Crear un flujo de trabajo de contenido efectivo es muy parecido a hornear un pastel. Si accidentalmente vierte la masa sin terminar en una sartén sin preparar, el daño ya está hecho. No puedes regresar y preparar la sartén después del hecho.
Imagina que la masa de tu pastel es tu contenido y el molde para pasteles es su publicación. Si su contenido va directamente del escritor a sus consumidores, corre muchos riesgos. Primero debe editar y verificar el contenido antes de su publicación y distribución. Los lectores se desinteresan o se molestan por el contenido descuidado e incorrecto. Y una vez que la información está disponible, es casi imposible recuperarla.
Tener a las personas adecuadas en su equipo de contenido no es suficiente. Para crear contenido de calidad cada vez que publica, su empresa necesita delinear sus procesos en un flujo de trabajo de contenido.
En esta publicación, cubriremos el tema del flujo de trabajo de contenido: qué es, cómo administrarlo y cómo puede crear uno para su negocio.
¿Qué es un flujo de trabajo de contenido?
Un flujo de trabajo de contenido es una serie de tareas que realiza su equipo para llevar su contenido desde la ideación hasta la entrega de la manera más eficiente posible. Aunque describe los procesos, un flujo de trabajo de contenido también depende en gran medida de las personas, las herramientas y los recursos necesarios para la creación de contenido.
Los estrategas, escritores, editores y gerentes son personas que tendría en su equipo de contenido. Sus tareas, vistas en un flujo de trabajo, incluyen planificación, redacción, edición, publicación y más; sin embargo, cada función no es necesaria para cada tipo de contenido.
Dependiendo del tipo de contenido, su flujo de trabajo cambiará. Las empresas pueden publicar diversos contenidos, como boletines, publicaciones en blogs y publicaciones en redes sociales. El flujo de trabajo de contenido es diferente para cada recurso. Por ejemplo, compare la publicación de un boletín y una publicación en las redes sociales. La diferencia más evidente en este proceso es que los tipos de contenido pasan por diferentes canales. Una vez que desglose los flujos de trabajo, descubrirá que cada uno puede requerir personas, procesos, herramientas y recursos por separado.
Con tantas piezas en movimiento necesarias para crear un flujo de trabajo de contenido, administrar el proceso se convierte en una prioridad.
Gestión del flujo de trabajo de contenido
Si no se controla, su flujo de trabajo de contenido puede volverse complicado y confuso para su equipo. Para administrar con éxito su flujo de trabajo, comience por describir los procesos, las personas y las herramientas involucradas en el proceso de creación de contenido.
Procesos
Para administrar su flujo de trabajo de contenido, identifique los pasos necesarios para crear contenido. Están:
- Estrategias
- Planificación
- Creando
- Revisando
- Publicación
- analizando
Si bien este es el flujo de trabajo básico para el contenido, cada paso tiene procesos complementarios según el tipo de contenido. Puede crear estos pasos adicionales a medida que crea su flujo de trabajo de contenido. En esta etapa, es útil delinear una estrategia de contenido.
Gente
Un flujo de trabajo de contenido efectivo se enfoca en los procesos necesarios para publicar contenido, pero se puede decir que las personas son la parte más vital. Un aspecto de la gestión del flujo de trabajo de contenido es la identificación y gestión de jugadores clave. Estas personas son responsables de cumplir con los pasos del proceso de creación de contenido enumerados anteriormente. Por ejemplo, para la elaboración de estrategias, necesitaría un estratega. Para revisar, necesitarías un editor.
Junto con la gestión de su personal y sus procesos, la gestión del flujo de trabajo de contenido también cubre las herramientas necesarias para completar el trabajo.
Instrumentos
Para que su equipo de contenido cumpla con sus funciones y trabaje en los procesos de creación de contenido, necesita herramientas. El contenido debe crearse, editarse, compartirse o administrarse en alguna parte. Administrar el flujo de trabajo de contenido de su equipo significa administrar las herramientas que necesita.
Los sistemas de administración de contenido, como CMS Hub, son esenciales para publicar publicaciones de blog. Canva y Adobe Photoshop son excelentes herramientas para el diseño. Estas son solo tres de las muchas herramientas que su empresa podría agregar a su pila de tecnología de contenido.
A medida que crece la industria del marketing de contenidos, su negocio necesita expandirse para adaptarse a este crecimiento. Esta expansión refleja un aumento en las personas, los procesos y las herramientas asociadas con su flujo de trabajo de contenido. Cuanto más completo se vuelve su flujo de trabajo, más desalentador es administrarlo; sin embargo, la integración del software de flujo de trabajo de contenido puede resolver el problema.
Software de flujo de trabajo de contenido
El software de flujo de trabajo de contenido, o un sistema de gestión de flujo de trabajo, es un programa que gestiona el proceso de creación de contenido a través de la planificación, producción y publicación. En lugar de que los equipos usen múltiples métodos y enfoques para monitorear el proceso de contenido, los sistemas de administración de flujo de trabajo lo ayudan a crear una ubicación centralizada para que su equipo visualice sus procesos. Promueve la ejecución de su estrategia de contenido en consonancia con los objetivos de la empresa.
Los beneficios adicionales de usar software de flujo de trabajo de contenido incluyen:
- Un aumento de la productividad
- Una reducción de errores
- Una mejora en la colaboración en el lugar de trabajo
Aumento de la productividad
Sin utilizar una herramienta de software de flujo de trabajo de contenido, los miembros del equipo se quedan con trabajo adicional y tiempo perdido. Estos problemas se eliminan con el software de flujo de trabajo de contenido porque está automatizado. Elimina el envío de actualizaciones por correo electrónico porque el software las envía por usted. Los equipos de contenido no tienen que adivinar el cronograma de un proyecto porque el sistema lo administra por ellos. Todo sucede de manera rápida y eficiente.
