La guía de canales de comunicación en el lugar de trabajo que no sabía que necesitaba

La guía de canales de comunicación en el lugar de trabajo que no sabía que necesitaba


Correos electrónicos y mensajes instantáneos y documentos compartidos: ¡ay!

Con todos los diferentes canales de comunicación que usamos todos los días en el trabajo, es fácil perderse sus matices. Claro, el correo electrónico parece un buen recurso, pero tiene sus desventajas. ¿Y qué hay de las páginas de Google Docs o Confluence? ¿Cuándo deberían estar abiertos vs. restringidos?

Seamos realistas: estas no son preguntas que nos mantienen despiertos por la noche.

No obstante, elegir el canal adecuado para el mensaje es una excelente manera de aumentar la productividad y reducir las frustraciones de trabajar con otros. Es por eso que elaboramos esta práctica guía práctica para usar el correo electrónico, el chat, los documentos y la comunicación en tiempo real.

Notará un fuerte sesgo hacia hacer que la información sea reconocible siempre que sea práctico (y a veces cuando no lo sea) para no crear accidentalmente silos de información. Pero tampoco tiene sentido abrumar a sus colegas con más información de la que pueden absorber o necesitar. Por lo tanto, también encontrará consejos para recorrer la línea entre compartir y compartir demasiado.

Comunicación por correo electrónico

Mejor para: Compartir contenido alojado en documentos compartidos o páginas de Confluence con las personas relevantes Ese es el ideal. Pero, por supuesto, todavía usaremos el correo electrónico para reenviar artículos a compañeros de trabajo, comunicarnos con personas ajenas a la empresa, etc. Lo principal es no usar el correo electrónico para discusiones y toma de decisiones extensas y profundas, eso es un trabajo para documentos y páginas compartidos.

Por ejemplo:

  • «Hola equipo, este es el resumen del proyecto que mencioné anteriormente. Por favor, léalo al día siguiente o dos y deje comentarios con sus comentarios. ¡Gracias!»

Y recuerda …

  • Si se encuentra en un largo hilo de correo electrónico, es perfectamente aceptable decir: «Pasemos esta conversación a Slack. He creado una sala llamada y los invité a todos «o» Cambiemos esto a Confluence, moví todo el contenido de este hilo a una página «.

Aquí hay un práctico árbol de decisión de correo electrónico que hicimos. Sí, lo mapeamos todos fuera.

Un diagrama de flujo para ayudarlo a decidir si realmente necesita enviar ese correo electrónico

Comunicación vía chat 1 a 1

Mejor para: Discusiones rápidas o preguntas con una sola persona. Si no necesita una respuesta urgente, infórmeles cuando la necesite para que puedan priorizarla adecuadamente. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con personas a varias zonas horarias de distancia.

Por ejemplo:

  • «No puedo hacer la reunión, ¿podrías reemplazarme?»
  • «Oye, no te he visto en mucho tiempo, ¿cómo estás? ¿Cómo está tu gato malvado? ¿Se curaron esos rasguños?»

Y recuerda …

  • Componga y envíe todo el mensaje de una vez. No envíes «¡Hola!» y luego espere una respuesta antes de enviar el resto. Esto distrae y consume mucho tiempo porque ahora tienen que esperar a que envíes el mensaje real, y dado que su concentración ahora se interrumpe, es difícil para ellos hacer mucho valor mientras tanto.

Comunicación vía chat grupal

Mejor para: Discusiones rápidas o transmisiones a un grupo. Tenga en cuenta el envío de mensajes que activarán una notificación emergente para todos en la sala, por ejemplo, los comandos @here y @channel en Slack. Ambos deben reservarse para cosas que todos realmente necesitan saber ahora mismo.

Por ejemplo:

  • «Llegando tarde. Mi gato no saldrá de debajo de la casa».
  • «¿Alguien ha probado ese nuevo marco de JavaScript? ¿Es bueno?»

