¿Qué es una sesión de grupo? [+ How To Plan Your Own]


Habiendo asistido a muchas reuniones, definitivamente puedo decir que a veces me siento abrumado. Mientras disfruto del contenido que se está discutiendo, puedo sentirme cansado y desear un descanso para descomprimirme antes de volver a concentrarme en absorber la información.

Estoy seguro de que no estoy solo en estos sentimientos, que muchos de nosotros queremos absorber todo lo que podamos sin dejar de tener la oportunidad de desconectarnos temporalmente y dejar que nuestras mentes divaguen.

Lo que buscamos es una sesión de trabajo, en la que los anfitriones de la reunión comprendan y se adapten a la necesidad de tomarse un descanso y dedicarles tiempo específicamente. Esta publicación explicará qué es una sesión grupal, explicará cómo planificar una sesión exitosa y presentará ideas que puede incorporar en su próxima reunión.

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Estas sesiones son menos estructuradas que las sesiones de reuniones generales y, por lo general, permiten que los asistentes participen en lugar de simplemente sentarse en la audiencia y escuchar. Si bien estas sesiones pueden estar relacionadas con el contenido general de la reunión, también pueden centrarse en temas no relacionados.

Las sesiones grupales pueden ocurrir durante reuniones tanto presenciales como virtuales. Los primeros suelen enviar a los asistentes a diferentes áreas del lugar de la conferencia y los segundos utilizan funciones de sala de grupos de trabajo nativas de las herramientas de conferencias virtuales. Estas sesiones son especialmente importantes durante las reuniones virtuales, donde ya existe un elemento de desconexión integrado ya que los asistentes se encuentran en sus respectivas ubicaciones.

A continuación, repasaremos algunas ideas que puede utilizar para incorporar sesiones de trabajo interesantes en sus próximas reuniones.

Ideas para sesiones grupales

Hay varias sesiones grupales que puede planificar, como las relacionadas directamente con el contenido de la reunión y otras que se centran en el entretenimiento e involucran a los asistentes jugando entre sí.

Charlas relámpago

Las charlas relámpago son una excelente manera de interrumpir las sesiones de reunión. Son breves para que las personas puedan asistir a más de una, y un facilitador se toma un tiempo determinado para dar charlas breves sobre un tema de su elección relacionado con el contenido general de la reunión.

Sin embargo, las charlas relámpago también se pueden adaptar para permitir que los facilitadores presenten cualquier tema que les apasione, ayudando a los asistentes a conocerse más unos a otros y a dejar que sus mentes se dirijan a otra parte antes de volver a centrarse en las reuniones.

Redes de velocidad

Las sesiones de trabajo en red rápidas permiten a los asistentes conocerse y establecer conexiones profesionales. Puede dividir a las personas, establecer expectativas e instruir a los participantes para que dediquen una cantidad determinada de tiempo a hablar con una persona y pasar a otra una vez que se acabe el tiempo.

Juegos

Los juegos pueden ayudar a los participantes a relajarse y desestresarse, especialmente cuando son interactivos y fomentan el compromiso con los demás. Estas sesiones son diferentes de las otras ideas de esta lista, ya que pueden estar menos relacionadas con el contenido de la reunión que otras.

Durante las sesiones en persona, puede organizar juegos de bingo, formar equipos para resolver acertijos o incluso jugar charadas. Los juegos virtuales también son posibles.

Sesiones de establecimiento de objetivos

Las sesiones de establecimiento de objetivos son excelentes, ya que pueden alentar a los participantes a pensar en profundidad sobre el contenido de la reunión en un entorno relajado donde pueden conversar con otros y expresar sus pensamientos. Puede asignar un facilitador a cada sala de grupos y ellos pueden iniciar una conversación sobre el contenido de la reunión general y alentar a los participantes a relacionar el contenido con sus deseos.

Por ejemplo, suponga que su reunión más grande se centra en la introducción de un nuevo flujo de trabajo para toda la empresa. En ese caso, los asistentes a estas sesiones pueden establecer metas en torno a lo que quieren lograr con la nueva estrategia durante el próximo año.

Sesiones de Ask Me Anything (AMA)

Las sesiones de AMA son una excelente idea para grupos, especialmente si no tienes la oportunidad de responder las preguntas de todos.

Los participantes pueden dividirse en diferentes salas y grupos y hacer preguntas o expresar sus pensamientos sobre lo que sucedió durante la reunión, y un facilitador experimentado puede estar allí para responderlas.

Actividades al aire libre

Las actividades al aire libre son más adecuadas para reuniones en persona donde grupos de participantes pueden salir juntos. Pueden estar menos centrados en el contenido e involucrar algo así como una búsqueda del tesoro, pero las sesiones generales de grupo también se pueden llevar a cabo al aire libre para que los participantes cambien de escenario.

Sin embargo, hacer uso de una sesión al aire libre durante una reunión virtual puede implicar alentar a los participantes a desconectarse por unos minutos, salir y regresar y contarle al grupo algo que vieron mientras estaban allí, o compartir una foto de un artículo que les pediste que encontraran e identificaran en el exterior.

Sesión de micrófono abierto

Los micrófonos abiertos siempre son emocionantes y pueden ser excelentes para fomentar la participación y dar a los asistentes un momento para divertirse y aprender sobre sus compañeros. Los micrófonos abiertos pueden centrarse en el contenido de la reunión, como hacer que los representantes de servicio compartan historias de clientes, o asistentes no relacionados y que se pongan de pie y compartan un talento oculto.

