Los jefes de finanzas todavía intentan reemplazar Excel con nuevas herramientas

Los jefes de finanzas todavía están tratando de que los empleados se alejen de Microsoft Excel, el omnipresente programa de hojas de cálculo amado y odiado por los profesionales de la contabilidad.

Si bien muchos todavía lo ven como una herramienta útil, algunos directores financieros dicen que los equipos de finanzas confían demasiado en él, a menudo para tareas que Excel no está bien preparado para manejar. Eso puede llevar a errores y pérdida de tiempo.

Microsoft Corp.

movió Excel y sus otros productos de Office a la nube hace una década y ha ofrecido una serie de nuevas características y actualizaciones desde entonces. Pero algunos jefes de finanzas aún quieren reducir su dependencia de la aplicación en favor de programas que automaticen de manera más eficiente la recopilación y el análisis de datos. Afirman que existen limitaciones en la eficacia de Excel, ya que los usuarios tienen dificultades para realizar un seguimiento de los cambios y verificar la información financiera.

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El abrupto cambio del año pasado al trabajo remoto durante la pandemia, que obligó a los jefes de finanzas a administrar las finanzas corporativas y cerrar los libros de forma remota, destacó las deficiencias en el uso de Excel, dijo Glenn Hafler, director de la firma de asesoría Hackett Group C ª.

“La pandemia realmente expuso la vulnerabilidad que tienen los equipos de finanzas como resultado de su dependencia de Excel”, dijo Hafler.

Harmit Singh, director financiero de Levi Strauss.


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Jeenah Moon / Bloomberg News

Ingresar datos manualmente, que es lo que todavía hacen muchos usuarios, puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores que pasan desapercibidos, especialmente cuando los empleados se encuentran dispersos en lugares de trabajo remotos.

Ciclo puro Corp.

, una empresa de administración de agua y tierras con sede en Watkins, Colorado, a principios de este mes reveló que había corregido un error contable que se originó en una hoja de Excel.

El error fue el resultado de fórmulas complicadas utilizadas para asignar costos y la falta de una revisión detallada por parte de la gerencia de la compañía, dijo Kevin McNeill, director financiero de Pure Cycle.

“Excel es una herramienta extremadamente valiosa, pero creo que la mayoría de las empresas, incluyéndonos a nosotros, confiamos demasiado en él”, dijo.

Pure Cycle, que reportó alrededor de $ 500,000 más en ingresos por intereses trimestrales de lo que debería tener, está introduciendo más controles en sus procesos de informes y trasladando tantas tareas como sea posible a su software de contabilidad para evitar el uso excesivo de Excel, dijo McNeill. La compañía registró $ 2.6 millones en ingresos durante el trimestre finalizado el 31 de mayo, frente a los $ 1.8 millones durante el período del año anterior.


“Excel es una herramienta extremadamente valiosa, pero creo que la mayoría de las empresas, incluidos nosotros, confiamos demasiado en él”.


– Kevin McNeill, director financiero de Pure Cycle

El uso generalizado del sistema operativo Windows de Microsoft y del conjunto de productos Office en la década de 1990 ayudó a establecer a Excel como líder del mercado de hojas de cálculo. Los empleados de finanzas se familiarizaron con el programa y cultivaron sus propias formas de trabajar en él a lo largo de los años. Es un hábito que muchos han encontrado difícil de romper, incluso cuando el nuevo software empresarial y otras ofertas de hojas de cálculo, como Google Sheets, están disponibles.

No son solo las empresas más pequeñas como Pure Cycle las que confían en Excel. Las empresas más grandes, por ejemplo, el fabricante de jeans Levi Strauss & Co., que generó $ 4.5 mil millones en ingresos el año pasado, también lo usan.

Levi’s ejecuta su planificación de suministro en Excel, que cubre materias primas, interacciones con proveedores y planificación de capacidad, según Harmit Singh, jefe de finanzas de la compañía. Pero eso cambiará, ya que la compañía está trabajando para introducir una nueva herramienta de inteligencia artificial para manejar esas tareas. La transición ocurrirá durante los próximos dos años y las primeras tareas se moverán de Excel a principios de 2022, según la compañía. “La pandemia reforzó el argumento comercial para el cambio”, dijo la compañía.

