Project.co revela estadísticas y temas de gestión de proyectos que estarán viendo en 2021


Existe una idea arraigada de que la creatividad está arraigada de alguna manera en el caos: que la estructura y la organización son de alguna manera enemigas de las grandes ideas.

Si no fuera ya es hora de reevaluar esa idea; entonces, seguramente, ese momento es ahora.

Después de todo, en 2020, los equipos creativos de todo el mundo fueron retirados (a menudo sin previo aviso) de sus oficinas y dispersados ​​por oficinas en casa y mesas de cocina.

La mayoría de nosotros pasamos de un mundo de comunicación cara a cara en cualquier momento a un mundo de videollamadas, correo electrónico y aplicaciones de chat.

Y esto solo ha ampliado una idea que muchos ya creían que era cierta: que los grandes equipos creativos no solo necesitan grandes ideas, sino también grandes procesos, comunicación y gestión de proyectos para tener éxito.

En medio de todo ese caos, el equipo de Proyecto.co acaba de publicar el informe Estado de la gestión de proyectos, diseñado para descubrir cómo los equipos creativos gestionan sus proyectos a medida que avanzamos hacia 2021.

La encuesta buscaba evaluar qué hacen bien los equipos y qué creen que se podría mejorar. Exploró qué herramientas y sistemas utilizan, y cómo sus procesos afectan su eficiencia y productividad.

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La investigación sugiere:

    • La gente cree casi unánimemente que hay margen de mejora en la forma en que gestionan los proyectos.
    • La mayoría de las personas luchan por tener visibilidad de lo que otros miembros de su equipo están trabajando, y muchos ven con malos ojos la comunicación dentro de su negocio, a pesar de reconocer su importancia crítica para la misión.
    • Un número alarmantemente alto de personas admite abiertamente faltan regularmente los plazos – e incluso olvidando las tareas pendientes.
  • El correo electrónico domina de manera abrumadora como herramienta de comunicación, tanto entre equipos como con clientes, aunque esto no es del agrado de todos.

Acerca de la encuesta

El estado de la gestión de proyectos de Project.co es un informe integral diseñado para evaluar la forma en que los equipos creativos gestionan sus proyectos y la comunicación.

Hace una serie de preguntas para evaluar cómo se ve el panorama de la gestión de proyectos. Este es el primer informe, pero se publicará anualmente y, con el tiempo, rastreará los cambios en la industria.

Los hallazgos de este informe se recopilaron mediante una encuesta a 437 encuestados únicos, de una variedad de industrias, nichos y países, en diciembre de 2020.

Los hallazgos clave

El poder de la claridad de la tarea

Resultó que tener una lista clara de tareas para trabajar metódicamente es un factor clave del bienestar. y actuación.

95% de las personas siente que tener una lista de tareas para hacer cada día es bueno para su salud mental, y 96% de las personas siente que los hace más eficientes y productivos.

Hubspot-stats1-minDe aquellos que no crean una lista diaria de tareas, 90% dicen que omiten u olvidan tareas “ocasionalmente” o “regularmente”.

Hubspot-stats2-minUn problema con la visibilidad entre equipos

Una vieja metáfora de la coordinación es que la mano izquierda necesita saber qué está haciendo la mano derecha.

En términos comerciales, esto significa que es importante que las personas sepan en qué están trabajando otros miembros de su equipo, evitando volver a trabajar, duplicar y facilitar la entrada de soluciones creativas y diversas perspectivas de todos los equipos.

Esto está validado por el hecho de que 94% de las personas sienten que tener una buena visión de lo que están trabajando sus compañeros de equipo mejora la productividad y la eficiencia en una empresa.

Sin embargo, aquí es donde se pone interesante: menos de la mitad (42%) de las personas dicen que les resulta fácil comprender en qué están trabajando otros miembros de su equipo en un momento dado.

Hubspot-stats3-minNo hace falta decir que esta es una gran oportunidad perdida en vista de la situación actual, donde una mayor comprensión y colaboración entre equipos puede ayudar claramente a fomentar un gran sentido de compromiso de los empleados y mitigar muchos de los desafíos que surgen del trabajo remoto.