Y recuerda …

  • Rara vez hay una buena razón para bloquear las salas de chat. ¡Las habitaciones privadas son solo otro silo, después de todo!

Comunicación a través de documentos compartidos y páginas wiki

Mejor para: Contenido en el que colaborarán varias personas, o que es probable que cambie con el tiempo. Si su trabajo se encuentra en las primeras etapas y aún no está listo para recibir comentarios, coloque una nota destacada o un banner en la parte superior de la página. Restringir el acceso a la página a menudo lleva a que el trabajo se comparta demasiado tarde, cuando es difícil incorporar comentarios. Además, las páginas bloqueadas generan una cultura de desconfianza.

Por ejemplo:

  • «Política de licencia parental»
  • «Objetivos del equipo de ingeniería de plataforma: FY19 Q3»
  • «Fotos de gatos atlassianos»

Y recuerda …

  • Dé a sus páginas títulos que transmitan contexto. El «plan del proyecto» puede tener sentido en una determinada página o jerarquía de carpetas, pero esa información no se incluye al compartir la página con colaboradores o al notificarles cambios. Por lo tanto, sea explícito en los títulos, incluso si termina repitiendo el contexto de las páginas principales.

Comunicación a través de publicaciones de blog internas

Mejor para: Anuncios internos sobre eventos y logros puntuales que no se actualizarán más adelante. Sí tú podría use el correo electrónico en tales casos. Pero ponerlo en su intranet permite a las personas compartir sus pensamientos comentando en la página. Nadie quiere respuestas interminables de «¡Hurra!» y «+1!» abarrotando su bandeja de entrada.

Por ejemplo:

  • «¡Felicitaciones a María por su ascenso a ingeniero principal!»
  • «El club de los amantes de los gatos se reunirá este sábado (traiga punteros láser)»
  • «¡Jira 9.0 ha enviado!»

Y recuerda …

  • Al compartir, incluya un mensaje útil para que las personas puedan decidir si es relevante para ellos. «Esto es un resumen del experimento de nuestro equipo con el trabajo remoto con lecciones de las que su equipo puede aprender» es útil. «Mira este blog» no lo es.

Comunicación en persona o por videollamada

Mejor para: Cualquier cosa que pueda resolverse más rápido con solo hablar, más cualquier cosa sensible, difícil o emocional. Estar cara a cara es lo mejor para no perderse las señales no verbales como la postura o las expresiones faciales. Si se encuentra en diferentes oficinas, aproveche todos los avances recientes en las videollamadas. Herramientas como Zoom hacen que sea más fácil iniciar un chat de video (incluso si no tiene un doctorado en TI).

Por ejemplo:

  • «¿Tiene unos minutos para hablar sobre el alcance del proyecto? No estoy seguro de que la discusión en Slack nos lleve a donde debemos estar».
  • «Después del incidente de ayer, prefiero que ya no traigas a tu gato a la oficina».

Y recuerda …

  • Para realizar videollamadas rápidas e improvisadas, simplemente llévelo directamente a su escritorio. ¡Saltar para encontrar una habitación privada a menudo lleva más tiempo que la conversación misma! El sonido de usted hablando no es más fuerte que cualquier otra conversación que ocurra en nuestras áreas de trabajo, así que no se preocupe por distraer a sus compañeros de equipo. Sin embargo, ponerse los auriculares se considera cortés.

¡Ahí tienes! Estas pautas ayudan a los atlassianos a ser eficientes y productivos mientras mantienen nuestro valor de «compañía abierta, sin tonterías». Ambos (Penny y Sarah, sus intrépidos coautores) hemos estado en la compañía desde que éramos solo unos pocos cientos de personas y podemos dar fe de lo importantes que han sido las prácticas de comunicación abierta e inteligente a medida que escalamos. Ahora, como un equipo de unos pocos miles, estas prácticas son más importantes que nunca.

Cada organización tiene su propia cultura única en torno al intercambio de información y el uso de diversos canales de comunicación. Use esta guía como punto de partida y siga iterando para que su cultura de comunicación sea increíble.

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