Cómo elegir los KPI adecuados para su negocio

¿Cómo puede saber si su empresa está creciendo?

Claro, puede hablar con algunos líderes de equipo y obtener informes periódicos sobre su desempeño. Pero si no está comparando esa información con otra cosa, ¿cómo sabrá cuándo ha cumplido con la marca o se ha quedado corto?

Como dicen, lo que se mide se mejora. La cuantificación de su desempeño actual a través de indicadores clave de desempeño (KPI) le brindará un marco desde el cual evaluar su progreso.

Pero, ¿cómo eliges los KPI correctos en los que enfocarte para tu negocio? La respuesta corta es que realmente depende.

Si bien no existe una regla estricta para elegir los KPI adecuados, hay una serie de factores que siempre debe tener en cuenta.

En esta publicación, lo guiaremos a través de algunos de los factores que influyen en los KPI en los que debe enfocarse y lo ayudaremos a perfeccionar las métricas que más importan para su negocio.

Empecemos.

Una cosa para recordar acerca de los KPI es que están destinados a medir sus indicadores más impactantes.

Por ejemplo, su equipo de redes sociales puede tener una gran cantidad de puntos de datos que pueden servir como KPI. Sin embargo, solo deben elegir aquellos que se alineen con los objetivos comerciales más amplios. Digamos que es conciencia de marca. En este caso, el recuento de seguidores, el alcance de las publicaciones y las impresiones probablemente serán las métricas de KPI de las redes sociales a medir.

Con eso en mente, tener KPI significa limitar su enfoque en algunas métricas vitales que influirán más en su negocio.

OKR frente a KPI

Los objetivos y resultados clave (OKR) y los KPI a menudo se usan indistintamente porque ambos términos se refieren a objetivos que se controlan y miden. Sin embargo, donde difieren es la intención.

En pocas palabras, los KPI indican si su empresa está alcanzando sus objetivos. A menudo se denominan métricas de salud, ya que le indican cómo le está yendo a la empresa para cumplir con un objetivo que ya se ha establecido.

Los OKR, por otro lado, son objetivos amplios para su negocio con los resultados clave que significarán el logro en el cumplimiento de esos objetivos. Son objetivos agresivos y ambiciosos que hablan de la visión general de la empresa.

Por ejemplo, digamos que una empresa de tecnología tiene el objetivo de convertirse en uno de los 10 principales proveedores de su industria en 2021. Sus resultados clave podrían ser:

• Adquirir 1.000 nuevos clientes para el tercer trimestre.
• Genere 3000 clientes potenciales cada mes.
• Incrementar las ventas anuales de membresías en un 30%.

Si bien los KPI son ideales para escalar, los OKR están diseñados para un crecimiento espectacular. Son más ambiciosos e impulsan a los equipos a ampliar sus capacidades.

También es importante tener en cuenta que, si bien los KPI pueden ser los resultados clave en su OKR, lo contrario generalmente no es cierto.

Por ejemplo, su equipo de marketing podría tener un KPI de 3000 clientes potenciales como se menciona en el ejemplo anterior. Sin embargo, es poco probable que algún departamento incluya el objetivo «Top 10» como su KPI, ya que eso habla de una visión más amplia y tiene un cronograma más flexible.

¿Qué son los informes de KPI?

Un informe de KPI es un panel visual que se utiliza para realizar un seguimiento de sus métricas y evaluar cómo se está desempeñando su equipo frente a los objetivos. Puede mostrar su informe mediante cuadros, gráficos y tablas según los datos que desee mostrar y las necesidades de su equipo.

Como empresa, es probable que reciba datos a diario que pueden estar relacionados o no con sus KPI. Tener una herramienta de informes hace algunas cosas, que incluyen:

• Permitiéndole realizar un seguimiento de sus métricas más impactantes y filtrar los datos irrelevantes
• Hacer que los datos sean fácilmente accesibles para los tomadores de decisiones y colaboradores
• Brindando una instantánea rápida y digerible del desempeño de su equipo
• Alineando a todos en los objetivos

Cómo medir los KPI

Antes de que pueda medir sus KPI, deberá determinar qué métricas rastrear. Esto dependerá en gran medida de tus objetivos y de tu equipo.

Una vez que lo reduzca, establezca sus objetivos. Por lo general, se basan en una combinación de factores, incluido el desempeño histórico y los estándares de la industria.

También tendrá que responder quién, cuándo y por qué. ¿Quién es responsable de este KPI? Identifique a la persona de su equipo que está administrando este KPI, para que pueda ser la persona a la que acudir cuando se aborden los obstáculos que pueden afectar el rendimiento. También serán responsables de informar sobre el progreso.

En cuanto al «cuándo», necesitará conocer el cronograma para alcanzar estos objetivos. Muchas empresas los establecen de forma mensual o trimestral, pero su cronograma puede ser más corto o más largo dependiendo de su equipo.

Por último: el por qué. Es lo más importante a tener en cuenta al medir sus KPI. Tener sus objetivos claramente identificados puede ayudar a motivar a su equipo y asegurarse de que todos estén alineados en la dirección en la que va.

Tipos de indicadores clave de desempeño

Los KPI se pueden establecer en equipo. Los KPI de ventas serán completamente diferentes de los KPI de RR.HH. Más allá de esas diferencias, también existen variaciones en los tipos de indicadores que puede medir.

