Cuando comencé a editar artículos para el blog de marketing de HubSpot, honestamente pensé que sería el más fácil parte de mi trabajo
Imaginé que sería algo como esto: abriría un Google Doc limpio, casi listo para su publicación, lo hojearía por la coma ocasional que faltaba o el enlace roto, y terminaría con todo el proceso editorial antes de que tuviera tiempo de terminar mi café.
Como cualquier editor es consciente, esto no podría haber estado más lejos de la realidad.
En realidad, argumentaría que la edición ocupa aproximadamente el 30% de mi semana laboral, y, aunque requiere diferentes habilidades que la creación de contenido, es todo menos fácil.
Si eres nuevo en el proceso de edición, no te preocupes. Hay muchas estrategias que puede emplear para asegurarse de que está editando de manera eficiente, lo que podría significar cualquier cosa, desde dar comentarios reflexivos a un nuevo escritor por adelantado para que su trabajo sea más fácil en el futuro, hasta tener sitios web clave a mano para verificar las matemáticas o incrustar de un escritor Una infografía en una publicación.
¿Cuáles son algunas formas de editar de manera más eficiente mientras se mantiene la integridad? Aquí, hablé con los editores de HubSpot anteriores y actuales para cultivar 13 formas de convertirse en un mejor editor, ya sea que esté editando su propia pieza o la de otra persona.
Cómo ser un mejor editor
1. Encuentre un espacio tranquilo para hacer su edición.
No intente realizar su edición en una reunión o cuando esté cerca de compañeros de trabajo conversadores. La multitarea así puede hacernos mucho menos efectivos en nuestro trabajo y aumentar los errores y el estrés. Y cuando estás editando, estás tratando de captura esos errores, así que quieres ser más diligente.
En su lugar, encuentre un lugar donde pueda enchufar y concentrarse completamente en la pieza que tiene delante. Cuando llegue allí, apague esas molestas notificaciones por correo electrónico y redes sociales, y ponga su teléfono en modo avión (o, mejor aún, déjelo en su bolso).
Si está trabajando en un escrito que requerirá más de unas pocas horas de edición cuidadosa, considere bloquear fragmentos de tiempo concentrado separados por pausas. De lo contrario, puede perder el enfoque y comenzar a perder cosas.
De hecho, un estudio del Grupo Draugiem descubrió que los empleados con La mayor productividad pasó 52 minutos trabajando, seguido de 17 minutos de descanso. Tomar descansos es clave para garantizar que siempre estés en tu mejor momento al editar el trabajo de otra persona.
2. Asegúrese de que el tema se alinee con su estrategia de contenido.
Es posible que sienta la tentación de profundizar en la carne de la pieza y comenzar a editarla meticulosamente de inmediato. Pero, como editor, es importante que coloque el contenido en contexto antes de sumergirse en los detalles.
Primero, eche un vistazo rápido al título de trabajo, el diseño y las ideas principales cubiertas en la pieza. Piensa para ti mismo: ¿Este tema se alinea con nuestra estrategia de contenido? ¿Le importarán a nuestros lectores y compradores?
Si le preocupa que la pieza no se trate de un tema que interesará a sus lectores, piense en cómo ajustar el ángulo. Es posible que deba colaborar con el autor y enviarlo de vuelta, solicitando una reestructuración importante antes de dedicar tiempo a editarlo para asegurarse de que resuene con sus lectores.
También querrás reflexionar sobre cómo la pieza encaja con lo que has escrito en el pasado, especialmente si la pieza es una publicación de blog. Los motores de búsqueda como Google pueden ver la segunda publicación como contenido duplicado y penalizarlo en la búsqueda.
Incluso si Google no lo considera contenido duplicado, competir por el ranking de palabras clave contra otra publicación de su propio blog dañará su estrategia de SEO. Las preguntas que debe hacerse aquí son: ¿Hemos cubierto este tema exhaustivamente en el pasado? ¿Agregará algo nuevo e interesante?
