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La guía sencilla para las solicitudes de información

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Si está buscando invertir en una nueva herramienta para su negocio, deberá investigar.

En muchos casos, esa investigación comenzará con una Solicitud de información (RFI).

¿No estás seguro de qué es una solicitud de información? Lo tenemos cubierto en esta guía rápida.

¿Qué significa RFI?

Una solicitud de información o solicitud de información es una herramienta educativa utilizada por los equipos de adquisiciones para comprender las opciones disponibles para resolver un problema o completar una tarea.

Por ejemplo, si una empresa necesitaba una nueva solución de servidor, enviaría una solicitud de información y las empresas que ofrecían servidores responderían para compartir más información sobre sus productos y servicios para educar al equipo de adquisiciones.

Las RFI son importantes porque reducen los puntos ciegos y permiten a su equipo tomar mejores decisiones. Con más información a su disposición, puede comprender el mercado y tener una mejor idea de las preguntas que tendrá que hacer a medida que avanza en el proceso de adquisición.

RFI frente a RFP

Tanto las RFI como las RFP son herramientas que se utilizan al adquirir nuevas herramientas, servicios o proveedores. Sin embargo, una Solicitud de propuesta (RFP) es diferente de una Solicitud de información (RFI) en algunos aspectos, incluido el momento y el tipo de información requerida.

Una RFI es el paso inicial que da una empresa para solicitar información a los proveedores potenciales, como se describe anteriormente. Su principal objetivo es obtener información, no tomar una decisión final. Una vez que se envían las solicitudes de información, la empresa las revisará y seleccionará las mejores opciones, armada con más información. Luego, generalmente enviarán una solicitud de propuesta.

Una solicitud de propuesta es una solicitud formal para que los proveedores seleccionados respondan a una oportunidad de contrato específica. El documento especifica el alcance y el precio para que los proveedores potenciales puedan hacer una oferta por el trabajo.

Luego, estas ofertas se comparan para comprender las fortalezas y debilidades de cada proveedor, y se elige la mejor opción. Las RFP son un documento de decisión, por lo que las preguntas son más específicas y específicas.

Después de una RFP, la empresa puede ser contactada con una RFQ o Solicitud de cotización que desglosa el proyecto aún más en estructuras de costos y entregables específicos.

Mejores prácticas para la documentación de RFI

Cuanto más reflexivo sea sobre su documento de solicitud de información, mejor calidad obtendrá las respuestas. En lugar de enviar un correo electrónico informal a un representante de ventas y pedirle información, la creación de documentación RFI garantizará que obtenga exactamente la información que necesita. En ese documento, asegúrese de:

  • Sea claro acerca de la información que solicita, de manera que sea más fácil revisar todas las respuestas que reciba.
  • Sea específico sobre cómo y cuándo desea recibir las respuestas de los proveedores.
  • Sea abierto para que los proveedores puedan proporcionar información que ellos consideren relevante, pero que usted no sepa preguntar. Para eso son excelentes las RFI.
  • Sea breve y respetuoso con el tiempo de los proveedores.

Las solicitudes de información generalmente se presentan en formato PDF o se publican en un sitio web para que los proveedores puedan leerlas y responderlas fácilmente.

Solicitud de plantilla de información

Crear su primera RFI puede ser abrumador. ¿Qué deberías pedir? ¿Qué información necesita saber el proveedor? Para ayudar a responder esas preguntas, utilice esta sencilla plantilla para aprovechar al máximo el proceso de solicitud de información.

1. Descripción general o declaración de necesidad

Describe tus metas y objetivos, junto con información general sobre tu empresa. Esta sección debe ser breve y proporcionar una descripción general de su proyecto a alguien que no tenga antecedentes.

2. Contexto de la organización

Incluir información adicional sobre su organización puede ayudar al proveedor a adaptar su respuesta a sus necesidades. Es posible que desee mencionar qué departamento está liderando el proyecto, quiénes son sus clientes y cuáles son los valores de su empresa, entre otras cosas.