Reducción de errores
Nada es perfecto y no puede esperar lo mismo de su flujo de trabajo de contenido. Aun así, el software de flujo de trabajo de contenido ayuda a reducir los errores. Ayuda a su equipo a adelantarse a los plazos. Le permite identificar qué procesos en el flujo de trabajo de contenido necesitan ajuste. El software de administración de contenido le brinda a su empresa las herramientas para mejorar su flujo de trabajo.
Mejora en la colaboración en el lugar de trabajo
El software de gestión de contenido mejora la colaboración en el lugar de trabajo entre los miembros del equipo y las aplicaciones y plataformas que utilizan. Ejecutar su estrategia de contenido requiere muchas personas diferentes que usan varias herramientas. El software de gestión de flujo de trabajo le permite a su equipo notificar y actualizar a otro miembro mientras el software se integra con varios sistemas de gestión de contenido, proveedores de correo electrónico, servicios de mensajería y plataformas de redes sociales.
Para aprovechar los beneficios de usar el software de flujo de trabajo de contenido, obtenga más información sobre Marketing Hub y cómo su tecnología de automatización de marketing simplifica las tareas.
Plantilla de flujo de trabajo de contenido
El software de flujo de trabajo de contenido es fundamental para mantenerse al día con su estrategia de contenido; sin embargo, necesita los pasos apropiados para construir su flujo de trabajo. Solo así podrá sacarle el máximo partido al software. ¿Por dónde empiezas? Así es como puede crear su flujo de trabajo de contenido.
Cómo crear un flujo de trabajo de contenido
Las personas, los procesos y las herramientas necesarias para ejecutar su estrategia de contenido son marcadores útiles para crear su flujo de trabajo de contenido. Para crear un flujo de trabajo de contenido, debe:
- Decide qué contenido crear.
- Cree un desglose de las tareas procesables.
- Asignar roles.
- Determinar el tiempo asociado a cada tarea.
- Documente su flujo de trabajo de contenido.
Decide qué contenido crear.
Primero, decida “qué” está creando. ¿Es una publicación en las redes sociales? ¿Es un boletín? Su empresa tiene la opción de crear muchos tipos de contenido, como infografías, publicaciones de blog, contenido de video y más, y deberá crear un flujo de trabajo para cada uno.
Cree un desglose de las tareas procesables.
Una vez que esté enfocado en un tipo de contenido en particular, describa los pasos necesarios para pasar de la estrategia a la publicación. Considere este flujo de trabajo de muestra para una publicación de blog. Su proceso podría verse así:
Elaboración de estrategias > Planificación > Creación > Edición > Publicación > Análisis
Si bien estas son tareas amplias para crear un blog, aquí es donde necesita expandirse. La elaboración de estrategias generalmente incluye realizar auditorías de contenido, crear personas compradoras y realizar investigaciones de palabras clave. La edición puede implicar la implementación de técnicas de SEO o la adición de imágenes y enlaces.
Cada paso del proceso debe tenerse en cuenta para que pueda asignarse al miembro del equipo adecuado.
Asignar roles.
Una vez que tenga las tareas para su proceso de contenido, es hora de decidir quién las hace. Este paso puede ayudar a identificar si alguien está en capacidad en su función y si necesita traer miembros adicionales. Usando nuestro ejemplo de blog anterior, así es como podría asignar roles.
- Estrategias > Estratega de contenido
- Planificación > Administrador de contenido
- Escritura > Redactor
- Edición > Redactor
- Publicación > Administrador de contenido
- analizando > Administrador de contenido
Después de asignar la responsabilidad de cada tarea, determine cuánto tiempo es necesario para completarla.
Determinar el tiempo necesario para cada tarea.
Para determinar cuánto tiempo necesita para cada tarea, consulte a su equipo de contenido. ¿Cuánto tiempo dice tu escritor que les toma escribir una publicación de 500 palabras? ¿Qué pasa con una publicación de 2500 palabras? Use el tiempo que le dan y añada tiempo adicional. Puede ayudar a su empresa a evitar trabajar con plazos ajustados o no cumplir con los plazos.
Después de este paso, su flujo de trabajo de contenido podría verse así:
- Estrategias > Estratega de Contenidos (1 día)
- Planificación > Administrador de contenido (<1 día)
- Escritura > Redactor (2 días)
- Edición > Redactor (1 día)
- Publicación > Administrador de contenido (<1 día)
- analizando > Administrador de contenido (en curso)
Una vez que haya definido un proceso para las tareas, las personas y el tiempo necesario para crear su contenido, su flujo de trabajo de contenido estará completo.
Documente su flujo de trabajo de contenido.
El último paso para crear su flujo de trabajo de contenido es documentarlo. Las empresas suelen utilizar procedimientos operativos estándar (SOP) para mantener a sus equipos alineados con el proceso. Marketing Hub, Trello y Evernote son ejemplos de sistemas que brindan a los equipos un fácil acceso a documentos como los SOP.
Los flujos de trabajo de contenido funcionan, así que usted no tiene que hacerlo.
La creación de contenido no es simple. Hay muchos elementos en la publicación de contenido y la ejecución exitosa de su estrategia de contenido. La creación de un flujo de trabajo de contenido ayuda a su equipo a concentrarse en la tarea al aumentar la productividad, reducir los errores y mejorar la colaboración en el lugar de trabajo. El flujo predeterminado de cada proceso lo hace fácil, pero la gestión de tareas individuales se vuelve cada vez más caótica sin un software de flujo de trabajo de contenido.
Al administrar cómo su contenido se transforma de una idea a una publicación, los flujos de trabajo de contenido manejan el trabajo pesado.