Organizar un evento exitoso puede ser estresante, especialmente cuando tienes mucho que coordinar, incluyendo la agenda, el lugar y los oradores.
Sin embargo, las invitaciones a eventos por correo electrónico no deberían ser estresantes.
Si tiene dificultades para decidir qué incluir en su invitación al evento por correo electrónico, considere qué tu desea ver en una invitación, probablemente información sobre la agenda, el lugar y los oradores, ¿verdad?
Responder las preguntas que su audiencia tendrá sobre su evento es un excelente lugar para comenzar a escribir una invitación por correo electrónico. El resto viene fácilmente, siempre y cuando considere un buen diseño, lenguaje inclusivo y personalización dependiendo de sus destinatarios.
Los correos electrónicos de invitación a eventos son útiles porque inspiran interés en el evento, personalizan los correos electrónicos y agilizan el proceso de mensajería.
Si está buscando ideas sobre cómo escribir una increíble invitación para un evento, siga leyendo.
Cómo escribir una invitación por correo electrónico para un evento
Recuerde, no todas las invitaciones a eventos deben ser producciones de inversión elegantes, de alto presupuesto y alto tiempo. De hecho, se pueden hacer invitaciones efectivas por correo electrónico en unos 20 minutos.
Use esta sección como una hoja de trucos de nivel base para ideas para implementar en su próxima campaña de correo electrónico.
Antes de golpear «Calendario,» o «Enviar,» piensa si puedes responder la «¿Y qué?» preguntas que el público hará después de ver su invitación en su bandeja de entrada.
Para crear una invitación estelar por correo electrónico, debe asegurarse de que esté personalizada para el lector, infunda curiosidad y comunique de manera efectiva lo que implicará el evento.
1. Responda las 5 «W».
Lo primero es lo primero, dile a tu audiencia lo que está sucediendo. En la escuela, algunos de nosotros aprendimos acerca de las 5 W: quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
Esta es una buena regla general al escribir una invitación por correo electrónico. Si puede señalar su correo electrónico e identificar los cinco, tendrá un excelente comienzo.
Toma este correo electrónico, por ejemplo:
Este es un correo electrónico maravilloso del evento porque responde las cinco preguntas:
Quien: Vanessa De Luca
Qué: Un seminario llamado «Mujeres que lideran»
Cuándo: 11 de diciembre, de 4 a 6 p. M.
Donde: HubSpot
Por qué: Tener una conversación que enfatice la creación de espacio para que las mujeres compartan y sean dueños de sus narraciones.
Al leer este correo electrónico, no tendría preguntas de seguimiento sobre logística de eventos. Sé exactamente cuándo y dónde debo estar, y de qué se tratará el evento. Observe cómo este correo electrónico no es el más llamativo o animado, pero hace el trabajo y aún tiene personalidad.
2. Recuerda que menos es más.
Debe cubrir todas sus bases en invitaciones por correo electrónico, pero recuerde no saturar su correo electrónico con detalles. Si se encuentra luchando por ajustar la hora del evento en su correo electrónico, probablemente tenga demasiada otra información.
No desea que resulte confuso leer, lo que podría alejar a los lectores de su evento. No me gustaría asistir a un evento que viene con un correo electrónico mal organizado, ya que asumiría que el evento también podría estar mal organizado.
Para considerar el sentimiento de «menos es más», eche un vistazo a este correo electrónico de Starbucks sobre su Happy Hour, que son momentos especiales en los que los miembros de Starbucks Rewards pueden disfrutar de bebidas especiales a precios más bajos:
Este correo electrónico aún responde a todas las preguntas básicas sin necesidad de párrafos para explicar. Entonces, si su evento es recurrente o algo discreto, renuncie a las palabras adicionales y configure el correo electrónico como un recordatorio para confirmar su asistencia.
3. No olvides un CTA.
No estoy seguro de lo que estábamos haciendo antes de agregar llamadas a la acción (CTA) a los correos electrónicos de invitación a eventos, pero es bueno que ya no estemos en ese mundo. Tome este ejemplo de correo electrónico que hice usando el software de correo electrónico de HubSpot:
Como consumidor que olvida casi todo lo que no está en su calendario, necesito un CTA que agregue automáticamente un evento a mi calendario. Además, facilita la confirmación de asistencia, ya que todo lo que se necesita es hacer clic en un botón
Como un vendedor que se preocupa por las tasas de clics para abrir y el seguimiento de aquellos que hicieron clic en el CTA, significa poder medir esos resultados en un sistema de administración de contenido para pensar en formas de mejorar para el próximo correo electrónico del evento.
