros de su equipo generalmente aman el proceso y la organización, reconozca que un proyecto va a ser difícil porque habrá muchas cosas que comenzarán desorganizadas o desconocidas. Un método probado y verdadero para resolver esto como equipo es compartir sus emociones abiertamente y luego decidir colectivamente seguir adelante.

Alentar a sus compañeros de equipo a compartir sus preocupaciones puede ayudar a definir mejor la dirección de su proyecto y crear un sentimiento de camaradería que será útil cuando las cosas se pongan difíciles.

Independientemente del equipo en el que se encuentre, quién será su base de usuarios o cuántas demostraciones de proveedores haya visto antes, estos consejos le ayudarán a comenzar por el camino correcto. Comprar software no es fácil, pero si se hace bien, puede aportar mucho valor, conectarlo con sus colegas y ayudarlo a descubrir el arte de la gestión del cambio.

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