Piense en la última vez que estuvo en una llamada de conferencia con alguien en una ubicación diferente. ¿Te encontraste con algún desafío de comunicación, técnico o de otro tipo? ¿Te encontraste tratando de hablar pero no pudiste hablar? Si hubo varias personas en esa llamada, ¿descubrió que todos podían participar?
Las reuniones remotas se están volviendo cada vez más comunes. No todas las personas con las que trabaja pueden sentarse en la misma habitación que usted. Para muchos de nosotros, la mayoría de nuestras reuniones ahora incluyen empleados remotos o miembros del equipo de todo el mundo.
Esa es la tendencia que comenzamos a ver en HubSpot. A medida que nos expandimos a nivel mundial, más y más de nuestras reuniones y equipos se extienden a través de nuestras diferentes oficinas. Eso no solo significa levantarse temprano o quedarse despierto hasta tarde para tener una llamada con colegas en Sydney. Significa aprender a trabajar con nuestros colegas de una manera completamente diferente (y potencialmente desafiante).
Después de hablar con otras compañías con un número creciente de empleados remotos (incluido el CEO de Zapier, Wade Foster), nuestro equipo de marketing decidió hacer la «Semana Remota».
Teníamos 3 objetivos para la Semana Remota:
- Para trabajar de manera más efectiva como un equipo altamente distribuido y ayudar a allanar el camino para una colaboración más efectiva en todas las geografías para HubSpot en su conjunto.
- Cultivar la empatía por los trabajadores remotos a tiempo completo.
- Para mejorar nuestra comunicación con los trabajadores remotos, y estar en nuestro mejor momento al trabajar de forma remota.
Y teníamos un par de reglas:
- Todos en el equipo deben estar alejados durante la semana. Podrían trabajar desde cualquier lugar que quisieran, pero no podrían estar en una oficina de HubSpot.
- Todos deben tener una conexión a Internet y poder unirse a reuniones con video.
- Nadie debe posponer o reprogramar ninguna reunión. Deben probar todos los diferentes tipos de reuniones a distancia: 1: 1, reuniones de equipo, reuniones multifuncionales, etc.
Después de una semana, reunimos comentarios de todos los que participaron y descubrimos algunas tendencias comunes que nos ayudarán a administrar de manera más efectiva a nuestros empleados remotos en el futuro.
Lecciones de la semana remota
1. Para reuniones más grandes, necesita un facilitador.
Para las reuniones en el lado más amplio, puede ser un verdadero desafío garantizar que se escuche la voz de todos. Todos están hablando, las conversaciones paralelas ocurren entre personas en diferentes lugares, y antes de que te des cuenta, la reunión terminó y no tuviste la oportunidad de influir en la discusión.
Aquí es donde entra el facilitador del equipo. El trabajo del facilitador es doble: 1) Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de hablar. 2) Reconozca cuándo ocurren las conversaciones paralelas para asegurarse de que se compartan con todo el grupo.
Para asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar, es importante tener en cuenta cuando alguien está tratando de hablar y se pasa por alto. Una buena manera de detectar esto es hacer que el facilitador esté atento a «la cara del pez dorado»: la cara que alguien pone cuando abre y cierra la boca antes de tener la oportunidad de decir algo. Al hacer que un facilitador se dé cuenta de esto y solicite a los participantes que hablen por turno, el problema puede eliminarse.
Otro problema con las grandes reuniones remotas son las conversaciones paralelas que ocurren con personas en la misma ubicación. Por ejemplo, mi equipo se extiende por Cambridge y Dublín. A menudo hay conversaciones paralelas entre los equipos de Cambridge y Dublín al silenciar la llamada para decirle algo a su colega que está sentado a su lado.
Una forma efectiva en que aprendimos a resolver esto es haciendo que todos vayan a una habitación diferente (incluso si están en el mismo lugar) para darles a todos una oportunidad justa de hablar y asegurarse de que estas conversaciones paralelas descarrilen la discusión principal.
