Cómo escribir una nota [Template & Examples]

Un memo (también conocido como memorando o «recordatorio») se utiliza para comunicaciones internas sobre procedimientos o asuntos oficiales dentro de una organización.

A diferencia de un correo electrónico, una nota es un mensaje que envía a un gran grupo de empleados, como todo su departamento o todos los miembros de la empresa. Es posible que deba escribir una nota para informar al personal de los próximos eventos o transmitir cambios internos.

Si necesita informar a sus empleados sobre asuntos internos oficiales, aquí hay una plantilla de memorando de negocios fácil de seguir, así como ejemplos para mayor orientación.

Plantilla de memorando de negocios

MEMORÁNDUM

PARA:

DE:

FECHA:

TEMA:

Te escribo para informarte que [reason for writing memo].

A medida que nuestra empresa sigue creciendo … [evidence or reason to support your opening paragraph].

Por favor hazme saber si tienes preguntas. Mientras tanto, agradecería su cooperación como [official business information] tiene lugar.

Encabezamiento:

En su encabezado, querrá etiquetar claramente su contenido como «Memorando» para que sus lectores sepan exactamente lo que están recibiendo. Luego, querrá incluir «HASTA», «DESDE», «FECHA» y «ASUNTO». Esta información es relevante para proporcionar contenido, como a quién se dirige y por qué.

Párrafo uno:

En el primer párrafo, querrá indicar rápida y claramente el propósito de su memo. Puede comenzar su oración con la frase «Le escribo para informarle …» o «Le escribo para solicitar …». Un memorando debe ser breve, claro y directo. Querrá entregar su información más importante por adelantado y luego utilizar los párrafos siguientes como oportunidades para profundizar en más detalles.

Párrafo dos:

En el segundo párrafo, querrá proporcionar contexto o evidencia de respaldo. Por ejemplo, digamos que su nota informa a la empresa de una reorganización interna. Si este es el caso, el párrafo dos debería decir algo como: «A medida que nuestra empresa sigue creciendo, hemos decidido que tiene más sentido separar nuestro equipo de producción de vídeo de nuestro equipo de contenido. De esta forma, esos equipos pueden centrarse más en su metas individuales «.

Párrafo tres:

En el tercer párrafo, querrá incluir su solicitud específica de cada empleado; si está planeando una salida en equipo, este es el espacio que incluiría, «Confirme su asistencia con restricciones dietéticas» o «Envíeme un correo electrónico con preguntas.»

Por el contrario, si está informando al personal de la próxima construcción del edificio, podría decir: «Agradecería su cooperación durante este tiempo». Incluso si no hay ninguna acción específica que espere de los empleados, es útil incluir cómo espera que manejen las noticias y si espera que hagan algo en respuesta al memo.

Plantilla de nota descargable

¿Quiere ver el formato de nota anterior en su forma final? Descarga las plantillas gratuitas de notas comerciales de HubSpot, que se muestran a continuación. El documento le brinda un marco que clasifica su memorando en subtemas para ayudar a los empleados a digerir mejor la información y comprender lo que se espera de ellos después de leerlo.

Descargar esta plantilla

Formato de plantilla de memorando comercial

El formato que se muestra en las plantillas anteriores está diseñado para comunicar su mensaje de manera efectiva. Un memo debe difundir la información necesaria de una manera que sea fácil de digerir para una gran cantidad de empleados.

Una línea de asunto precisa les alertará de que este memorando es relevante para ellos específicamente. Y comenzar con un resumen ejecutivo permite a los destinatarios comprender el mensaje general antes de profundizar en los detalles. La información de fondo ofrece un contexto para el mensaje, y la descripción general y el cronograma deben responder las preguntas que probablemente surjan.

Ejemplos de plantillas de notas comerciales

Diferentes industrias o situaciones requerirán memorandos ligeramente diferentes. Algunos necesitarán ser más largos o más cortos, otros pueden no tener una línea de tiempo y algunos tendrán una amplia información de antecedentes. El formato de su nota debe cambiar para adaptarse al mensaje que desea que reciban sus empleados.

Lanzamiento de la nota de retraso

El objetivo de esta nota es anunciar que se retrasará el lanzamiento de un producto. La introducción incluye la nueva fecha, por lo que no es necesario un cronograma o una descripción general extensa. Este formato de memorando podría aplicarse a otras situaciones en las que se está produciendo un cambio simple, pero importante. Otros cambios de fecha, promociones, hitos o anuncios de productos también podrían utilizar este formato.

Creación de notas de actualización

Hay aspectos logísticos de un negocio que conciernen a sus empleados, pero no necesariamente involucran su trabajo. Esta nota muestra un ejemplo sobre la cocina en la oficina. Es un pequeño inconveniente, pero no debería afectar mucho su trabajo. Esto podría aplicarse a otras actualizaciones del edificio, días de trabajo desde casa u otros anuncios generalizados pero menores.

Nota de la comunidad

Las celebraciones, eventos, días temáticos u otras cosas divertidas para sus empleados también se pueden comunicar a través de notas. Los memorandos de la comunidad como este ejemplo son generalmente más cortos porque no requieren mucha información de antecedentes ni muchos detalles. Estos solo deben incluir un resumen, la fecha y la ubicación como mínimo.

Escriba sus notas al grano

La principal diferencia entre una nota y solo un correo electrónico no es el nivel de complejidad, es el tamaño de la audiencia. Un memo puede ser simple o complejo, siempre que comunique su mensaje de manera efectiva y sea relevante para el grupo de empleados que lo recibe. Y el mensaje en sí debe ser claro y conciso, independientemente del formato de nota que utilice.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en octubre de 2018 y se ha actualizado para que sea más completa.