Microsoft dijo que está actualizando Excel, que se mudó a la nube en 2011 como parte de Office 365 y ahora es una de las aplicaciones en las ofertas de Microsoft 365 de la compañía, todos los meses y señaló nuevas características, como una que rastrea los cambios para cada hoja de cálculo. celular que se lanzó esta primavera. Otra nueva función permite a los usuarios crear una fórmula y compartirla con otros dentro de un libro de trabajo, una colección de una o más hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo de Excel.


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Microsoft Corp.

“Excel es un producto muy querido por todos nuestros clientes”, dijo Brian Jones, jefe de producto de Excel, y agregó que se puede utilizar en cualquier plataforma o dispositivo.

Microsoft se negó a proporcionar una cifra reciente sobre la cantidad de empresas que usan Excel, pero señaló a 258 millones de usuarios pagos de su suite comercial de productos de oficina Microsoft 365 a fines del primer trimestre de 2020. El uso mensual de Microsoft Excel aumentó casi 30 % año tras año, según un portavoz.

Sin embargo, esos cambios no eliminan el deseo de los directores financieros de depender menos de Excel. “Eso podría ayudar hasta cierto punto, pero incluir horarios complicados en nuestro software de contabilidad sigue siendo una mejor solución”, dijo McNeill de Pure Cycle. Levi’s dijo que las actualizaciones recientes a Excel no han cambiado la necesidad de herramientas más sofisticadas.

Las empresas que buscan reemplazar a Excel, al menos en parte, tienen una variedad de opciones, según la tarea en cuestión. SAP SE,

OneStream Software LLC, Oracle Corp.

, Anaplan C ª.

y Workiva C ª.

se encuentran entre las empresas que ofrecen tecnología de la información basada en la nube para diferentes partes de la función financiera.

Jill Klindt, directora financiera de Workiva.


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Workiva Inc.

Anaplan, con sede en San Francisco, a principios de este año contrató a Victor Barnes, ex director financiero de división de Coca-Cola Co.

, para promover su producto a clientes comerciales. Durante su tiempo en Coca-Cola, Barnes hizo que su equipo cambiara de Excel a Anaplan para procesos de planificación a largo plazo, lo que redujo la cantidad de tiempo necesario para consolidar la información en más del 70%, a dos semanas, dijo. Anaplan dijo que sus ingresos han crecido en los últimos trimestres a medida que ha registrado más clientes.

Workiva proporciona una plataforma de software como servicio para informes financieros y no financieros y cumplimiento, pero aun así, la directora financiera Jill Klindt dice que algunos miembros de su equipo usan Excel, algo que ella está tratando de limitar.

En febrero, la función de finanzas de la empresa se trasladó a una nueva herramienta de planificación y análisis y está automatizando tareas como la aprobación de informes de gastos. “Seguimos implementando sistemas que reducen la dependencia de Excel”, dijo, y agregó que las actualizaciones de Microsoft a Excel no cambian eso.

Workiva también ha experimentado un aumento en la demanda de los clientes desde la pandemia, dijo Klindt.

Los consultores dicen que no es solo la TI lo que necesita cambiar, sino también la forma en que las personas organizan las tareas financieras. De lo contrario, las empresas corren el riesgo de gastar dinero en nuevos sistemas mientras los empleados continúan trabajando en Excel y al final solo copian y pegan los datos, dijo Vanessa Keating, quien dirige la práctica de asesoría en finanzas digitales de Hackett.

“Esto es lo que saben y con lo que se sienten cómodos”, dijo sobre Excel. Los jefes de finanzas deben reorganizar los flujos de trabajo y los procesos para garantizar que la transición desde Excel sea exitosa.

Aún así, a pesar de los esfuerzos de las empresas, los ejecutivos y asesores dijeron que no están seguros de si Excel realmente desaparecerá alguna vez.

“Está muy presente en la mente de las personas”, dijo la Sra. Klindt de Workiva. “No soy el tipo de persona que lo prohibiría”.

Escribir a Nina Trentmann en [email protected]

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Fuente: WSJ