Si ambas respuestas son afirmativas, puede considerar actualizar y volver a publicar el borrador original. Hacemos mucho eso aquí en HubSpot; por ejemplo, si un lector presenta un borrador completo en «Hashtags de Instagram» pero sé que ya tenemos mucho en Instagram Marketing, echaré un vistazo a las piezas antiguas de Instagram y consideraré si merecen una reescritura completa, o si puedo agregar algunas de las secciones del autor al final de una pieza y vincular de nuevo al sitio web del autor.
3. Lea el contenido y las ideas primero, la gramática segundo.
Nunca comience a sumergirse en ediciones detalladas antes de leer toda la pieza. Es importante reflexionar sobre ello de manera integral para que pueda identificar los lugares donde el contenido y las ideas pueden fortalecerse. Puede parecer que estamos agregando tiempo aquí, pero confía en mí, esto te ahorrará un lote de tiempo y dolor a la larga.
Si alguna vez ha comenzado a editar una pieza línea por línea solo para darse cuenta de que necesita ser completamente reestructurada, ya sabe a qué me refiero.
La conclusión clave aquí es reconocer cuándo la pieza necesita más trabajo del autor.
«A veces, un autor envía una pieza antes de que esté lista para ser editada», dice Corey Wainwright, Director de Contenido de HubSpot. «Aprender a reconocer esas instancias puede ahorrarle un montón de tiempo, porque de lo contrario comienza a reescribir la pieza, lo que no es útil para ninguno de los dos».
Si nota que la pieza no fluye bien, o la introducción necesita ser ajustada, o no hay suficientes puntos en el artículo para que cumpla con sus estándares de calidad, entonces es mejor enviarle sus comentarios al autor a través de correo electrónico que intentar arreglarlo usted mismo.
Si la pieza necesita una cantidad abrumadora de ayuda de edición, entonces la escritura del autor puede no ser adecuada para su publicación, y ahorrará mucho tiempo al decirle al contribuyente directamente.
Además, Carly Stec, quien anteriormente fue Editora del Blog de Marketing de HubSpot, me dijo: «Desarrolle múltiples fases de edición. En lugar de intentar resolver todo de una vez cuando está editando, busque algo específico cada vez que lo lea. Por ejemplo, puede leerlo una vez buscando errores ortográficos y luego volver a leerlo para detectar cualquier infracción de la guía de estilo de la marca «.
4. Verifique los lugares donde el autor puede completar los espacios en blanco.
Además de proporcionar comentarios más amplios y más amplios, también debe leer la pieza para identificar mejoras más pequeñas en las que podría desear (o necesitar) la ayuda del autor. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse:
- ¿Hay alguna inconsistencia estructural en la pieza? Por ejemplo, si incluyeron una imagen en cada sección de la pieza, excepto una o dos, puede pedirles que encuentren una imagen para esas secciones para mantener la coherencia.
- ¿Hay algún punto que necesite más, mejor o alguna evidencia? Las estadísticas y los datos pueden elevar la calidad de su contenido y hacerlo más interesante para los lectores.
- ¿Faltan algunas fuentes de citas? (Este es un grande.)
Mientras lees, toma notas sobre estos puntos en un borrador de correo electrónico para el autor. Una vez que haya terminado, asegúrese de limpiar las notas para que sean comprensibles, y envíelas antes de editar más.
5. Incluya también comentarios positivos en sus ediciones.
Aja Frost, ex editor del Blog de ventas de HubSpot, insta a los editores a recordar la importancia de los comentarios positivos también.
Ella dice: «Trata de destacar los aspectos fuertes de la publicación, no solo lo que necesita mejorar. Comentarios como» Esto es genial «,» Me encanta cómo explicaste esto «,» Excelente transición «, etc., toma solo un segundo para escribir, pero tener un grande impacto.»
«La retroalimentación positiva equilibra sus comentarios constructivos, hace que el escritor se sienta entusiasmado por comenzar su segundo borrador y asegura que seguirá haciendo las cosas que usted aprecia».
