Cómo crear la línea de tiempo perfecta para el proyecto [Template + Examples]

La construcción de una plantilla de línea de tiempo del proyecto generalmente implica un documento de Google y habilidades de formato mediocres. Luego viene la asignación de tareas a los compañeros de equipo y la promesa de llegar a la fecha de entrega acordada. Pero pasan unas semanas y la línea de tiempo se desmorona. Surgen prioridades más altas y los plazos pasan sin mucho progreso.

Los proyectos pueden fracasar por muchas razones: falta de apoyo del liderazgo, recortes presupuestarios imprevistos o resultados demasiado prometedores. De hecho, la mala gestión de proyectos es más común de lo que cree, solo El 55% de los proyectos se completan a tiempo.

Pero crear una línea de tiempo en la que todos los involucrados sepan en qué están trabajando y cuándo debe hacerlo puede ayudar a garantizar que su proyecto no supere la fecha límite original. Es esencial para mantener los proyectos (y las personas que los completan) en el buen camino.

Para asegurarse de que su próximo proyecto se mantenga en el cronograma, cubriremos cómo configurar un cronograma del proyecto, las mejores plantillas para usar y un puñado de ejemplos para inspirar su programación futura.

¿Por qué crear una línea de tiempo del proyecto?

Gestión del tiempo es una de las principales habilidades que los empleadores buscan en los candidatos. Los plazos incumplidos y los proyectos apresurados pueden retrasar el cronograma de equipos completos (y empresas).

Una línea de tiempo estructurada del proyecto ofrece más que puntos brownie de su jefe. También puede:

• Aporta liderazgo y estructura a un proyecto
• Describe lo que se está entregando, para cuándo
• Comparta quién es responsable de cada tarea y establece expectativas para el alcance, la calidad y la entrega del trabajo.
• Muestre cómo el resultado del proyecto contribuye a los objetivos de la empresa.
• Disminuya el riesgo contabilizando cualquier cambio en el alcance del proyecto, el presupuesto, los entregables o los plazos.

En última instancia, la línea de tiempo de un proyecto hace que sea más fácil y eficiente administrar un proyecto. Pero es importante hacer coincidir la estructura de la línea de tiempo con el alcance del proyecto. La planificación de un calendario editorial para el trimestre puede llevar más tiempo y esfuerzo que crear un video de marketing para el próximo lanzamiento de un producto.

Ahí es donde entra la plantilla correcta.

Ejemplo de línea de tiempo del proyecto

Sin la plantilla de línea de tiempo del proyecto correcta, organizar un proyecto puede ser mucho trabajo manual, sin mencionar el desorden de formato una vez que varias personas lo ponen en sus manos.

La línea de tiempo ideal brinda dirección a un proyecto, pero es fácilmente adaptable cuando surgen cambios. A continuación, se muestra un cronograma del proyecto para la apertura de una nueva oficina de la empresa.

Puede crear una línea de tiempo del proyecto para cualquier proceso que se base en un cronograma (casi todo en estos días), como la incorporación de empleados, el manejo de una crisis o la planificación de campañas en las redes sociales. Todo lo que necesita saber es cómo describir los pasos de un proyecto y las tareas necesarias para completar cada fase.

Entremos en los detalles.

Cómo crear una línea de tiempo del proyecto

Elaborar la línea de tiempo perfecta del proyecto requiere estrategia, habilidades organizativas y mucha colaboración. Necesita la aceptación de los seguidores y directivas claras para todos los involucrados.

Para comenzar, siga esta guía paso a paso para configurar un cronograma estructurado, sin importar su trabajo, industria o nivel gerencial.

1. Escriba un resumen del proyecto.

Un resumen del proyecto comunica cómo abordará un proyecto. Incluye detalles sobre los objetivos, los entregables, el cronograma, las tareas, el proceso, las personas involucradas y los recursos necesarios para llevar un proyecto de principio a fin.

Asana describió los pasos para crear un resumen de proyecto simple pero efectivo. Puedes usar esto gratis plantilla de plan de proyecto para delinear los objetivos, roles y responsabilidades del proyecto, cronograma, entregables, presupuesto y más. Es un excelente punto de partida para cualquier proceso de planificación.

O si necesita una descripción general más completa que incluya procesos clave de mensajería y distribución, una resumen creativo puede ser la opción adecuada para su proyecto.

2. Enumere todas las tareas y elementos de acción.

Cada tarea involucrada en el logro de los objetivos de un proyecto debe incluirse en el cronograma del proyecto. Después de crear el resumen, haga una lista de estas tareas. Puede comenzar con tareas grandes y dividirlas en tareas más pequeñas.

Supongamos que es responsable de crear un video de marketing para lanzar el producto más nuevo de su empresa. Su lista puede incluir lo siguiente:

• Establecer líderes de proyectos de cada departamento
• Establecer el presupuesto del proyecto
• Encuentra una empresa de producción de videos
• Diseñe el guión gráfico del video
• Elija las características principales para el video
• Escribir guión de video
• Capturar contenido de video
• Agregue sonido y música de fondo
• Agrega animaciones y gráficos
• Editar video
• Escribir copia del anuncio
• Campaña de marketing artesanal
• Crea clips para compartir en redes sociales
• Obtenga la aprobación de los activos de video y marketing

Una vez que tenga los hitos principales, divida cada tarea en partes más pequeñas. Por ejemplo, elegir una productora de video implica:

• Investigar empresas de producción de videos
• Cura una lista de empresas de producción
• Obtenga cotizaciones de cada productora
• Compare cotizaciones y reduzca las opciones
• Reúnase con las empresas seleccionadas
• Elija una empresa de producción
• Finaliza el contrato

3. Conecte las dependencias.

En un proyecto, ciertas tareas no se pueden iniciar hasta que se complete otra. Estas tareas se denominan dependencias. Por ejemplo, no se puede filmar un video hasta que se finalice el guión gráfico. Y el guión gráfico no se puede finalizar hasta que se elija el tema del video.

