¿Realmente necesitas celebrar esa reunión? [Quiz + Tips]


“Esto podría haber sido un correo electrónico”.

Esas seis palabras pueden quitarle el aliento a una oficina. Significan que se ha perdido el tiempo, que los empleados están frustrados y que el liderazgo se ha debilitado ligeramente.

Las reuniones injustificadas son ineficaces y molestas. Poner tiempo al azar en los calendarios de los colegas, solo para perder el tiempo con su propósito, llevarlo a cabo sin instrucciones o pasar todo el tiempo hablando a asistentes en lugar de colaborar con ellos – afecta a todos los involucrados.

Aquí, revisaremos algunos criterios que debe buscar al decidir si una reunión vale el tiempo de todos, veremos algunas señales definitivas de que un problema no justifica una reunión y repasaremos algunas de las alternativas de reunión más destacadas y efectivas.

Descargue nuestra guía de productividad completa aquí para obtener más consejos sobre cómo mejorar su productividad en el trabajo.

Cuándo debe celebrar una reunión

El tema que nos ocupa es urgente y urgente.

Si la información que necesita transmitir es imprescindible y está limitada por el tiempo, no lo piense dos veces: reserve una reunión. No quiere correr el riesgo de enviar un correo electrónico masivo sobre un problema urgente, solo para que algunos empleados lo pasen por alto o lo ignoren por completo.

Algunas cosas son necesarias y no pueden esperar, y su respuesta a esos casos debe reflejar ese tipo de urgencia. No seas demasiado pasivo. No cuente con los miembros de su equipo para obtener la información en su tiempo libre. Reserve una reunión y transmita esos puntos.

Necesita un espacio para una discusión exhaustiva y múltiples perspectivas.

Algunos problemas requieren cierto grado de colaboración y pensamiento en voz alta. Ese tipo de sesiones de lluvia de ideas y discusiones generales justifican reuniones reales. El pensamiento espontáneo y la flexibilidad para que su equipo intercambie ideas entre sí es difícil de replicar a través de medios como la mensajería instantánea o el correo electrónico.

Las reuniones colaborativas fomentan la creatividad y el pensamiento crítico. Si sientes que necesitas que tu equipo intercambie ideas de inmediato sobre la marcha y se burlen de las ideas en persona, la mejor opción es concertar una reunión.

La toma de decisiones está en juego.

Cuando el contenido de una reunión potencial es de gran importancia, como en “que involucran decisiones que tienen implicaciones significativas en el futuro de la empresa” – tienes que reunir a todos.

No puedes tomar estas situaciones a la ligera. En estos casos, las partes interesadas deben saber lo que está sucediendo y tener un foro para expresar sus inquietudes y proporcionar comentarios. Una cadena de correo electrónico, un tablero de mensajes o una presentación de video pregrabada no lo proporcionarán.

Cuando no necesita una reunión

No tienes una agenda definitiva.

Uno de los errores más grandes que puede cometer en una reunión es ir sin un plan. Nunca organices una reunión. Simplemente entrar y tratar de resolver las cosas sobre la marcha es frustrante y desagradable para los miembros de su equipo; es una pérdida de tiempo improductiva.

Si no elabora una agenda, también está socavando su capacidad para determinar si el problema en cuestión realmente merece una reunión en primer lugar. Cuando se toma el tiempo para organizar sus pensamientos, preocupaciones y materiales, se está dando la oportunidad de ver la situación desde una perspectiva más objetiva.

Con ese tipo de claridad y perspectiva, puede determinar más cuidadosamente si la información que necesita transmitir es más adecuada para un correo electrónico masivo, una cadena de mensajes instantáneos o cualquier otro formato que consuma menos tiempo y energía.

No tienes toda tu información junta.

Este punto se relaciona con el anterior. Si no está completamente preparado o la información que ha reunido hasta ahora presenta una imagen incompleta de la situación actual, es mejor que no reserve una reunión.

Las reuniones más eficaces son minuciosas, reflexivas y brindan una guía práctica. Si solo tiene una parte del panorama general, probablemente no podrá poner definitivamente a su equipo en el camino correcto, y no podrá recuperar ese tiempo con todos los que están reservados.

Si usted tiene algunos información disponible que cree que su equipo debería conocer. Es mejor que te pongas en contacto con ellos a través de un medio menos personal y que lleve más tiempo y les hagas saber que pronto tendrás más información que ofrecer.

La reunión va a involucrar a demasiada gente.

Si encuentra que su lista de posibles asistentes a la reunión parece excesiva, es posible que desee explorar otras opciones para obtener la información en cuestión. Las reuniones masivas suelen ser improductivas y, por lo general, involucran a una cantidad considerable de personas que no Realmente Necesito estar ahí.

Si la reunión va a estar llena hasta los topes, probablemente no verá mucha discusión organizada y reflexiva. Además, si tantos la gente necesita saber lo que usted necesita decir, probablemente sea más un anuncio unilateral que un tema que se preste a una colaboración enfocada. En la mayoría de los casos, ese tipo de contenido es más adecuado para el correo electrónico.

1. Correo electrónico

El correo electrónico puede ser la alternativa más destacada a las reuniones. Es un excelente recurso para anuncios y comunicaciones internas menos urgentes y más generales, información que no necesariamente requiere una respuesta inmediata. Le permite difundir fácilmente su mensaje al mismo tiempo que brinda una oportunidad para preguntas individuales y una colaboración reflexiva.

2. Presentaciones de video

Las presentaciones de video pregrabadas pueden ser una excelente manera de transmitir información de manera completa y reflexiva sin reunir al equipo. Recursos como Telar le permiten realizar demostraciones, grabar mensajes y ofrecer actualizaciones que los miembros de su equipo pueden ver por sí mismos, lo que reduce la fricción y ahorra algo de tiempo que una reunión a gran escala podría perder.

3. Mensajería instantánea

La mensajería instantánea es una de las mejores formas de replicar algunos de los aspectos más inmediatos y espontáneos de una reunión colaborativa. Con este tipo de programas, puede recibir respuestas rápidas de los miembros del equipo en tiempo real. El formato es más adecuado para preguntas rápidas y conversaciones que no son necesariamente lo suficientemente importantes como para justificar reuniones a gran escala.

4. Wikis y páginas de preguntas frecuentes

Los wikis y las páginas de preguntas frecuentes ofrecen materiales que abordan preguntas e inquietudes comunes con las que podrían encontrarse los miembros de su equipo. Estos medios también son efectivos a largo plazo. Al enviar información a una página web, puede ofrecer a su equipo un punto de referencia imperecedero para las preocupaciones y evitar reuniones innecesarias en el futuro.

Prueba: ¿Realmente necesitas esa reunión?

Las reuniones deben reservarse con cuidado y con intención. Tus colegas no pueden recuperar ese tiempo, por lo que debes saber que serás productivo cada vez que te unas a ellos.

Si está pensando en reservar tiempo con su equipo, asegúrese de considerar los puntos de esta lista. No querrás lidiar con los gemidos y los ojos en blanco que vienen con una reunión que “Podría haber sido un correo electrónico”.

Llévame a proyectos




Versión en Inglés