Debates directos

Las discusiones sin cita previa son una gran idea, ya que puede programar varias sesiones diferentes para que los asistentes elijan. También son un formato de baja presión para entablar conversaciones y establecer contactos. Las personas pueden navegar a una sala donde el contenido esté relacionado con su interés e incluso ingresar a varias sesiones si no pueden decidir.

Si bien esta no es una lista exhaustiva de ideas, ciertamente se pueden usar para crear y diseñar sesiones de trabajo atractivas para su próxima reunión.

Ejemplos de sesiones grupales

A continuación, repasaremos algunos ejemplos de la vida real de sesiones grupales que pueden servir como inspiración adicional para su planificación.

Centro de liderazgo sin fines de lucro

El Nonprofit Leadership Center es una organización que apoya a otras organizaciones sin fines de lucro. Alberga una conferencia anual de liderazgo que incluye múltiples sesiones de trabajo dirigidas por líderes de la industria entre las que los asistentes pueden elegir.

Una sesión especial de su conferencia de 2020, Conversaciones valientes: comprensión y confrontación del sesgo inconsciente con Margarita Sarmiento, discutió cómo crear entornos de trabajo que fueran inclusivos y positivos para que todos formen parte. La sesión paralela se relacionó con el tema general de la conferencia, que se centró en liderar con valentía.

Aprovechando nuestro impulso (BOOM)

Mount Holyoke College organiza una conferencia anual sobre diversidad llamada Building On Our Momentum, donde se alienta a los miembros de la comunidad a asistir a eventos y aprender sobre diversidad, equidad e inclusión en charlas en vivo y contenido grabado.

La conferencia BOOM 2021 incorpora varias sesiones de trabajo para ayudar a los asistentes a interactuar con el contenido en grupos más pequeños y a descomprimirse de temas contundentes sobre los que pueden estar aprendiendo.

Una de las sesiones, Tuesday Crafternoon: Zines, anima a los asistentes a ser creativos y crear un zine mientras aprenden simultáneamente sobre su historia y uso en comunidades marginadas.

ENTRANTE

INBOUND es la conferencia de marketing anual de HubSpot que presenta una amplia variedad de oportunidades, incluidas las sesiones grupales. Durante estas sesiones, los asistentes pueden descomprimirse, interactuar más con el contenido y conectarse con otros participantes.

Meetup: Black at INBOUND, una sesión especial de INBOUND 2020, creó un espacio seguro para que los asistentes negros conozcan a otros profesionales, establezcan contactos y debatan temas de interés.

Plantilla de sesión de grupo

Dados los beneficios que pueden brindar, es esencial comprender cómo planificar y liderar una sesión grupal exitosa. Repasemos algunos consejos.

1. Establezca los plazos designados.

Como las sesiones paralelas son períodos específicos entre las sesiones de la reunión principal, es crucial establecer marcos de tiempo específicos en los que se llevarán a cabo. Tome nota de la actividad de la sesión, cuánto tiempo llevará y trate de ceñirse a ese horario.

2. Establezca metas para la sesión.

Las sesiones grupales que están diseñadas específicamente para que los asistentes se descompriman son excelentes, pero, independientemente de la intención, es esencial establecer metas, para que los participantes sepan qué esperar.

Tal vez sea simplemente para establecer contactos y entablar una conversación, pero también podría ser para delinear metas personales. Dejar que las personas sepan qué esperar le ayuda a garantizar que estas sesiones se mantengan enfocadas y que los asistentes puedan lograr todo dentro del período de tiempo deseado.

3. Diseño de asientos para complementar el formato de grupo.

Este consejo está más relacionado con las sesiones en persona, pero es esencial. Es importante crear arreglos de asientos y establecer espacios para reuniones que complementen y faciliten la intención de la sesión.

Por ejemplo, una sala llena de mesas redondas no sería propicia para una sesión de networking rápida en la que dos personas están discutiendo entre sí. Comprenda lo que desea que logren los participantes durante la decisión y diseñe un espacio de reunión en consecuencia.

4. Utilice el equipo correcto.

El uso del equipo adecuado es relevante tanto para las sesiones grupales presenciales como virtuales, ya que querrá asegurarse de tener todo lo que necesita con anticipación. Por ejemplo, suponga que está liderando un juego de sesión de ruptura. En ese caso, querrás asegurarte de tener todos los materiales necesarios para ejecutar la sesión sin problemas, como suficientes piezas para todos los participantes e instrucciones imprimibles para consultar durante el juego.

Tener el equipo adecuado también es importante porque estas sesiones están destinadas a ayudar a las personas a descomprimirse, por lo que no querrás dejar a la gente esperando o estresada por lo que está a punto de suceder, especialmente durante los eventos virtuales.

En general, las sesiones grupales son aspectos valiosos de las reuniones, tanto virtuales como presenciales. Les dan a los asistentes la oportunidad de conectarse con otros participantes, pensar profundamente en el contenido de la reunión y, en general, tener conversaciones divertidas y atractivas.

Aproveche los consejos de esta lista cuando planifique su próxima reunión, y es probable que reciba comentarios de los asistentes de que las sesiones fueron interesantes, emocionantes y que los inspiraron a asistir a su próximo evento.

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