Mapear las dependencias le ayuda a solidificar el orden de cada tarea y decidir quién es responsable de qué. Todos sabrán en qué parte del proyecto están trabajando, qué tareas deben completarse antes que las suyas y a quién contactar para obtener los entregables que necesitan.

A continuación, se muestra cómo se pueden desarrollar las dependencias en la línea de tiempo de un proyecto.

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En el ejemplo, puede ver que la contratación de un proveedor debe realizarse antes de finalizar el menú del almuerzo. Pero otras tareas, como encontrar un DJ y decidir el tema de un evento, pueden suceder al mismo tiempo. Entonces, a medida que traza el mapa de cada tarea, tendrá que ver qué pasos pueden superponerse y cuáles deben esperar a otros.

4. Calcule el tiempo que le llevará completar cada tarea.

Una vez que descubra la secuencia de tareas, debe calcular cuánto tiempo tomará cada una. Estime lo mejor que pueda. De esa manera, será más fácil crear la hoja de ruta del proyecto y comprender el marco de tiempo general del proyecto.

A medida que avanza, asegúrese de considerar los otros proyectos y prioridades que tiene su equipo. Un diseñador puede crear un borrador de animaciones de video en una semana, pero si está terminando otro proyecto, es posible que no pueda comenzar con el suyo hasta dentro de dos semanas.

Tener en cuenta el tiempo de su equipo facilitará la elaboración de un cronograma razonable y confiable.

5. Cree la línea de tiempo del proyecto.

Construya su cronograma organizando sus tareas desde el primer paso hasta el último. Realice los ajustes necesarios en los tiempos de las tareas, agregue hitos y solidifique la fecha límite. Si su equipo trabaja con software de gestión de proyectos, organice el cronograma y las tareas para que esté listo para compartir después de la reunión de inicio del proyecto.

Puede ahorrar tiempo durante este paso utilizando una de las plantillas de línea de tiempo del proyecto a continuación. Es sencillo personalizar cada uno y evitar el trabajo adicional de crear uno propio desde cero.

6. Comparta la línea de tiempo con el equipo del proyecto.

¡Vaya, tu línea de tiempo está completa! Ahora, debes compartirlo con las partes interesadas. Esto incluye a todos los involucrados en el proyecto. Ya ha incluido a estas personas en su informe (durante el paso uno), por lo que es hora de compartir con ellos el camino claro a seguir para el proyecto.

Es una buena idea llevar a cabo una reunión de inicio del proyecto tanto con las partes interesadas como con los contribuyentes individuales para que todos comiencen en la misma página. Puede comunicar los objetivos, los entregables, los roles y los plazos del proyecto, sin entrar en una cantidad abrumadora de detalles. A partir de ahí, querrá programar tiempo con los colaboradores inmediatos del proyecto para conversar sobre los detalles y responder cualquier pregunta antes de que comience el trabajo.

¿Necesita ayuda para visualizar todo el proyecto? Puede ayudar incluir un gráfico de línea de tiempo como el que se muestra a continuación para que todos tengan una idea del período de tiempo general. Puede agregar o eliminar pasos, según la complejidad de su proyecto.

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7. Adáptese sobre la marcha.

¿Recuerda que poco más de la mitad de los proyectos se terminan a tiempo? Los obstáculos y los contratiempos son inevitables en todos los proyectos. Entonces, si su equipo tiene un retraso, tendrá que comprender el impacto y ajustar la línea de tiempo si es necesario.

Si bien es posible compensar los retrasos sin cambiar la fecha límite final, es su trabajo como propietario del proyecto informar a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto. Informar un problema menor (como un compañero de trabajo que está enfermo durante unos días) no siempre es necesario para los superiores. Pero si se trata de un obstáculo importante que requiere un ajuste extremo en la línea de tiempo (como un contribuyente principal que abandona el equipo), debe comunicar una nueva línea de tiempo a las partes interesadas.

El cambio es parte de todas las empresas, así que no se asuste si tiene que ajustar su cronograma. Es mejor ser transparente sobre el alcance del trabajo y el cronograma que mantener a las personas en la oscuridad hasta que llegue la fecha límite. Cuanto antes se adapte al cambio, más fácil será volver a encarrilarse.

Ejemplos de línea de tiempo del proyecto

La visualización de un proyecto simplifica la comprensión de lo que debe suceder de principio a fin. Ya sea que necesite una plantilla para el lanzamiento de un producto o una reunión de campaña, estos plantillas de línea de tiempo del proyecto son perfectos para su próxima sesión de planificación.

Cronograma de incorporación de empleados

Cronograma de lanzamiento del producto

Cronograma del proyecto de respuesta a crisis

Cronología histórica

Cronograma del proyecto de tareas

Cumplimiento del cronograma del proyecto

¿Necesitas tantas plantillas como puedas? Descargue todos estos cronogramas de proyectos (y más) de forma gratuita. Con los plazos correctos en la mano, es fácil mantener a todos actualizados e informados. Ahora todo lo que tiene que hacer es asegurarse de que sus proyectos se mantengan según lo programado. ¡Buena suerte!