Resumen de SAP Business One: características, beneficios y más

Muchos líderes de pequeñas y medianas empresas que desean automatizar procesos comerciales importantes con un sistema ERP consideran SAP Business One. Eso significa investigar sus características, beneficios y debilidades.

Con eso en mente, aquí hay una descripción general de SAP Business One.

Características y verticales

SAP Business One es adecuado para la distribución mayorista, la fabricación, las industrias de servicios y el comercio minorista debido a su la gestión del inventario capacidades. La gestión de inventario siempre ha sido una de las fortalezas de Business One. Los sistemas ERP están destinados a empresas emergentes que han superado los paquetes de software de nivel de entrada, ya que generalmente no manejan muy bien el inventario.

Además de los módulos básicos habituales para contabilidad general, ventas y compras, SAP Business One proporciona CRM, gestión de servicios, gestión de proyectos, inventario y planificación de necesidades de materiales.

SAP Business One también incluye fabricación ligera, que es adecuada para la mayoría de las empresas con requisitos modestos de fabricación y gestión de inventario. Una variedad de extensiones de terceros están disponibles para empresas que requieren una funcionalidad de fabricación más robusta.

SAP Business One es potencialmente una buena opción para las empresas que hacen negocios a nivel mundial porque el software admite múltiples monedas. También es compatible con numerosas localizaciones de países, incluidos los requisitos legales específicos de cada país, impuestos y banca. Business One está disponible en 27 idiomas y está localizado en más de 40 países de todo el mundo.

Pros y contras

Cualquier persona interesada en usar Business One debe sopesar cuidadosamente los pros y los contras del sistema ERP.

En el lado positivo, SAP ha seguido invirtiendo en el desarrollo de Business One y permite que otras herramientas dentro del ecosistema de SAP trabajen con Business One. El más notable de estos es Crystal Reports, que permite a los usuarios extraer datos de Business One. Los usuarios también pueden optar por obtener acceso a la base de datos de HANA. SAP también continúa invirtiendo en una plataforma empresarial destinada a llegar a la base de clientes de Business One. SAP tiene como objetivo mejorar su IoT, blockchain, dispositivos móviles y otras tecnologías transformadoras también.

SAP siempre ha puesto un fuerte énfasis en la adaptabilidad y la integración, y Business One tiene una reputación de calidad y flexibilidad. Además, el software siempre ha tenido fuertes interfaces de programa de aplicación (API).

Business One no está exento de debilidades. Por ejemplo, no incluye un módulo de nómina y las empresas necesitarán productos de terceros para servicios de nómina tercerizados. Aquellos que consideren Business One también deben entender que su módulo de recursos humanos ofrece solo una funcionalidad limitada.

Aunque las capacidades de informes generales de SAP son sólidas, sus informes financieros son menos flexibles de lo que los usuarios pueden desear. Las empresas deberán recurrir a aplicaciones de terceros para obtener informes financieros sólidos y flexibles.

Los líderes gubernamentales o sin fines de lucro que estén considerando Business One deben conocer las limitaciones del producto, especialmente si requieren contabilidad de fondos.

Opciones de base de datos: Cloud vs. local

SAP Business One ofrece la flexibilidad de desplegar localmente en los propios servidores de una empresa usuaria, en una nube privada con un servidor dedicado o en una nube pública con un servidor compartido. Aunque Business One no se creó originalmente como un producto en la nube nativo, SAP ha trabajado para adaptar el producto a entorno de nube multiempresa.

Las empresas que elijan Business One también deberán decidir qué versión de base de datos subyacente desean. El sistema ERP se ejecuta tanto en Microsoft SQL Server como en SAP HANA. La mayoría de los nuevos clientes eligen HANA debido a su velocidad y flexibilidad. SAP ha anunciado que los esfuerzos de mejora de nuevas funciones se centrarán principalmente en la versión HANA de Business One.

Precios y proceso de compra

Business One se vende a través de una red de certificados revendedores de valor agregado (VAR), que también proporcionan servicios de implementación y soporte continuo. SAP no vende el software directamente a los clientes, sino que utiliza un canal de revendedor de calidad con amplia experiencia en software ERP y CRM.

SAP no publica sus precios, pero las empresas con requisitos simples pueden esperar gastar al menos $ 10,000 en un sistema pequeño con unos pocos usuarios. Un sistema mediano con ocho a 10 usuarios costará varias veces esa cantidad; y para compañías más grandes y complejas, el costo del software ERP puede alcanzar seis cifras. Los servicios de implementación y capacitación varían, pero la mayoría de las compañías deben esperar gastar tanto en servicios como en licencias de software.

Business One tiene un precio según el nombre del usuario. Hay varios tipos de usuarios diferentes. Un usuario profesional tiene acceso a todas las funciones del sistema y, por lo tanto, es el más caro. Los usuarios limitados tienen acceso a un subconjunto de las funciones del sistema y tienen un precio más bajo. Los roles limitados incluyen CRM y usuarios de ventas, usuarios financieros y usuarios de logística. Un administrador del sistema puede restringir el acceso a varios sistemas según los requisitos de seguridad de datos.

Business One también está disponible por suscripción para los líderes de la compañía que prefieren incurrir en gastos operativos en lugar de capitalizar el costo del software. Cualquiera que esté considerando esta opción debe esperar comprometerse con al menos un año completo de servicio. Los contratos de tres años son comunes porque un compromiso más largo dará como resultado costos mensuales más bajos.

Complementos de proveedores de software independientes

Business One está destinado a ser flexible y adaptable. SAP puso un fuerte énfasis en las API, lo que permitió a los desarrolladores de software crear extensiones y complementos verticales que podrían mejorar el producto y ampliar su mercado direccionable. Cientos de proveedores de software independientes han utilizado la hoja de ruta tecnológica de SAP para crear extensiones de soluciones de SAP, que se integran con Business One.

Las extensiones de soluciones SAP incluyen productos horizontales para la automatización de programación de aplicaciones, usabilidad, gestión de documentos y procesamiento de tarjetas de crédito, así como extensiones verticales enfocadas para fabricación discreta, alimentos y bebidas, dispositivos médicos y muchos otros.

La mayoría de las compañías que usan Business One requieren al menos un producto adicional para cumplir con los requisitos que no están incluidos en la funcionalidad principal del ERP.

SAP recomienda que los compradores potenciales trabajen con VAR para seleccionar complementos de terceros. Los VAR conocen los productos en el mercado; Pueden ayudar a encontrar el software necesario para abordar requisitos específicos. Los mejores productos de terceros están certificados por SAP.

Se han desarrollado proveedores de complementos con experiencia limitada en SAP una estrategia de integración, pero no lo he certificado con SAP.

Integración

SAP ofrece una serie de opciones de integración para Business One.

Por ejemplo, hay una serie de herramientas de integración, tanto de SAP como de terceros, que proporcionan adaptadores para conectarse a productos externos y gestionar flujos de trabajo de integración acoplados libremente. Estos se conectan a plataformas de comercio electrónico a compañías navieras para Servicios EDI o a una miríada de otro software y servicios que mejorarán el alcance del sistema ERP.