2. Aproveche las discusiones espontáneas.
Cuando estás físicamente en el mismo lugar que tus colegas, tienes la oportunidad de conversaciones espontáneas durante todo el día. Ya sea un resumen matutino de lo último Game of Thrones episodio, o una conversación rápida para analizar los detalles de un problema que no se pudo resolver por correo electrónico, estas reuniones cara a cara no planificadas nos acercan a nuestros colegas y nos ayudan a descubrir nuevas perspectivas.
Durante nuestra semana remota, sabíamos que necesitábamos una manera de recrear la belleza de estas conversaciones espontáneas. En la práctica, requiere un poco de esfuerzo. Significa que debe estar abierto a una videollamada rápida y no planificada o a un chat de mensajería instantánea para responder una pregunta o aclarar los detalles de un correo electrónico.
«Cuando trabajaba de manera remota, usaba Slack de una manera diferente a la que tenía antes. Cuando estoy en la oficina, uso el software de mensajería para obtener la información que necesito saber para ayudarme a hacer mi trabajo. Cuando trabajé de forma remota para una semana lo usé para establecer una buena relación, consultar casualmente con las personas sobre cómo iba su semana y conectarme con mis compañeros de trabajo de una manera muy informal «, dice Andrea Attard, Gerente de Equipo Senior de Partner Acquisition Marketing.
«Lo que aprendí fue que Slack es tan bueno como el chat de escritorio en persona. A veces incluso mejor porque en persona no puedes usar GIF divertidos», agrega Attard.
También somos grandes defensores de grabar un video rápido en Loom para comunicar algo cuando su equipo no está disponible para una llamada en vivo. De hecho, he despertado muchas grabaciones de Loom de mi equipo en Dublín para explicar un análisis detallado o el último experimento que querían realizar.
Tener una comunicación abierta y regular como esta es clave para evitar cualquier comunicación errónea y asegurarse de que su equipo todavía se sienta como una unidad, incluso si no se ven cara a cara.
3. Encuentra tu rutina ideal y cúmplela.
Por la mañana me levanto, me ducho, me visto, paseo a mi perro y tomo el autobús. Me pongo a trabajar, hago mi té, leo algo por la mañana, respondo correos electrónicos y empiezo mi día. Tengo mi rutina matutina y tengo otra rutina al final del día para terminar.
Somos criaturas de hábitos: tener una rutina clara nos da estructura y nos permite ser productivos. Y eso es doblemente cierto para los trabajadores remotos.
Al comienzo de Remote Week, muchos de nosotros descubrimos que nuestra rutina acababa de comenzar. Nos despertamos y no estábamos seguros de qué hacer a continuación. ¿Comenzamos a responder a los correos electrónicos? ¿Trabajamos en el próximo experimento? ¿Hacemos el desayuno? ¿Rutina de ejercicio? ¿Qué hacemos primero? Al final del día, tuvimos el mismo enigma. ¿Cuándo dejamos de trabajar? ¿Deberíamos cenar y luego volver al trabajo?
Durante el experimento de una semana, mi colega Henni Roini, gerente de marketing de HubSpot, se centró en estructurar su trabajo para evitar encontrarse con las preguntas anteriores.
«Crear una estructura es fundamental cuando se trabaja de forma remota», dice Roini. «Tiendo a bloquear los horarios en mi calendario para el trabajo, el almuerzo y las actividades personales, y luego me apego a ellos lo mejor que puedo. Sin estructura, terminas perdiendo el equilibrio entre el trabajo y la vida».
Incluso cuando trabaja de forma remota y no tiene que ingresar a la oficina en un momento determinado, es importante tener una rutina. Aunque nos tomó a todos un par de días descubrir cómo estructurar nuestro tiempo durante la Semana Remota, eventualmente descubrimos nuestros propios ritmos individuales para asegurarnos de que estábamos haciendo nuestro trabajo sin agotarnos.