Incluir un CTA es una victoria para ambas partes: como vendedor, le brinda métricas para rastrear las tasas de clics, y los consumidores apreciarán la deliciosa experiencia del usuario.
4. Haz que el diseño sea agradable.
Antes de finalizar su correo electrónico, piense si asistiría al evento basándose únicamente en el diseño. Si la respuesta es no, probablemente deba esforzarse más en la estética de su correo electrónico.
Es posible que esté dejando en blanco cómo diseñar un hermoso correo electrónico, y eso está bien. Tenga en cuenta estas pautas:
- Quédese con su marca: comience por elegir los colores que coincidan con su marca e incorpórelos a su correo electrónico. Los colores son mucho más largos que el texto tradicional en blanco y negro.
- Elija una plantilla: como alguien que sabe poco sobre codificación e igualmente poco sobre diseño, las plantillas se han convertido en un salvavidas. Los sitios web como Canva o Mailchimp tienen una variedad de plantillas que puede usar para crear su correo electrónico, como esta plantilla de Canva:
Fuente
- Juega con elementos simples: cosas simples, como formas y tamaños, realmente ayudan al diseño de un correo electrónico. Consulte la imagen de arriba y cómo usa círculos y cilindros para llenar el espacio negativo de una manera interesante.
Pensar en elementos como estos puede alegrar un correo electrónico, así como experimentar con tamaños de texto. Si descubrió que desea ocupar más espacio en su correo electrónico, aumente el tamaño de la fuente e incorpore formas o diseños como rayas que se extienden por el encabezado.
5. Considera tu idioma.
Siempre, siempre verifica el idioma de tu correo electrónico. Piense en el ambiente que envía su mensaje y si es el correcto que desea transmitir. Estás comunicando los detalles de tu evento, pero también estás transmitiendo tu marca.
Verifique dos veces elementos como su CTA: ¿es más atractivo que el estándar, «¡Aprende más!» que se ha convertido en rutina en los correos electrónicos? ¿Qué hay de tu texto? ¿Deja caer el lenguaje lúdico cuando corresponde?
Por ejemplo, este correo electrónico INBOUND es un gran ejemplo de lenguaje relajado. El lenguaje es más conversacional que formal.
Cuando usa un lenguaje conversacional, el lector se siente más conectado con su invitación, como si ya los conociera.
6. Piensa en los detalles.
Cuando haya terminado de diseñar su correo electrónico, piense en pequeños detalles que deleitarán a sus invitados. ¿Has creado un correo electrónico de agradecimiento o seguimiento? ¿Ha hecho que la línea de asunto cautive a los suscriptores?
Pequeños detalles como las líneas de asunto pueden ser más atractivos emocionalmente para su audiencia. En última instancia, el público estará encantado si muestra en su invitación que los tenía en mente. Algunas personas abren correos electrónicos en función de la línea de asunto, por lo que también puede hacer o deshacer el rendimiento de su correo electrónico.
Si la ubicación de su evento es difícil de encontrar, considere incluir instrucciones en la parte inferior de la invitación. Un evento que incluye algún tipo de mapa o direcciones en la invitación me dice que el remitente tomó en cuenta los desplazamientos de las personas, como este:
Puede incluir instrucciones agregando una captura de pantalla de Google Maps a su correo electrónico, o usando un software de marketing por correo electrónico para insertar una función de Mapas en su plantilla.
Su evento se configurará sin problemas y su invitación por correo electrónico también debería hacerlo. Si utiliza un software en línea para crear un correo electrónico, puede lograr un diseño profesional e impecable en menos tiempo de lo que cree.
Al centrarse en la información importante, centrarse en elementos de diseño simples pero efectivos, y hacer que el idioma destaque, su invitación por correo electrónico se distinguirá de los demás de una manera que sea atractiva y agradable para los lectores.
¡No olvides desplazarte por tu propia bandeja de entrada para inspirarte también!
