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Cómo escribir una gran firma de correo electrónico [+ Professional Examples]


El empleado de oficina promedio envía 40 correos electrónicos por día. Eso es 40 oportunidades para promocionarse a sí mismo y a su negocio en esos correos electrónicos individuales que envía, todos los días.

Mucha gente trata sus firmas de correo electrónico como una ocurrencia tardía, lo que lo convierte en una verdadera oportunidad perdida. Esas firmas son una oportunidad para que usted deje en claro quién es usted, facilite que las personas se comuniquen con usted y brinde a las personas un lugar al que ir para obtener más información, ya sea sobre usted, sobre su negocio o sobre algo que usted es trabajando en.

Entonces, si solo está poniendo su nombre y un punto o dos de información de contacto en su firma, no está aprovechando al máximo la oportunidad de conectarse e interactuar con las personas a las que envía un correo electrónico. (Aunque tampoco quiere exagerar. Atascar su firma llena de enlaces e información es simplemente spam y autopromocional).

Entonces, ¿qué debe ir en su firma? Gran parte de esto dependerá de las preferencias personales, la marca y la cultura de su organización, e incluso de la industria en la que se encuentre. Sin embargo, aquí hay algunas sugerencias a medida que crea la suya propia:

1. Nombre y apellido

Al igual que con la correspondencia de correo postal, su nombre siempre debe incluirse para que el destinatario de su mensaje sepa de quién es. Esto se manifiesta en la firma del correo electrónico, a menudo como la primera línea de texto.

2. Información de afiliación (como cargo y departamento)

Seguir de cerca su nombre debe ser su información de afiliación. Sus afiliaciones pueden incluir el título de su trabajo, su empresa u organización, y / o incluso su departamento. Su nombre eventualmente debería ser su propio sorteo, por supuesto, a medida que construye una relación con el destinatario, pero proporcionar esta información proporciona más contexto sobre la conversación y su papel en ella. Además, afiliarse a una organización más grande le otorga más credibilidad, especialmente si se trata de una organización reconocible. Esto le ayuda a llamar la atención de sus lectores para que tomen en serio su mensaje.

3. Información de contacto secundaria

La información de contacto secundaria también es importante, para que el destinatario sepa cómo contactarlo. La información secundaria puede incluir teléfono, fax o cualquier otro método de comunicación que desee enfatizar. En situaciones en las que no desea toser su línea directa, podría aprovechar esta oportunidad para promocionar su sitio web personal, una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación sin inundarlo si no lo desea.

4. Iconos de perfil social

Su presencia en las redes sociales es una parte importante de su marca personal porque le ayuda a ganar seguidores en su espacio y muestra a las personas lo que le importa. Puedes contar mucho sobre una persona por lo que publican y cómo se retratan.

Por eso es una buena idea incluir enlaces a sus páginas de redes sociales en su firma de correo electrónico. No solo refuerza su marca personal, sino que también ayuda a las personas a encontrar nuevas formas de contactarlo y seguirlo.

¿Aun mejor? Puede ayudar a atraer tráfico a su contenido en línea si está publicando enlaces a ese contenido en las redes sociales. Por lo tanto, si incluye íconos sociales en su firma, asegúrese de mantener sus perfiles sociales actualizados y repleto de contenido interesante y relevante. (En otras palabras, si no ha tuiteado en seis meses, es posible que desee dejar Twitter fuera).

¿Por qué usar las redes sociales? íconos en lugar de simplemente enlaces de texto? Debido a que los íconos son más fácilmente reconocibles para las personas que descuidan su firma, y ​​se destacarán del resto del texto allí. De acuerdo con la investigación de NeoMam Studios, las imágenes que se muestran en color aumentan en un 80% la disposición de una persona a leer el resto del contenido. Esa es una gran ventaja. Además, los íconos son grandes ahorradores de espacio en un lugar donde podrías estar almacenando mucha información.

Sin embargo, incluso si tiene presencia en muchos sitios de redes sociales, intente limitar el número de iconos a cinco o seis. Concéntrese en las cuentas más importantes para hacer crecer su negocio o construir su marca personal.

