Cómo One HubSpotter creó un marco para reducir la fatiga de las reuniones


Esta publicación es parte de Made @ HubSpot, una serie de liderazgo intelectual interno a través de la cual extraemos lecciones de experimentos realizados por nuestros propios HubSpotters.

Hace unos meses, me di cuenta de algo sorprendente: mi trabajo son las reuniones.

Quizás puedas identificarte. De la mañana a la noche, paso mi tiempo saltando de llamada de Zoom a llamada de Zoom. Corro para tomar un bocadillo en los dos minutos que tengo entre llamadas, y estoy agotado mentalmente al final del día. Es una lucha descomprimirse antes de pasar tiempo con amigos y familiares.

Y, igualmente desafiante, la cantidad de reuniones que tengo me quita la capacidad de hacer mi trabajo.

Soy Chris Saly, jefe de ingeniería en HubSpot.

Como ingeniero, mi trabajo diario era el código. Claro, necesitábamos reuniones para discutir las cosas y mantenernos actualizados como equipo, pero el mecanismo principal y el valor de mi trabajo era la calidad y confiabilidad del código que producía.

Ahora, el valor principal de mi trabajo es hablar con los demás. Ya sea como mentor, participar en decisiones tácticas o ayudar a establecer una visión estratégica, la mayoría de estos objetivos se comunican a través de reuniones.

Sin embargo, mi papel como EL tiene algunas consecuencias muy reales. Entre otras cosas, mi vida llena de reuniones estaba pasando factura a mi salud mental, relaciones y productividad en el lugar de trabajo.

Sabía que algo tenía que cambiar. Aquí, le mostraré cómo incorporé un marco en la planificación de mi calendario para reducir las reuniones y recuperar el control de mi tiempo.

Mi trabajo son las reuniones

Como líder de ingeniería, administro a los 12 ingenieros de mi grupo y proporciono una visión estratégica para el pilar en colaboración con mi gestión de proyectos, analistas de sistemas comerciales y compañeros de diseño.

Creamos herramientas y sistemas internos que respaldan a los equipos de ventas, éxito, soporte, marketing y operaciones de HubSpot para hacer su trabajo día a día.

Como resultado, además de las tareas típicas de un EL en HubSpot, también se incluye una buena dosis de gestión de las partes interesadas.

La naturaleza de mi función significa que las reuniones cubren una amplia gama de temas. Podría pasar de una reunión para hablar sobre la visión de tres años para el equipo de ventas de HubSpot, a una discusión de diseño de sistemas sobre algo que estamos construyendo en este momento, a una conversación de tutoría con un líder tecnológico y luego a una retrospectiva crítica.

De lo que me he dado cuenta es que mi trabajo ahora son las reuniones.

¿Qué provocó esto?

Me di cuenta de varios días en los últimos meses en los que, a pesar de terminar el trabajo a las 5 o 6, cerrar la computadora portátil y desconectarme por completo del trabajo, todavía estaba emocionado y mi cerebro estaba en ‘modo de trabajo’ a las 9 p.m.

Estaba luchando por descomprimirme. Y considerando que casi la mitad de los profesionales reportan un alto grado de agotamiento después de numerosas videollamadas diarias, estoy dispuesto a apostar que la mayoría de ustedes comprende esta frustración.

Mi calendario del 28 de octubre del año pasado es un buen ejemplo de cómo sería un día típico antes de Navidad:

  • Comience mi día con un 1-1 con un Tech Lead para discutir la tutoría y la salud del equipo.
  • Seguido de una conversación entre varios grupos de productos sobre la viabilidad técnica de una sugerencia específica para un elemento de brújula 2021.
  • Luego, una reunión inicial para nuestro pilar que está vendiendo parcialmente la visión y parcialmente un chat social.
  • Después de un breve descanso, nos adentramos en una descripción técnica detallada de un sistema que debemos comenzar a utilizar como ingenieros.
  • Terminando el día con una reunión con ELs + Director en Flywheel que, dependiendo del día, podría cubrir la gestión de personas, la visión técnica o la estrategia de nuestros grupos.
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¿Entonces, cuál es el problema?

Mientras me sentía abrumado, realmente no entendí por qué, así que tomé un par de pasos para averiguar dónde andaban mal las cosas.

Primero, hice una tabla de todas mis reuniones, categorizadas por su propósito, y calculé la cantidad de tiempo que dediqué a ellas semanalmente (vea más abajo para más detalles sobre esto)

También hice un examen de conciencia para ver cómo me sentía acerca de mis reuniones. Ya sea que haya días que temí o días que realmente disfruté, y traté de entender por qué me sentía así.

Esto me dio un par de realizaciones. Primero, me di cuenta de que la proporción de tiempo dedicado a apoyar a los equipos que me informan, trabajar con compañeros y estar al tanto de las cosas que suceden en la empresa me parece bien.

