Cómo ejecutar un evento virtual exitoso [+ Examples]


Hoy en día, mucho de negocios se realiza virtualmente.

Por ejemplo, puede comenzar su mañana respondiendo correos electrónicos y editando la publicación de blog de un colega a través de Google Doc. Su colega está trabajando desde su casa hoy, por lo que le hace perder el tiempo para avisarle cuando la pieza está lista.

Por la tarde, tiene un 1: 1 a través de Zoom con su administrador remoto.

Luego, alrededor de las 4 p.m., inicia sesión en el seminario web de una empresa para obtener más información sobre Social Media Marketing en 2020. El seminario web cuenta con un panel de expertos, y puede descargar el seminario web grabado más adelante para referencia futura.

Sin lugar a dudas, las herramientas y experiencias en línea son una parte integral del papel de un vendedor moderno.

Sin embargo, hay un aspecto de los negocios que parece, hasta hace poco, casi completamente intacto por la experiencia virtual: las conferencias.

Nuestra mentalidad histórica en torno a las conferencias es que abordamos un avión a una conferencia, traemos nuestras tarjetas de presentación y nos preparamos para una semana de oradores principales, sesiones grupales y eventos de redes que nos permiten correr la voz sobre nuestros propios productos y servicios, mientras colabora con otros vendedores que podrían tener herramientas útiles o sugerencias propias.

En 2020, probablemente habrá un aumento de las conferencias virtuales. Aquí, exploremos los beneficios de las conferencias virtuales, echemos un vistazo a algunos ejemplos de conferencias virtuales exitosas para inspirarlo y echemos un vistazo a algunas herramientas que pueden ayudarlo a planificar las suyas.

Pero primero, hablemos sobre por qué las conferencias virtuales pueden beneficiar a su negocio en el futuro.

Beneficios de la conferencia virtual

Hay muchos beneficios importantes para organizar una conferencia virtual.

Por un lado, puede reducir el precio de admisión, lo que permite a las pequeñas empresas con presupuestos limitados comprar boletos para su conferencia y ofrecer sus propias ideas únicas.

También reduce el costo que su empresa tendría que pagar por el espacio para conferencias, el personal disponible, la restauración, la seguridad y mucho más.

Además, permite que personas de todo el mundo interactúen entre sí sin necesidad de gastar cantidades exorbitantes en vuelos y hoteles. Imagine lo fácil que es para los vendedores de India, Irlanda, Australia y los EE. UU. Colaborar virtualmente, en lugar de tratar de reunirse en persona.

También puede ayudarlo a atraer oradores de alta demanda que no tienen el tiempo para comprometerse a una conferencia en persona, pero están felices de compartir las conclusiones de la industria a través de una video llamada rápida o una presentación pregrabada.

Además, una conferencia virtual le permite crear un producto, grabaciones de su conferencia, que puede seguir compartiendo y utilizando como herramienta de generación de leads durante meses y años después del lanzamiento inicial en vivo.

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Y, finalmente, está lo obvio: a veces circunstancias imprevistas pueden hacer que las conferencias en persona en ciertos lugares sean simplemente imposibles.

Ahora que hemos explorado algunos beneficios, analicemos las herramientas que pueden ayudarlo a crear su propia conferencia virtual.

Herramientas de conferencia virtual

1. Hopin

Hopin es una plataforma todo en uno para la planificación de conferencias virtuales, que ofrece todo, desde una recepción virtual hasta sesiones grupales, un escenario principal y eventos de networking.

La herramienta de red es particularmente útil, con un temporizador que puede configurar para que cada asistente se mezcle con otro por solo un par de minutos antes de pasar a la siguiente conversación (y, si la conversación va excepcionalmente bien, pueden hacer clic en “Conectar” para recibir contacto información del otro asistente para el seguimiento posterior).

Su evento puede incluir seminarios web y transmisiones en vivo, y una función de chat en vivo permite a los asistentes hacer preguntas en tiempo real. Además, los asistentes pueden usar cabinas virtuales para promocionar sus productos o servicios, y también ofrecer descuentos.

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2. Whova

La aplicación de eventos Whova ha sido líder en la participación de los asistentes y la creación de redes desde 2014. Durante cuatro años consecutivos, Whova recibió tanto el premio a la mejor aplicación para eventos como el premio People’s Choice de los premios Event Technology Awards.

Los organizadores de eventos pueden usar Whova para ayudar a que los eventos virtuales sean altamente interactivos, divertidos y productivos antes, durante y después del evento. La herramienta se integra directamente con herramientas de transmisión en vivo y alojamiento de video como Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo, etc. También proporciona preguntas y respuestas en vivo, redes de asistentes, un panel de discusión, encuentros de reuniones, una sala virtual de expositores e incluso una reunión virtual -UPS.

Muchos organizadores brindan acceso a la aplicación Whova antes de sus eventos para que los asistentes puedan socializar virtualmente y discutir varios temas, uno a uno o en grupos virtuales, haciendo que todos se sientan más conectados cuando llegue el evento. Cada asistente tiene un perfil profesional, lo que les permite encontrar a otros con los que tienen intereses comunes. El rompehielos y el chat en la aplicación, en particular, hacen que sea divertido para los extraños conocerse a nivel personal y comunicarse con amigos nuevos y viejos.

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3. Run The World

Run The World es una plataforma de conferencia virtual todo en uno con herramientas para charlas en vivo, debates y paneles. Además, Run The World garantiza que el aspecto social de su evento virtual no se pierda, con una opción virtual de “cóctel”. y un algoritmo que relaciona a los asistentes con otras personas de ideas afines basadas en cuestionarios que completan antes del evento.