Si incluye muchos íconos de redes sociales, al menos intente reducir el otro contenido si es posible para que su diseño no esté demasiado ocupado. Mira el ejemplo a continuación, hecho usando Generador de firma de correo electrónico de HubSpot.

firma de correo electrónico moderna generada por el generador de firma de correo electrónico de HubSpot

5. Llamado a la acción

Una de las cosas más inteligentes que puede hacer en su firma de correo electrónico es incluir un llamado a la acción. Las mejores CTA de firma de correo electrónico son simples, actualizadas, no agresivas y en línea con su estilo de correo electrónico, lo que hace que parezcan más como post-script y menos como un argumento de venta. Elija un CTA que se alinee con uno de sus objetivos comerciales actuales y actualícelo cuando esos objetivos cambien.

Ejemplo

Aquí hay un gran ejemplo del antiguo Administrador de redes sociales de HubSpot, Chelsea Hunersen. Ella cambia su CTA de texto dependiendo de sus objetivos actuales en las redes sociales. Hace unos meses, lo usó para llevar a la gente a Cuenta de Twitter de HubSpot.

Ejemplo de firma de correo electrónico profesional de Chelsea Hunersen que tiene un llamado a la acción para Twitter

Una vez que ella creó Un canal Slack único para los vendedores entrantes, cambió su CTA de firma de correo electrónico para señalar a las personas allí.

Ejemplo de firma de correo electrónico profesional de Chelsea Hunersen donde el llamado a la acción se cambia para verificar HubSpot en Slack

Los enlaces a videos pueden ser especialmente notables porque en algunos clientes de correo electrónico como Gmail, la miniatura de un video aparecerá debajo de su firma. Aquí hay un ejemplo de cómo se ve eso desde nuestro propio Emily MacIntyre:

Ejemplo de firma de correo electrónico profesional por Emily MacIntyre con la miniatura del video de HubSpot Culture

6. Enlaces de reserva

Si se encuentra enviando correos electrónicos de ida y vuelta con colegas y clientes que desean reservar reuniones con usted, facilítelos al incluir un enlace para reservar su calendario directamente en su firma de correo electrónico. Aquí hay un ejemplo nuestro Bryan Lowryabajo.

Ejemplo

Existen muchas herramientas que ayudarán a las personas a reservar citas. Bryan, del ejemplo anterior, utiliza el enlace de reserva personalizado para compartir de HubSpot. Si es cliente de HubSpot Sales, puede comparte tu enlace de reunión personalizado con cualquiera con quien desee reservar una reunión y permítales elegir entre sus horarios disponibles. Si lo desea, puede hacerlo para que HubSpot CRM cree automáticamente un nuevo registro de contacto para cualquiera que reserve una reunión si aún no existe.

Ejemplo de firma de correo electrónico profesional por Bryan Lowry con enlace de reunión

Si no es cliente de HubSpot, una excelente herramienta para reuniones es Calendly, que es gratuito para Basic y le permite integrar su calendario de Google u Office 365. YouCanBook.me es otra herramienta de reserva que cuesta $ 7 por calendario por mes.

7. Exención de responsabilidad de la industria o requisitos legales

Algunas industrias como la legal, financiera y de seguros tienen pautas específicas sobre el uso del correo electrónico y la etiqueta para proteger la transmisión de información privada. Por esta razón, es posible que desee ver qué regulaciones tiene vigente su industria e incluir un descargo de responsabilidad en su firma sobre las transmisiones de correo electrónico. Mail-Signatures ofrece una serie de ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico, incluido este:

El contenido de este correo electrónico es confidencial y está destinado solo al destinatario especificado en el mensaje. Está estrictamente prohibido compartir cualquier parte de este mensaje con un tercero, sin el consentimiento por escrito del remitente. Si recibió este mensaje por error, responda a este mensaje y continúe con su eliminación, para que podamos asegurarnos de que dicho error no ocurra en el futuro.

