¿Qué es la regla 7×7 en PowerPoint?

A pesar de su reputación de entrega de contenido seco tanto en reuniones virtuales como en persona, PowerPoint sigue siendo la opción preferida para muchos profesionales, incluso cuando surgen otras opciones que ofrecen una mayor usabilidad y flexibilidad fuera del ecosistema de Microsoft.

Parte de la popularidad de la plataforma de presentación se debe a su familiaridad: muchas organizaciones aún ejecutan los primeros entornos de software de TI de Microsoft, por lo que PowerPoint es la opción obvia para un diseño de presentación sencillo. La simplicidad proporciona la segunda parte de esta permutación de popularidad, ya que la creación de una presentación de PowerPoint básica sobre un solo tema requiere un tiempo y esfuerzo mínimos.

¿El problema? «Simple» no siempre significa «efectivo». El personal de todos los mercados, industrias y verticales de todo el mundo tiene historias sobre presentaciones de PowerPoint insoportablemente largas y aburridas que tenían muchos detalles pero poco valor. La regla 7×7 ofrece un marco para ayudar a impulsar la forma y función de PowerPoint al reducir el volumen de texto y mejorar el impacto de la información.

En esta pieza, romper la regla 7×7 en PowerPoint, mejores prácticas y ofrecen algunas ejemplos procesables de soluciones de siete por siete in situ.

El problema de PowerPoint

En pocas palabras, a la mayoría de los espectadores no les gusta PowerPoint. Si bien el formato tiene el beneficio de la velocidad y la conveniencia, y posiblemente se puede usar para comunicar información de manera rápida y concisa, muchas presentaciones son demasiado largas y sobrecargadas con bonanzas de viñetas que parecer relevantes, pero en realidad son solo aire caliente digital.

En la mayoría de los casos, la desconexión entre apariencia y acción es aburrida en el mejor de los casos e irritante en el peor. Sin embargo, como señaló la BBC, en casos extremos, como el desastre del transbordador Challenger de la NASA, la información pasada por alto en una presentación sobrecargada puede tener consecuencias significativas en el mundo real.

¿Mejor apuesta? Para evitar la frustración y la fatiga de PowerPoint, es hora de un nuevo marco: la regla 7×7.

¿Qué es la regla 7×7 en PowerPoint?

La regla 7×7 es simple: para cada diapositiva, no use más de siete líneas de texto, o siete viñetas, y no más de siete palabras por línea. Los títulos de las diapositivas no se incluyen en el recuento.

No hay datos específicos que respalden el modelo 7×7 como ideal; algunos proselitistas de PointPower consideran que 8×8 es suficientemente bueno, mientras que otros dicen que 6×6 es más sencillo. El punto aquí no es el número estricto, sino la idea subyacente: elimine la información superflua para mejorar la asimilación de la presentación.

Las diapositivas pueden contener imágenes, y deberían, siempre que sea posible, pero cumplir con la regla 7×7 ayuda a reducir el exceso de datos que podrían compartirse mejor en correos electrónicos de seguimiento o discusiones individuales. En efecto, la regla 7×7 es una forma de reducir la cantidad de tiempo que el personal dedica a fingir que le importan los PowerPoints y, en cambio, ayudarlos a concentrarse en la información de las diapositivas que es relevante, contextual y procesable.

Mejores prácticas para la regla 7×7 en PowerPoint

Crear una diapositiva típica de PowerPoint es sencillo. Sin embargo, como cualquier práctica comercial, se puede mejorar con un conjunto estandarizado de reglas diseñadas para limitar el desperdicio y mejorar la eficiencia. Y cuando se trata de la mayoría de las presentaciones de PowerPoint, casi cualquier cambio tiene un impacto positivo.

Analicemos algunas de las mejores prácticas para crear diapositivas de PowerPoint con la regla 7×7.

1. Diapositiva única, concepto único.

Cada diapositiva debe abordar un solo concepto en lugar de intentar conectar los puntos entre múltiples puntos de datos, tendencias o ideas. Si bien está bien basarse en datos de diapositivas anteriores a medida que la presentación avanza en una sola diapositiva, el enfoque de concepto único ayuda a enfocar los esfuerzos de presentación desde el principio.

2. Las imágenes aumentan el impacto.

Como se señaló anteriormente, las imágenes son una adición bienvenida a las diapositivas, siempre que sean relevantes. Si se encuentra agregando fotos de archivo no relacionadas solo para agregar algo de color, no lo haga. Mantenga las diapositivas, el texto y las imágenes al día.

4. Olvídese de lo gracioso.

Casi todo el mundo tiene una historia sobre una broma de PowerPoint «divertida» que no fue nada por el estilo. En la mayoría de los casos, estos esfuerzos de humor de mano dura son calzados ostensiblemente para ayudar a los espectadores a recordar mejor los datos de las diapositivas. De hecho, desvían el enfoque de su objetivo principal.

5. Planifíquelo.

Antes de crear su presentación, cree un esquema básico que resalte su concepto principal, cómo planea transmitirlo y cuántas diapositivas en total debería tomar. Luego, redacta tus diapositivas. Tómese un descanso, revíselos y reduzca siempre que sea posible.

6. Considere el 7x7x7.

Si realmente quieres apostar por la regla 7×7, considera agregar otras 7 y apuntar a no más de 7 palabras en cada línea, no más de 7 líneas en cada diapositiva y no más de 7 diapositivas en total. No es fácil, pero ofrece muchas más posibilidades de hacer entender su punto.

Regla 7×7 en ejemplos de PowerPoint

Entonces, ¿cómo se ve la regla 7×7 en la práctica? Una cosa es hablar de crear una diapositiva mejor, pero es fácil volver a caer en malos hábitos cuando llega el momento de armar una presentación. Que tiene sentido; Los creadores de contenido a menudo intentan transmitir una cantidad significativa de información en un corto período de tiempo, y es fácil desviarse por la noción de que todos los datos deben incluirse para que la reunión sea un éxito.

Comencemos con una diapositiva que se ha eliminado sustancialmente de la regla 7×7:

Hay mucho que desempacar aquí. Estamos usando demasiadas líneas y demasiadas palabras por línea. Las líneas son complejas sin decir mucho, y el intento de humor no agrega nada.

Intentemoslo de nuevo:

Este es mejor: hemos reducido el número de líneas a 7 y hemos perdido la broma, pero la mayoría de las líneas todavía tienen más de 7 palabras y el texto es demasiado complicado.

Probemos una vez más:

Esta diapositiva es clara y concisa, y la mayoría de las líneas tienen menos de 7 caracteres. Ofrece la misma información que las dos primeras versiones, solo que es más eficaz y eficiente.

La solución 7×7

Si bien usar 7 líneas de texto con 7 palabras o menos no es una solución milagrosa para todos los problemas relacionados con PowerPoint, es un buen lugar para comenzar si lo que busca es aumentar la participación del espectador y limitar la fatiga.

¿Línea de fondo? PowerPoint no siempre es el formato ideal para transmitir su punto de vista, pero si necesita crear una presentación rápida que llegue bien a su audiencia, comience con la solución 7×7.