Sin embargo, el gran volumen de reuniones se había apoderado de mí. En el transcurso de los seis meses anteriores, mi grupo había duplicado en tamaño y reuniones habían traspasado un umbral sin que yo me diera cuenta.

También me di cuenta de que la carga de mis reuniones semanales variaba dependiendo de cuándo caían todas mis reuniones recurrentes.

Y, quizás lo más desafiante de todo, me di cuenta de que no había temas ni enfoque en mis días de reunión. Una reunión podría ser profunda en la maleza, y la siguiente sería una vista de 30,000 pies. Cambiar de contexto a lo largo del día de esa manera es difícil y requiere energía mental innecesaria.

Además, como estoy seguro de que la mayoría puede relacionarse, la pandemia hizo que mi vida fuera del trabajo se volviera pesada también, con cumpleaños remotos y horas felices. Todo lo cual es para decir: estaba cansado de todo el tiempo frente a la pantalla.

Cuando pensé en cómo todo esto me afectó, se me ocurrió la siguiente lista:

  • A veces termino el día sin poder dejar de pensar y pasar tiempo con mi familia y amigos.
  • Es una cosa mentalmente agotadora cambiar contextos durante todo el día y tiene un efecto enorme en la cantidad de energía que tengo para mí al final del día.
  • A menudo siento que estoy corriendo en el lugar tratando de tomar notas, digerir información, tomar un refrigerio y usar el baño mientras paso de una reunión a otra.
  • Lucho por hacer tiempo para cosas como AMA, All Hands, Science Fair, Tech Talk y Hub Talks. Después de Navidad tuve una acumulación de 12 semanas de charlas sobre tecnología porque simplemente no tenía el tiempo ni la capacidad para verlas.

Si esta lista le resuena, no se desespere y siga leyendo. Afortunadamente, se me ocurrió una solución para mi trabajo pesado de reuniones.

Un nuevo marco para las reuniones

Si mi trabajo son las reuniones, necesitaba un estructura para vivir en esas reuniones, que incluían límites y reglas para mantener mi cordura, ya que el antiguo enfoque ad-hoc claramente ya no lo estaba cortando.

Primero, aquí están los límites que establezco con respecto a mi salud mental:

  • No más de 90 minutos de reuniones de una vez: Solo hay un tiempo en el que puedo prestar atención e irme sin ir al baño.
  • Descansos programados de 15/30 minutos antes y después de cualquier bloque de 60 minutos: Las reservo como reuniones de ‘brecha de reuniones’ en mi calendario para evitar que la gente las reserve.
  • No más de 2.5 horas de reuniones en los períodos antes o después del almuerzo: Si voy más allá de esto, no puedo descomprimirme por las noches.
  • Parada dura de reuniones a las 5 PM: Necesito al menos 15 minutos para resumir mis pensamientos del día, enviar algunos comentarios y tomar notas para mañana. Intentar enviar un mensaje a las 6 de la tarde cuando hay hambre no es una buena idea.
  • El viernes no tiene reuniones, y ciertamente no hay reuniones después de las 3:00 p.m. del viernes: Utilizo el viernes como un día de recuperación y concentración, por lo que mantenerlo libre de reuniones es clave para eso. También necesito tiempo para relajarme de la semana y si dejo cosas sin hacer, realmente afecta mi fin de semana.
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Obviamente, estos no están escritos en piedra, y estoy dispuesto a hacer excepciones a estos si existe una necesidad genuina, por ejemplo, si hay una crisis o un gran impacto empresarial.

Pero para las reuniones diarias regulares, he descubierto que hay muy pocas reuniones que no pueden esperar un par de días. También me he dado cuenta de que las reuniones rara vez necesitan más de 90 minutos.

Si necesito excepciones a estos límites más de una o dos veces al mes, mi sentido arácnido comienza a hormiguear.

Una vez que establecí esos límites de salud mental, di un paso más allá al crear una tabla para organizar mis reuniones y descubrir patrones.

Primero, puse todas mis reuniones en una hoja de cálculo, etiqueté cada una con algunas etiquetas relevantes y las usé como base para analizar y cambiar mi agenda de reuniones. Me permitió jugar con las cadencias de reuniones y ver cómo afectaría el panorama general.

También me dio algunos datos que pude analizar para responder las siguientes preguntas:

  • ¿Cuánto tiempo pasé con los equipos de mi pilar en comparación con mis pares y la estructura de pilares en comparación con el Grupo de productos de ingresos más grande?
  • ¿Cuánto tiempo dedicamos a una alineación más amplia de la empresa, como charlas tecnológicas, AMA, ferias científicas, charlas empresariales, etc.?
  • ¿Estaba sobreindexando el apoyo a algún grupo en particular y el balance general se sintió bien?
  • ¿Hubo reuniones de baja prioridad que fueron demasiado frecuentes?
  • ¿El volumen de reuniones por semana fue aproximadamente el mismo? ¿Y es eso lo que quería?

Veamos ahora algunas de las características de esta tabla.