8. Foto o logotipo

Una imagen es una excelente opción para darle vida a tu firma de correo electrónico. Si desea un toque personal para que los destinatarios que nunca haya conocido puedan asociar su nombre con su rostro, considere usar una foto profesional en su firma. Alternativamente, puede usar el logotipo de la compañía para agregar más reconocimiento de marca al correo electrónico.

9. Pronombres

Si bien no es tan común en las firmas de correo electrónico y ciertamente no es obligatorio, agregar sus pronombres preferidos a su firma es útil, especialmente cuando envía correos electrónicos a personas que nunca ha conocido. También elimina la ambigüedad si tiene un nombre percibido como neutral en cuanto al género.

Ahora que conoce los elementos que debe incluir, ¿cómo se ve una excelente firma de correo electrónico? Estos son algunos consejos para crear firmas que son útiles y profesionales, incluidos algunos excelentes ejemplos. También puedes usar Generador de firma de correo electrónico gratuito de HubSpot para hacer su propia plantilla de firma de correo electrónico profesional y agréguelo fácilmente a su cliente de correo electrónico.

1. Enfatice su nombre, afiliación e información de contacto secundaria.

Como puede suponer, su nombre es lo primero. Sin embargo, seguir de cerca su nombre debe ser su afiliación y dónde más pueden comunicarse con usted.

Su afiliación podría significar el título de su trabajo, su empresa, su escuela o una organización similar que considere importante para sus destinatarios. Su nombre eventualmente debería ser su propio dibujo, por supuesto, pero el uso de una marca más popular, e incluso su logotipo, garantiza que llame la atención de sus lectores y que tomen su mensaje en serio.

La información de contacto secundaria también es importante. Es posible que no desee respaldar su número de teléfono personal, pero podría aprovechar esta oportunidad para promocionar su sitio web personal, una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación sin inundarlo con un alcance que no desea.

Ejemplo

Aquí hay una muestra de firma de correo electrónico que coincide con las tres cosas descritas anteriormente muy bien. El nombre y apellido de Kevin van acompañados de su afiliación con la Universidad de Connecticut. También promueve su sitio web personal para que sus destinatarios tengan otra salida para ver su trabajo y contactarlo para obtener más información.

¿Quieres crear una firma como la de abajo? Utilizar Generador de firma de correo electrónico de HubSpot.

firma de correo electrónico para Kevin McLievie de la Universidad de Connecticut generada con el Generador de firma de correo electrónico de HubSpot

2. Mantenga los colores simples y consistentes.

La marca es más efectiva cuando es consistente, y eso incluye su firma de correo electrónico. Agregar color a su firma de correo electrónico es un buen toque que lo ayudará a destacarse del resto de su correo electrónico. Pero si elige usar color, asegúrese de seguir uno o dos además del texto oscuro.

Ejemplo

Use detalles sutiles para combinar con su logotipo o marca, como Brittany Hodak lo hace en su firma de correo electrónico, a continuación. Observe cómo sus iconos de redes sociales tienen el mismo tono azul que el ZinePak logo.

Ejemplo de firma de correo electrónico profesional de Brittany Hodak con múltiples colores

3. Use la jerarquía de diseño.

Un buen diseño consiste en presentar su información de una manera fácil de digerir. Debido a que su firma de correo electrónico es probablemente más una lista de información que una historia convincente, querrá usar la jerarquía para dirigir los ojos de los lectores a lo que deberían leer primero.

Ejemplo

Escale su nombre a una fuente más grande para que atraiga la mayor atención, como lo haría en un currículum. Luego, elija y elija la información en negrita y color según la importancia para que pueda ayudar a guiar los ojos de las personas lógicamente a través del diseño, como en el siguiente ejemplo.

Ejemplo de firma de correo electrónico profesional de Robert Long con fuente grande para enfatizar

Credito de imagen: Envato

4. Hacer enlaces rastreables.

Así que pones algunos enlaces en tu firma de correo electrónico, incluidos tu CTA y tus íconos de redes sociales. ¿Pero alguien está haciendo clic en ellos?