Comunicación con clientes

Cuando se trata de comunicarse con los clientes, el correo electrónico manda. 67% de las personas dicen que se comunican principalmente con los clientes mediante el correo electrónico, lo que eclipsa las llamadas telefónicas (8%) software de gestión de proyectos (9%), reuniones en línea (8%) y reuniones presenciales (5%).

Hubspot-stats4-minPero eso no necesariamente funciona para todos. Menos de la mitad de las personas dice que el correo electrónico es su forma preferida de tratar con las empresas como clientes, 25% diciendo que prefieren utilizar software de gestión de proyectos.

Hubspot-stats5-minEl correo electrónico es menos que ideal debido a su naturaleza aislada y desconectada; esto a menudo conduce a activos perdidos / extraviados, intercambio de información inconsistente y una experiencia frustrante para el cliente.

Margen de mejora

Lo que está claro a lo largo de los datos es hasta qué punto la gente siente que las cosas podrían y deberían mejorar.

92% de las personas dicen que creen que la colaboración con sus compañeros de equipo podría mejorarse.

Hubspot-stats6-minY esto se filtra a los entregables del día a día: solo dieciséis% de las personas dicen que “siempre” cumplen con sus plazos.

Hubspot-stats7-minEsto deja al descubierto el hecho de que, a pesar de que la organización, la comunicación, la eficiencia y la confiabilidad son primordiales en la industria creativa, la entrega tardía, la comunicación en mal estado y los niveles deficientes de organización siguen siendo un factor importante, y sin duda impiden que innumerables empresas lleguen potencial completo.

Seguimiento del tiempo y rentabilidad del proyecto

Para muchos equipos creativos, el tiempo es dinero y, a menudo, ese es el caso literalmente, y la facturación se completa por hora para muchas agencias.

Entonces el real inteligencia y datos El tiempo dedicado a los proyectos es claramente muy importante, o al menos debería serlo.

Sorprendentemente, en la encuesta, surgió que el 15% de las empresas que realmente facturan a los clientes de acuerdo con el tiempo dedicado a los proyectos en realidad no rastrea ese tiempo en absoluto.

Hubspot-stats8-minCuando las empresas SÍ realizan un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos, solo el 13% cree que se realiza un seguimiento “extremadamente preciso” y el 35% dice que no se realiza un seguimiento con mucha precisión.

Hubspot-stats9-minY los datos, incluso cuando se recopilan, se están infrautilizando: 60% de las personas que SÍ hacen un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos dicen que no utilizan estos datos de forma retrospectiva para identificar la eficiencia en sus proyectos.

Hubspot-stats10-minPara resumir

Al evaluar estos datos, parece que hay, esencialmente, buenas y malas noticias.

La mala noticia es que los datos muestran una industria creativa que experimenta un verdadero aprieto en torno a cuestiones básicas de organización, gestión de tareas y tiempo, comunicación y eficiencia operativa. No hay duda de que estos ‘conceptos básicos’ están socavando el asombroso trabajo creativo en una variedad de industrias y nichos, y están vendiendo negocios en corto.

La buena noticia, sin embargo, es que la gente realmente parece ‘entender’ que estos son problemas. Los problemas están claramente en el radar, después de haber sido identificados, y parece haber un compromiso demostrable para resolverlos.

En muchos sentidos, no hay mejor momento para hacer un balance de esto. Si la necesidad es la madre de la invención, bien podría ser que los acontecimientos mundiales actuales sean la fuerza impulsora detrás de una nueva era de inversión en sistemas, procesos y tecnología que hacen que los proyectos creativos funcionen mejor para los equipos involucrados y, por supuesto, el clientela.

Al invertir en software que permite a los equipos una mayor visibilidad sobre el trabajo, les permite crear sus propias listas de tareas, comunicarse de forma centralizada en un solo lugar y realizar un seguimiento del tiempo / rentabilidad del proyecto, las empresas finalmente pueden tomar el control sobre el buen funcionamiento de sus proyectos.

A su vez, podrán ofrecer una experiencia más saludable y eficiente para sus empleados, mientras brindan sin esfuerzo una experiencia de servicio al cliente que coincide con la calidad de su trabajo creativo.

Puede consultar el informe completo, con muchos más puntos de datos, y obtener una versión descargable visitando Project.co’s Página de estado de gestión de proyectos.

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