La retroalimentación positiva puede garantizar que sus escritores no se sientan agotados por todos los comentarios constructivos que reciben, particularmente al comienzo de su carrera como escritores. Además, te ayuda a señalar lo que me gusta sobre su escritura y lo que espera ver más en el futuro.
En última instancia, la retroalimentación positiva puede ser tan útil como constructiva para asegurar que eventualmente progrese a sus escritores a «cero ediciones», lo que significa que no requieren un editor para verificar su trabajo antes publicando en su sitio.
6. Marque sitios web útiles para referencias rápidas.
Si el contenido, las ideas y la estructura de la pieza están listos, puede llegar al meollo de la edición de la pieza. Aquí es donde me gusta mantener algunos sitios web marcados como referencia. Aquí están los que prefiero.
- La guía de estilo de su empresa: para cuando desea verificar dos veces cómo se escribe o se hace referencia a algo.
- Calculadora de cambio porcentual: Para revisar las matemáticas.
- Sus herramientas de palabras clave favoritas: para identificar las palabras clave principales para el contenido y poder usarlas en el título, encabezados y texto de anclaje relevante.
- Generador de código de incrustación: Para crear códigos de inserción para cualquier gráfico o infografía original. (Aprenda cómo usarlo aquí).
- Hacer clic para tuitear: Para agregar enlaces de clic para twittear a citas tuiteables en una publicación de blog. (Aprende cómo aquí.)
Para obtener más ideas, lea esta publicación de blog para obtener la lista definitiva de sitios web que todo blogger debe marcar.
7. Mantenga fragmentos de código útiles a mano.
Junto con los marcadores de sitios web útiles, también es una buena idea tener todos esos fragmentos útiles de HTML u otro código que tiendes a usar fácilmente accesibles.
Por ejemplo, puede notar que agregamos bordes alrededor de muchas de nuestras imágenes en el blog. Para agregar estos bordes, necesito agregar un fragmento de código específico en el código fuente de las publicaciones de blog que escribo y edito.
Para facilitar este proceso, creé un Google Doc con todos los fragmentos de código relevantes y luego lo agregué a favoritos. Cuando llega el momento de agregarlos al código fuente de mi publicación de blog, simplemente levanto el Doc y conecto los fragmentos según sea necesario.
(Descargue nuestra guía gratuita de HTML aquí para aprender algunos trucos de codificación HTML simples y útiles).
8. Lea la pieza en voz alta.
Leer en voz alta no es solo bueno para la retención de memoria – También es una excelente manera de encontrar errores en un escrito. Es más probable que encuentre oraciones torpes y otras cosas que la corrección ortográfica no necesariamente atrapará si escucha esos errores en voz alta.
El exitoso autor David Sedaris utiliza este enfoque verbal para afinar su escritura. De acuerdo a Empresa rápida, Sedaris prueba su trabajo en progreso leyéndolo en voz alta para audiencias en vivo porque lo ayuda a notar imperfecciones en el texto.
Mientras lee, rodeará todo, desde frases confusas o engañosas hasta palabras muy repetidas o palabras que suenan igual en el mismo párrafo.
«Solía odiarlo cuando salía un libro o se publicaba una historia y me decía ‘maldición, ¿cómo no entendí eso?'», Dijo Sedaris. «Pero casi siempre lo entiendes cuando estás leyendo en voz alta».
Leer en voz alta lo ayudará a detectar estos errores en la primera ronda, lo que le ahorrará tiempo más adelante.
9. Use «Buscar y reemplazar» para corregir rápidamente los errores comunes.
Si está editando para un nuevo escritor, es probable que comience a ver errores similares en todos sus primeros borradores. Alternativamente, si está editando su propio trabajo, probablemente sepa los errores que es más probable que cometa (como mezclar «eres» y «tu», o escribir «Además» con demasiada frecuencia).
Sabiendo eso, puedes hacer un «Buscar y reemplazar» antes de publicar una pieza para corregir estos pequeños errores. Es una forma mucho más rápida de pulir una pieza que buscar estas instancias manualmente.