A continuación, se muestran algunos de los tipos más comunes de KPI:

• Un KPI cuantitativo se basa en números para medir el progreso. Por ejemplo, «El equipo de ventas generará 100 clientes potenciales calificados para ventas cada mes».
• Un cualitativo KPI analiza datos basados ​​en opiniones o sentimientos. Por ejemplo, «Sentimiento de marca».
• Un KPI líder puede predecir el rendimiento futuro. Por ejemplo, «Tráfico del sitio web». Más tráfico puede significar más conversiones, más clientes potenciales y más ingresos.
• Un KPI rezagado describe un resultado pasado. Por ejemplo, «Tasa de rotación».
• Un KPI de entrada mide los activos, el tiempo y los recursos necesarios para completar una determinada acción o proyecto. Por ejemplo, «Recuento de empleados, presupuesto».
• Un proceso KPI evalúa la eficiencia y la productividad dentro del negocio. Por ejemplo, «Tiempo promedio de llamadas de ventas».

Ejemplos de KPI

El modelo de negocio de su organización y la industria en la que opera influirán en los KPI que elija.

Por ejemplo, una empresa de software como servicio (SaaS) B2B podría optar por centrarse en la adquisición y rotación de clientes, mientras que una empresa minorista física podría centrarse en las ventas por pie cuadrado o en el gasto medio del cliente.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de algunos KPI estándar de la industria:

Si bien seguramente querrá considerar los KPI estándar de la industria, es más importante que elija los KPI que sean relevantes para su empresa específica y los objetivos por los que está trabajando.

Cómo determinar los KPI

Elija KPI directamente relacionados con sus objetivos comerciales.

Los KPI son medidas cuantificables o puntos de datos que se utilizan para medir el desempeño de su empresa en relación con un objetivo. Por ejemplo, un KPI podría estar relacionado con su objetivo de aumentar las ventas, mejorar el retorno de la inversión de sus esfuerzos de marketing o mejorar el servicio al cliente.

¿Cuáles son los objetivos de su empresa? ¿Ha identificado áreas importantes de mejora u optimización? ¿Cuáles son las mayores prioridades de su equipo directivo?

Responder a estas preguntas lo acercará un paso más a identificar los KPI adecuados para su marca.

Concéntrese en algunas métricas clave, en lugar de una gran cantidad de datos.

A medida que comienza a identificar los KPI para su negocio, menos vale más. En lugar de elegir docenas de métricas para medir e informar, debe concentrarse en solo algunas llave unos.

Si realiza un seguimiento de demasiados KPI, es posible que se sienta abrumado con los datos y pierda el enfoque.

Como puede imaginar, cada empresa, industria y modelo de negocio es diferente, por lo que es difícil determinar un número exacto de la cantidad de KPI que debe tener. Sin embargo, un buen número al que apuntar está entre dos y cuatro KPI por objetivo. Suficiente para tener una buena idea de dónde se encuentra, pero no demasiados donde no hay prioridad.

Considere la etapa de crecimiento de su empresa.

Dependiendo de la etapa de su empresa (inicio o empresa), ciertas métricas serán más importantes que otras.

Las empresas en etapa inicial generalmente se enfocan en datos relacionados con la validación del modelo comercial, mientras que las organizaciones más establecidas se enfocan en métricas como el costo por adquisición y el valor de vida del cliente.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de posibles indicadores clave de rendimiento para empresas en diversas etapas de crecimiento:

Identificar indicadores de desempeño adelantados y rezagados.

La diferencia entre los indicadores adelantados y rezagados es esencialmente saber cómo lo hizo, versus cómo lo está haciendo. Los indicadores adelantados no son necesariamente mejores que los indicadores rezagados, o viceversa. Solo debe tener en cuenta las diferencias entre los dos.

Los indicadores rezagados miden el resultado de algo que ya ha sucedido. Las ventas totales del mes pasado, o la cantidad de nuevos clientes u horas de servicios profesionales prestados, son ejemplos de indicadores rezagados. Este tipo de métricas son buenas para medir resultados puramente, ya que se centran únicamente en los productos.

Por otro lado, los indicadores adelantados miden su probabilidad de lograr una meta en el futuro. Estos sirven como predictores de lo que vendrá. Las tasas de conversión, la antigüedad de las oportunidades de ventas y la actividad de los representantes de ventas son solo algunos ejemplos de indicadores adelantados.

Tradicionalmente, la mayoría de las organizaciones se han centrado únicamente en los indicadores rezagados. Una de las principales razones de esto es que tienden a ser fáciles de medir porque los eventos ya han sucedido. Por ejemplo, es muy fácil obtener un informe del número de clientes adquiridos el último trimestre.

Pero medir lo que sucedió en el pasado solo puede ser útil.

Puede pensar en los indicadores principales como impulsores del negocio porque se presentan antes de que surjan las tendencias, lo que puede ayudarlo a identificar si está o no en el camino correcto para alcanzar sus objetivos. Si puede identificar qué indicadores adelantados afectarán su desempeño futuro, tendrá muchas más posibilidades de éxito.

Con cada negocio, el crecimiento es el objetivo. Los KPI lo ayudan a realizar un seguimiento de su progreso y escalar progresivamente para crecer de la forma que sea más importante para su empresa.