3. Detalles de lo que se necesita

¿Qué problema buscas resolver? ¿Qué información necesitas? Aquí es donde puede detallar lo que está buscando. Incluya cualquier información adicional que un proveedor pueda necesitar para desarrollar una respuesta RFI completa. Eso puede incluir:

  • Cualquier habilidad y credencial necesaria que el encuestado pueda necesitar para tener éxito
  • Plazos o alcance general
  • Lo que eres no buscando
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4. Información sobre el proceso

Explique cómo deben responder las partes interesadas a la solicitud de información. Adjunte una plantilla de respuesta si tiene una, describa los plazos y anote si responderá a los encuestados y cuándo lo hará después de que se hayan recopilado las solicitudes de información. Es posible que desee mencionar cualquier criterio de evaluación que utilizará al crear la lista corta para solicitudes de propuestas.

3 muestras de RFI (solicitud de información)

¿Necesitas más inspiración? Lea los siguientes ejemplos de solicitudes de información para obtener más ideas sobre qué incluir en el suyo. Estas tres solicitudes de información provienen de diferentes industrias y tienen diferentes necesidades, por lo que son una buena descripción general de las opciones disponibles para usted.

1. NASA

Cuando la NASA retira partes de sus transbordadores espaciales, les gusta exhibirlas en museos u otras instituciones educativas. Para medir el interés y comprender las opciones potenciales para una próxima pieza retirada, abrieron una RFI. Aquí hay una muestra del documento:

“Este RFI se está utilizando para recopilar estudios de mercado para que la NASA tome decisiones con respecto al desarrollo de estrategias para la ubicación de los transbordadores espaciales en órbita y los motores principales del transbordador espacial (SSMEs) para su exhibición pública después de la conclusión del SSP. La NASA está buscando información de instituciones educativas, museos de ciencia y otras organizaciones apropiadas sobre la capacidad de la comunidad para adquirir y exhibir un transbordador espacial después de que los vehículos se retiren del estado de vuelo “.

Nos gusta este ejemplo de RFI porque proporciona una descripción general sencilla del propósito de la RFI y describe lo que la NASA quiere aprender del proceso.

2. Gobierno de Canadá

Los sitios web gubernamentales son un gran lugar para encontrar ejemplos de solicitudes de información porque se les exige que todos los procesos de adquisiciones estén disponibles públicamente. El siguiente ejemplo es de un RFI para software de planificación financiera.

La sección de requisitos de este RFI es un gran ejemplo de cómo explicar lo que necesita y lo que no necesita en las respuestas. Mientras que el gobierno de Canadá está buscando software de planificación financiera, mantendrá su CRM y proveedor de lago de datos.

3. Universidad de Ottawa

En el siguiente RFI, excepto, la Universidad de Ottawa está buscando una solución de integración ERP. Lo único de este RFI es cómo quieren recibir las respuestas. En lugar de recopilar respuestas escritas o documentos, la U of O está programando discusiones de estrategia con los proveedores. Esta es una forma única de recopilar información, pero útil cuando aún no tiene suficiente conocimiento en el área para armar un alcance de trabajo.

“La Universidad de Ottawa (Universidad) está emitiendo esta Solicitud de Información (RFI) para programar discusiones estratégicas (a través de una conferencia telefónica) de Proveedores interesados ​​con experiencia en Integraciones ERP.

La intención de estas discusiones es obtener comentarios de los proveedores para ayudar a la Universidad a desarrollar un alcance de trabajo más preciso y un enfoque general para una próxima Solicitud de propuesta (RFP) para soluciones de integración ERP “.

Solicitud de éxito

Cada RFI será única para su organización y la información que necesita. Utilice la plantilla anterior como guía para crear una solicitud de información que le permitirá ahorrar tiempo en la evaluación de posibles soluciones.

Con la información correcta enviada a su manera, ¡todo lo que necesita hacer es leer! Estará en camino de conseguir la mejor solución para las necesidades de su equipo.

plantilla rfp



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