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Run The World es accesible para una variedad de organizaciones pequeñas y grandes, incluidas organizaciones sin fines de lucro, empresas nuevas y empresariales, y expertos individuales que desean organizar talleres en línea o campamentos de entrenamiento.

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Alternativamente, si no tiene el presupuesto para una herramienta de conferencia virtual o simplemente no necesita mucho más que un simple video y micrófono, puede considerar herramientas de videollamadas como Zoom, Hangouts de Google o ezTalks.

Ejemplos de conferencias virtuales

1. Conferencia de desarrolladores de juegos

2020 Game Developers Conference (GDC) cambió sus conferencias en persona a versiones grabadas en streaming en el canal GDC Twitch. La conferencia aún tendrá ceremonias para el Festival de Juegos Independientes (IGF) y Game Developers Choice Awards (GDCA), y transmitirá el contenido de la sesión a partir de las 9 AM PT todos los días, del 16 al 20 de marzo.

El GDC tiene un itinerario bien organizado publicado en su sitio web, con sesiones grupales dirigidas por personas influyentes y expertos en la industria del juego.

Además, puede pausar sesiones en vivo si está interesado en verlas más adelante, y el GDC ha incluido “Canales recomendados” con recuentos en el lado izquierdo de la pantalla. Con algunas sesiones que evocan a más de 30,000 espectadores, es seguro decir que GDC ha lanzado con éxito una versión virtual de su evento inicialmente en persona.

2. Día del socio de HubSpot

Del 7 al 8 de abril, HubSpot lanzará su propio Día virtual de socios. El equipo de socios usará Zoom, una popular herramienta de videoconferencia, y enviará a cada presentador un “kit de video” con un micrófono, cámara, iluminación y fondo, para que los participantes puedan experimentar una experiencia de visualización óptima de cada uno de los altavoces virtuales del día . Además, los asistentes pueden usar Zoom para establecer contactos con otros socios.

Hablé con Arden Brust, gerente del equipo de marketing de socios de HubSpot, para conocer algunos desafíos que puede experimentar al planificar una experiencia virtual propia.

Brust me dijo: “Al planificar un evento virtual, es fundamental que sigas siendo flexible y de mente abierta. Con un evento virtual, corres el riesgo de problemas tecnológicos, así como problemas de programación que quizás no hubieras considerado si hubieras tenido a todos persona (incluidos los problemas de zona horaria). Para combatir esto, continúe iterando con su equipo y planee pivotar: no se apegue demasiado al plan A que no considere cómo el plan B podría funcionar mejor “.

3. Cómo construí esto, por mujeres en producto

Con la ayuda de la herramienta de conferencia virtual Run The World, la organización sin fines de lucro Women In Product lanzó un evento completamente virtual del 7 al 8 de marzo de 2020. La conferencia Women In Product incluyó a participantes de China, India, Canadá y Silicon Valley.

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La conferencia contó con 10 oradores que han desarrollado productos exitosos, incluido el Director de Producto en GoDaddy, un Líder de Producto de PayPal y un Gerente de Producto Senior en Ebay. El evento virtual incluyó chats junto a la chimenea, oradores principales y eventos de redes que permitieron a las mujeres conocer los desafíos y éxitos del lanzamiento de productos en diferentes mercados.

4. Webinar Cumbre de dominio

Jon Schumacher había organizado seminarios web en línea durante un tiempo con resultados mínimos cuando lanzó el Webinar Mastery Summit, una conferencia virtual para personas que querían avanzar en sus habilidades de seminario web.

Su primera cumbre virtual contó con 25 expertos y generó 7,000 nuevos suscriptores de correo electrónico y más de $ 55,000 en ingresos con sus ventas de Pase de acceso total. Con All-Access, sus participantes reciben acceso de por vida a 17 sesiones de video de expertos, grabaciones completas en MP3 de todas las sesiones, tres meses de software de creación de cursos y acceso a una comunidad privada para redes adicionales.

En última instancia, con las conferencias virtuales, puede crear contenido empaquetado grabado para la generación de leads y ventas futuras incluso después del lanzamiento inicial en vivo: algo que las conferencias en persona, a pesar de todos sus beneficios de redes, no puede hacer.

5. Grupos de usuarios de HubSpot (HUG)

Meghann Keogh, gerente de marketing de HubSpot a cargo de los grupos y eventos de usuarios de HubSpot, ha experimentado circunstancias en las que consideró necesario cancelar eventos en persona y crear eventos virtuales. Keogh me dijo que organizó eventos HUG virtuales para San Francisco, Nueva York, Berlín, Londres, Helsinki, París, Bogotá y Ciudad de México.

Además, ha creado chats virtuales junto a la chimenea, incluido uno próximo con el CEO y cofundador Brian Halligan y Christian Kinnear, vicepresidente de ventas y director general de EMEA.

Cuando se le preguntó cómo organizar un evento virtual exitoso, Keogh me dijo: “Ya sea en persona o virtualmente, las personas tienen hambre de conectarse. Los comentarios que hemos recibido hasta ahora han sido extremadamente positivos. No son solo las ciudades las que se conectan, son los países “.

“¿Qué ha hecho que nuestros eventos virtuales sean un éxito hasta ahora? Nuestros increíbles oradores que inspiran, educan e innovan a nuestras comunidades HUG”.

Keogh agrega: “Estamos comprometidos a brindar contenido relevante a nuestros HUG, ya sea en persona o virtualmente. Queremos asegurarnos de que nuestras comunidades aún tengan la oportunidad de interactuar entre sí, y estamos dedicados a hacer que eso suceda “.



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Esteban Prieto se especializa en temas de Marketing Digital, SEM, SEO, email marketing, transformación digital, Google Ads, Google Search, YouTube, estadisticas y mucho mas.