Para hacer un «Buscar y reemplazar», presione Control + F en una PC (o Comando + F en una Mac), escriba su palabra o frase problemática y haga clic en «Buscar», y deje que su navegador lo lleve a la palabra o frase . Luego, revise cada instancia de esa palabra o frase y cámbiela por la correcta cuando sea necesario.
Si está editando para un nuevo escritor, tome nota de los errores constantes que nota en su escritura en un documento general de Google Docs, para que pueda consultarlo mientras está escribiendo y aprender cómo solucionar esos errores por sí misma.
Utilicé mi propio «Caroline’s Editing Doc» como nuevo escritor para escanear mi escritura en busca de problemas consistentes antes de enviarla a mi editor, para asegurarme de que no siempre estaba editando por los mismos errores.
10. Fragmentos de HTML «Buscar y reemplazar» para limpiar rápidamente el formato de una publicación.
Puede usar el mismo principio cuando esté limpiando el formato de un escrito para una publicación de blog u otro contenido en línea. Omita el trabajo manual que lleva mucho tiempo y encuentre piezas específicas de código utilizando «Buscar y reemplazar».
Por ejemplo, si encuentras un pícaro etiquetas u otro código problemático en el código fuente, puede usar «Buscar y reemplazar» para reemplazarlos con otra cosa o eliminarlos por completo.
Simplemente presione Control + F en una PC (o Comando + F en una Mac), escriba o pegue el código y haga clic en «Buscar». En «Reemplazar», complete el código con el que desea reemplazarlo o déjelo en blanco para quitar el código por completo. Cuando presionas «Todos», se habrá ido.
11. Realice dos rondas de ediciones y envíe un correo electrónico de seguimiento con las ediciones más importantes.
Lindsay Kolowich, que anteriormente era la directora de blog de marketing de HubSpot, me dijo: «Haz al menos dos rondas de ediciones: una para acercar y la otra para alejar. Si estás orientado a los detalles como yo, estarás tentado a edite en línea la pieza en el momento en que empiece a leerla «.
Ella continúa: «No te estoy diciendo no para hacer eso, pero te animo a que leas el artículo nuevamente una vez que haya sacado esto de su sistema para que pueda dar su opinión (francamente más importante) sobre detalles de nivel superior, como la narrativa y la estructura general. Si puede resistir el impulso de editar líneas en la primera lectura, aún mejor «.
«Leer primero a un alto nivel antes de sumergirte en los detalles puede ahorrarte mucho tiempo, especialmente si grandes partes de la pieza necesitan ser reescritas».
Además, Kolowich dice: «Obtenga los comentarios más importantes para enviar en un correo electrónico. Si usa un editor de texto colaborativo como Google Docs para dar retroalimentación, sus ediciones y comentarios sugeridos terminan abarrotados unos de otros sin una distinción clara entre la retroalimentación más importante y la menos importante «.
Ella agrega: «Puede ser increíblemente útil tanto para usted como para el escritor si extrae los comentarios más importantes (generalmente sobre la estructura, la narrativa, el flujo y / o las principales señales de alerta) y lo envía en un correo electrónico una vez que» volver a editar. Sí, lleva más tiempo, pero te ayuda tanto a ti como editor a reflexionar sobre la pieza en su conjunto después de editarla en línea, y prepara al escritor para algunos de los comentarios más grandes que probablemente tomarán más tiempo en abordar «.
«Si trabajas con los mismos escritores una y otra vez, estos correos electrónicos sirven como un excelente registro de los comentarios que han recibido en el pasado y pueden ayudarte a identificar patrones y áreas específicas para mejorar».
12. Copie y pegue la escritura en Microsoft Word para encontrar errores ortográficos y gramaticales.
No importa cuán meticulosamente hayas escrito un escrito: la mayoría de las veces, tú será encuentre errores adicionales utilizando el corrector ortográfico que de otro modo se perdería.
Si su software de escritura tiene un corrector ortográfico, úselo. También recomendamos pegar el contenido en Microsoft Word (con permiso de longitud) para una verificación final.