Para determinar si los enlaces en su firma realmente atraen clics y tienen un impacto, querrá hacer que esos enlaces sean rastreables, al igual que lo haría con cualquier otro enlace en sus correos electrónicos.

Siga estas instrucciones para crear fácilmente un enlace de seguimiento que lo ayude a atribuir el tráfico a su sitio web a su firma de correo electrónico. De vez en cuando, puede cambiar el formato de su firma o la redacción dentro de su firma para ver qué genera más clics.

5. Use divisores espaciales.

Aunque nunca desea empaquetar su firma de correo electrónico para obtener demasiada información, hay formas de ajustar una gran cantidad de texto en un área compacta como esta sin comprometer el diseño.

Esto es útil para dividir diferentes tipos de información, como su nombre e información de contacto, su logotipo, cualquier llamado a la acción que tenga o incluso un descargo de responsabilidad.

Ejemplo

Usar divisores de espacio dentro de su diseño, como en el ejemplo a continuación, es una excelente manera de hacerlo. También puede usar divisores de glifos, que es el símbolo de barra vertical (es decir, |.)

firma de correo electrónico para Evelyn Castiger con un separador de espacio entre la foto a la izquierda y el texto a la derecha

Credito de imagen:Venganza

6. Incluya un prefijo internacional en su número de contacto.

Si trabaja con personas de todo el mundo, no olvide el prefijo del código de su país cuando enumere su número de teléfono de contacto. Muchas personas pasan por alto esto si no están acostumbrados a marcar prefijos internacionales, pero es realmente útil para sus colegas y clientes internacionales tenerlo allí. Aquí hay una lista de códigos de país si no conoces el tuyo

Ejemplo

Aquí hay un ejemplo de Kit Smith, anteriormente de Brandwatch, una compañía que tiene oficinas en los Estados Unidos y Europa y trabaja con clientes internacionales. Tener el código de país de los EE. UU. En su ayuda facilita que las personas de otros países puedan comunicarse con él por teléfono.

firma de correo electrónico para kit smith con código internacional de país

7. Haga su diseño apto para dispositivos móviles.

Según Litmus, iMobile de Apple representó 46% de todos los correos electrónicos abiertos en junio de 2018. No solo eso, sino que los usuarios móviles revisan su correo electrónico tres veces más a menudo que los usuarios no móviles.

Cuantas más personas lean el correo electrónico en dispositivos móviles, más querrás mantener a los usuarios móviles en la mente cuando escribes correos electrónicos, incluida tu firma de correo electrónico.

Una forma importante de hacer que su firma de correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles es hacer que el diseño de su firma sea fácil de leer y que los usuarios de dispositivos móviles puedan hacer clic. Aquí es donde la escala se vuelve realmente importante. Asegúrese de que su texto sea lo suficientemente grande como para leerlo en pantallas móviles pequeñas, y que sus enlaces y botones sean lo suficientemente grandes y espaciados lo suficiente como para que la gente los toque con los dedos.

Ejemplo

Vea el ejemplo a continuación y observe cuánto espacio hay entre diferentes elementos en los que se puede hacer clic, como los iconos de redes sociales. Estos son excelentes para tocar con el dedo en una pantalla móvil para que los usuarios no toquen accidentalmente el icono de Facebook cuando tenían la intención de ir a Twitter.

firma de correo electrónico para tyler adams con espacio acolchado entre iconos sociales

Credito de imagen: Canva

Finalmente, como con cualquier parte de un correo electrónico, asegúrese de que su firma se vea tan bien como cree que es probándola con varios clientes de correo electrónico. Microsoft Outlook no reconoce imágenes de fondo, por ejemplo, así que evite usarlas. Otros clientes de correo electrónico no cargan imágenes por defecto en absoluto.

Armado con estas mejores prácticas de firma de correo electrónico, puede crear su propia firma que se alinee con su marca y le brinde a sus correos electrónicos un toque extra de profesionalismo.

Nuevo llamado a la acción

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en [Month Year] y ha sido actualizado para su exhaustividad.





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