4. Permanezca visible dentro de su equipo, incluso si no es realmente visible.
Si usted es uno de los únicos trabajadores remotos en su equipo, puede ser fácil concentrarse en su trabajo y perder la comunicación regular que se lleva a cabo con el resto del equipo. Algo de lo que nuestro equipo se dio cuenta durante la Semana Remota fue encontrar una manera de permanecer disponible y visible para nuestros colegas, incluso cuando no estábamos en contacto directo.
Hay un par de claves que puedes mantener en el radar de tu equipo, incluso cuando no estás a la vista. Uno de ellos es a través de la participación en reuniones de equipo. Cuando estás alejado, es extremadamente importante hablar y compartir tus pensamientos durante las grandes discusiones.
Otra forma de permanecer visible es participar en discusiones grupales a través del chat. En HubSpot usamos Slack para nuestras comunicaciones, y tenemos canales entre equipos dedicados a todo, desde proyectos relacionados con el trabajo hasta intereses fuera de la oficina, como yoga y perros. Es fácil de no participar en esas discusiones, pero es mucho más gratificante y valioso compartir sus ideas, el último artículo interesante que leyó o incluso lo que hizo ese fin de semana.
Incluso si no puede ser físicamente visible en la oficina, es importante permanecer visible dentro de la organización.
5. Asegúrese de tener una conexión a Internet que funcione.
Guardé lo mejor, y posiblemente lo más importante, para el final. Es absolutamente esencial asegurarse de que tiene la tecnología adecuada para hacer su trabajo y mantenerse en contacto con sus colegas. Puede ser frustrante para todos los involucrados si de repente su computadora se congela, o su Internet falla y su llamada se desconecta. Y sabes que siempre sucede cuando es menos conveniente.
Antes de planear trabajar de forma remota (incluso si es solo por un día), pruebe las ubicaciones desde las que planea llamar. Si está trabajando desde su casa, asegúrese de tener una buena conexión WiFi. Pruébelo con un amigo o colega con anticipación para asegurarse de que podrá hacer su trabajo de manera efectiva y mantenerse en contacto con las personas necesarias.
Si cree que puede querer viajar a una ubicación alternativa durante su semana laboral remota, pruébelo también. Animo a mi equipo a probar nuevas cafeterías en las que quieran trabajar durante las reuniones de menor riesgo, como 1: 1 con su gerente, en lugar de esperar hasta una reunión de equipo más grande. Esto reduce el peligro de que sus dificultades técnicas afecten a más personas.
Cuando esté preparando su configuración remota, averigüe si necesita otra tecnología además de WiFi. Tener un segundo monitor en casa, por ejemplo, puede ayudarlo a aumentar su eficiencia. Tener un escritorio de pie es otra forma de asegurarse de que pueda moverse durante el día.
5. Asegúrese de estar trabajando en un espacio de trabajo productivo.
Si bien muchos podrían pensar que es relajante o más fácil trabajar desde casa, muchos de nuestros compañeros de equipo descubrieron lo difícil que puede ser trabajar de forma remota sin distracciones.
Por esta razón, muchos de nuestros compañeros de equipo sugieren armar un espacio de trabajo remoto productivo si planeas hacer que trabajar desde casa sea un hábito habitual.
«Sea deliberado sobre el trabajo que necesita hacer y cuál es la configuración más propicia para ello», dice Connor Cirillo, gerente senior de marketing conversacional.
«En los días en que haces proyectos en solitario, ir a un café y ponerte los auriculares podría funcionar bien. Pero cuando tienes cinco horas de llamadas consecutivas, estar en público puede no ser una opción», agrega Cirillo. «Si está trabajando a distancia, lea su calendario antes de que comience cada día. Cubra el trabajo que necesita hacer y luego pregúntese cuál es el mejor lugar para hacerlo».
Si bien las personas que trabajan a distancia a tiempo completo ya pueden tener un área de trabajo u oficina dedicada en un espacio tranquilo de su hogar, algunos de los miembros de nuestro equipo en la oficina se han dado cuenta de lo difícil que puede ser encontrar el lugar perfecto para trabajar.