1. Codificación de colores

He estado codificando por colores mi calendario durante más de un año y ha sido realmente útil, pero ha sido ad hoc y a menudo olvido o cambio lo que significan los colores sin pensar en ello. Esta vez lo escribí para mantenerme honesto, y así puedo consultarlo si lo necesito.

La codificación por colores de mi calendario hace que sea fácil ver de un vistazo cómo son mi día y mi semana. Si hay demasiados amarillos o rojos (es decir, prioridad media o alta) en mi calendario, sé que necesito reprogramar u omitir algunas reuniones. Si tengo un día que parece un arcoíris, eso probablemente significa que estaré cambiando de contexto todo el tiempo y debería intentar mover las cosas. Si tengo un bloque sólido de color sin gris, no tengo ‘tiempo para mí’ y estaré frito al final del día. Cualquiera de estas cosas es suficiente para sentir un hormigueo en mis sentidos.

A continuación, se explica cómo cambiar los colores en el calendario de Google.

2. Frecuencia de las reuniones

Mis reuniones tenían un revoltijo de recurrencias que habían crecido orgánicamente y podían estar en cualquier horario, lo que conducía a un calendario bastante desordenado e inconsistente. Para ayudar a que las cosas sean más claras y regulares, las he categorizado en depósitos con recurrencias predeterminadas:

  • Semanalmente: Alto valor, alto impacto. Cosas que requieren comunicación regular y de alto volumen, por ejemplo, informes directos / tutoría, un proyecto activo que está a punto de ponerse en marcha.
  • Dos veces al mes: Cosas que requieren una alineación cercana y continua, por ejemplo, compañeros del mismo nivel y proyectos de alto riesgo.
  • Mensual: Temas importantes que no cambian tan rápidamente, por ejemplo, omitir los niveles 1-1, actualizaciones del proyecto.
  • Cada dos meses: Solo mantenerse en contacto, por ejemplo, mantenimiento de conexiones y redes sociales, proyectos interesantes, pero no necesita una participación activa.
  • Trimestral: Alineación y planificación, por ejemplo, reuniones de grupos de productos, OKR, etc.
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El uso de esta rúbrica tiene algunos beneficios:

  • Me hizo pensar en el propósito de las reuniones y decidir cuál es la cadencia adecuada.
  • Me dio un punto de referencia común para comparar reuniones, por lo que tengo reuniones comparativamente valiosas en cadencias similares
  • Dado que la mayoría de las reuniones se llevan a cabo una o dos veces al mes, a menudo puedo emparejar reuniones similares el mismo día, lo que significa menos cambios de contexto.

3. Reuniones ‘Semana en Mes’

Antes de comenzar con esto, mis reuniones periódicas eran generalmente “cada X semanas”, ya que en todas mis reuniones se repetían cada 2, 3, 4 semanas.

El cambio que hice aquí es mover todas las reuniones a una base de “semana a mes”. Esto significa que en lugar de reunirme con alguien cada cuatro semanas, me reuniré con él cada tercer jueves, o en lugar de cada dos semanas, es cada segundo y cuarto martes.

Este enfoque tiene una serie de beneficios:

  • Se combina con la ‘frecuencia de reuniones’ anterior para permitirme los días y las semanas temáticas, por lo que no estoy cambiando de contexto todo el tiempo.
  • Le da una cierta cadencia al mes, por ejemplo, es la mitad del mes, así que sé que estoy hablando con el equipo X esta semana.
  • Hay 12 meses en el año, pero 13 bloques de 4 semanas, por lo que inherentemente disminuye ligeramente el número de reuniones.
  • Libera los días 29, 30 y 31 como días en su mayoría sin reuniones
  • Los aspectos de nuestro negocio y nuestra vida a menudo se ejecutan en una cadencia mensual y vincular las reuniones a esa misma cadencia puede ser una herramienta realmente útil. (Ejemplos de esto pueden incluir los días festivos irlandeses, que generalmente caen el primer viernes del mes y las personas a menudo toman el jueves o el lunes para que sea un fin de semana largo; las revisiones de desempeño y ACR a menudo ocurren a principios de mes; y las ventas tienen objetivos de fin de mes, lo que genera más presión sobre los sistemas en los últimos días del mes).

Toda esta coordinación y categorización de colores está muy bien, pero apuesto a que estás pensando, Bueno … ¿funcionó?

Analicemos los resultados ahora.

Entonces … ¿Está funcionando?

He estado haciendo estos cambios desde principios de año y hasta ahora he obtenido excelentes resultados.

Mi salud mental ha mejorado y tengo más tiempo y energía para mí cada día después del trabajo. Disminuí drásticamente la cantidad de días que lucho por descomprimir cuando termina la jornada laboral.

Me he puesto al día con todas las charlas técnicas y estoy haciendo un seguimiento de …



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Esteban Prieto se especializa en temas de Marketing Digital, SEM, SEO, email marketing, transformación digital, Google Ads, Google Search, YouTube, estadisticas y mucho mas.