Solo recuerde darle al documento unos segundos adicionales para procesar su pieza una vez que la haya pegado allí, ya que Word tarda un poco más en «leer» su pieza y descubrir cualquier error. Luego, puede revisarlo y evaluar las líneas onduladas rojas o verdes que vea.
Alternativamente, eche un vistazo a La aplicación Hemingway o Gramaticalmente para otros dos recursos útiles de corrección ortográfica.
13. Sepa cuando el contenido es suficientemente bueno.
Sé tan bien como cualquier otro editor que dejar el perfeccionismo es difícil. Pero resulta que el perfeccionismo, si bien es útil en ciertos contextos, puede convertirse en un obstáculo importante para la productividad.
Siempre habrá algo que puede hacer para mejorar un escrito, y puede volverlo loco si lo deja. Puede pensar en «hecho» como pasar cada minuto posible mejorando, puliendo y refinando una pieza hasta que se reduzca a la perfección.
Pero, ¿qué estás sacrificando al hacer más mejoras menores? ¿Y esos sacrificios son realistas? ¿Vale la pena tu tiempo? En algún momento, debe preguntarse: ¿cuándo es «suficientemente bueno» lo suficientemente bueno?
Por supuesto, saber cuál es el umbral para «lo suficientemente bueno» es más fácil decirlo que hacerlo. Aquí hay una fórmula útil para darle alguna dirección:
- La pieza resuelve con éxito el problema, aborda la necesidad o transmite el mensaje deseado.
- Está clara y claramente en la marca.
- La calidad del trabajo es consistente o superior al nivel del trabajo anterior.
- Ha sido minucioso pero objetivamente examinado por otras personas calificadas.
- La decisión final de preferencia había quedado en manos del creador.
Asegúrese de completar las tareas de edición y corrección más importantes. Luego, una vez que haya refinado una pieza lo suficiente como para seguir adelante, simplemente siga adelante.
13. Leer al revés.
Carly Stec sugiere leer al revés si no te sientes inspirado o si has notado que a menudo pierdes errores tipográficos al editar: «Es fácil pasar por alto los errores cuando la oración o frase te resulta familiar. Para evitar esto, lee el contenido al revés para enfocarte más en cada palabra individualmente. Este enfoque debería ayudarlo a detectar errores tipográficos que de otro modo podría haberse perdido «.
14. Edite por la forma en que las personas consumen contenido web.
Karla Cook, quien anteriormente fue la Editora del Blog de Marketing de HubSpot, insta a los editores a recordar la plataforma en la que publica cuando publica publicaciones de blog: es decir, páginas web.
Ella dice: «Edite por la forma en que las personas leen el contenido web: la copia web no se consume igual que la copia impresa; como editor, debe resolver el flujo visual de una pieza tanto como la copia misma. ¿Hay suficiente párrafo? ¿Es la estructura fácil de navegar para las preguntas que pueda tener un lector? «
Además, Cook insta: «En una línea similar, también debes asegurarte de que la copia sea fácil de leer. Si alguien se sumergiera en un párrafo aleatorio, ¿podrían averiguar qué está sucediendo según el contexto?»
«Como editor, debe aclarar las áreas de incertidumbre potencial que podrían surgir al saltar a la mitad de una pieza: por ejemplo, si un párrafo comienza con: ‘Esto es lo mejor …’ sabe el lector qué ‘esto ‘se refiere a? «
15. Mantenga esta lista de verificación previa a la publicación a mano.
Antes de presionar «publicar», es hora de hacer una revisión final para asegurarse de haber marcado todas las casillas. Si bien esto parece otro paso adicional, recuerde que es una inversión de tiempo que le ahorrará tener que volver a la pieza más tarde para realizar ediciones y ajustes.
Pero hay muchas cosas pequeñas para recordar antes de publicar un escrito, por lo que mi colega Pam Vaughan creó esta lista de verificación de edición y revisión en línea. Úselo para asegurarse de que todas las casillas importantes estén marcadas antes de presiona publicar para que cuando se envíe un escrito, se envíe para siempre.