«Cuando ocasionalmente trabajaba de forma remota cuando mi función comenzó en HubSpot, tuve que probar algunas configuraciones diferentes antes de encontrar una que funcionara para mí», dice Pam Bump, Gerente de Crecimiento de Audiencias del Blog de HubSpot. «Un área de mi departamento tenía poca señal de Internet, el sofá estaba demasiado cerca de una ventana que daba a una calle ruidosa, y trabajar en mi cocina simplemente me recordó todas las tareas que tenía que hacer».
«Finalmente, coloqué un escritorio en mi habitación tranquila», dice Bump. «Luego, después de escuchar que algunos de mis colegas de tiempo completo en la oficina tuvieron este problema exacto durante su semana remota de trabajo, me sentí tan feliz de poder facilitar un espacio de trabajo antes de que comenzara el experimento».
6. Si es gerente, planifique actividades de equipo inclusivas.
Una cosa que algunos de nosotros encontramos al trabajar de forma remota es que uno puede sentirse muy aislado, solo o fuera del circuito muy rápidamente. Como miembro del equipo o gerente del equipo, puede ser útil crear actividades o rompehielos que ayuden a su equipo a unirse virtualmente y al mismo tiempo incluir a todos.
«A menudo recordamos a los gerentes que realmente son las pequeñas cosas las que pueden marcar la diferencia al permitir que un empleado remoto se sienta incluido», dice Siobhán McGinty, un director de marketing principal.
«TEl sentimiento de inclusión puede marcar una gran diferencia en la retención, la felicidad y el rendimiento de los empleados, por lo que las pequeñas cosas realmente importan bastante «, agrega McGinty.» Durante la semana remota, escuchamos muchos ejemplos de cómo los gerentes y los equipos superan más allá para garantizar que sus contrapartes remotas estén incluidas en el día a día «.
Aquí hay algunos ejemplos que McGinty comparte:
- Enviar tarjetas de cumpleaños electrónicas con mensajes de todos los miembros del equipo incluidos en ellas.
- Si hay una reunión de equipo donde todos van a comer alimentos que se han ordenado en la oficina, aliente a los empleados remotos a que lo hagan. Luego, gasta la entrega de comida si puedes. Del mismo modo, también puede ofrecer gastar alimentos si sus empleados remotos tienen que asistir a una reunión que es tarde en su zona horaria pero durante las horas de oficina por su cuenta.
- Organizar un intercambio de regalos virtual o físico que se planifique con anticipación para que los empleados remotos puedan enviar artículos por correo.
- Enviar flores a los empleados que están enfermos o atravesando un momento difícil, al tiempo que los alienta a silenciar las notificaciones de trabajo para concentrarse en sí mismos. Esto se debe a que alejarse mentalmente del trabajo puede ser especialmente desafiante cuando ya trabaja a distancia.
- Celebrando eventos de la vida, como baby showers, cumpleaños y anuncios de bodas, en salas de conferencias a las que pueden llamar compañeros de equipo remotos.
Por último, si usted es un gerente, McGinty dice que debe «asegurarse de ser inclusivo cuando se trata de iniciativas en la oficina».
«Por ejemplo, celebramos recientemente la semana HEART en HubSpot y lanzamos una serie de eventos emocionantes a los que nuestra fuerza de trabajo remota podría marcar. También les enviamos un paquete HEART con algunos pequeños regalos», explica McGinty.
Llevando la semana remota de regreso a la oficina
Remote Week fue una experiencia fantástica para el equipo. Nos dio una oportunidad única de ponernos en el lugar de nuestros compañeros de equipo y comprender realmente los pros y los contras del trabajo remoto.
Desde esta experiencia, hemos aprendido a colaborar más con nuestras contrapartes remotas, asegurarnos de que todos tengan voz en las reuniones de equipo y ser más flexibles cuando esperamos un video chat rápido con un colega remoto. La próxima vez que interactúe con un colega remoto, recuerde estas lecciones para asegurarse de crear un entorno productivo y colaborativo para su equipo y compañeros de trabajo, sin importar dónde trabajen.
