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RFQ vs. RFP: ¿Cuál es la diferencia?

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¿Alguna vez buscó algo en línea, comparó precios y leyó reseñas hasta que supo que estaba tomando la decisión correcta?

Eso es similar a lo que hacen las empresas cuando también necesitan comprar algo, excepto que es un proceso un poco más formal.

En el mundo empresarial, el proceso incluye que los proveedores o empresas presenten RFP (solicitud de propuesta) o RFQ (solicitud de cotización) para que pueda comparar sus productos y servicios.

Estos documentos ayudan a las empresas a decidir de qué proveedor quieren comprar. Es similar a cuando nosotros, como consumidores, compramos en línea y miramos precios y reseñas para comparar, digamos, teléfonos nuevos.

A continuación, analizaremos todo lo que necesita saber sobre las RFQ, desde lo que son hasta cómo escribir una y en qué se diferencia de una RFP.

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En una solicitud de presupuesto, encontrará los costos, las condiciones de pago y las especificaciones o detalles del producto de un proveedor. La mayoría de las empresas utilizan una solicitud de cotización cuando saben exactamente lo que buscan, el presupuesto que quieren gastar y están listas para realizar una compra.

Si sabe qué tipo de funciones desea ver, planea elegir un proveedor en función del precio y no necesita un plan de servicio o un contrato con soporte, una RFQ puede ser adecuada para usted. Cuando tiene un montón de RFQ, puede evaluar correctamente todas las soluciones en función del precio, rápidamente.

Ahora bien, ¿cuál es la diferencia entre una RFQ y una RFP?

Mientras que una RFP brinda información más detallada sobre el servicio en sí, una RFQ responde principalmente a cuánto cuesta. Una RFQ implica que se trata de una compra simple y bajo demanda en lugar de un proyecto a más largo plazo que tendrá un proceso de compra más largo.

Entonces, ahora se estará preguntando cómo se ve esto en acción. Repasemos a continuación.

1. Preparación

Como empresa, si desea utilizar una solicitud de presupuesto, primero debe decidir si desea abrir la licitación a cualquier proveedor o elegir un grupo selecto de proveedores.

Si va a enviar RFQ a varios proveedores, debe decidir a qué proveedores desea enviar la plantilla de RFQ. Puede tomar esta decisión basándose en la reputación o en las personas con las que ha trabajado anteriormente.

Si desea que la oferta esté abierta a todos los proveedores, puede utilizar un software de adquisiciones para simplificar este proceso; esto publicará el documento RFQ en su sitio web, permitirá a los proveedores cargar, hacer preguntas, etc. Además, esto mantendrá todo las solicitudes de presupuesto en un solo lugar, fáciles de revisar y comuníquese con todos los proveedores a los que dice que no (más sobre esto más adelante).

Luego, debe crear el documento RFQ (consulte la plantilla a continuación). Esto debe detallar una lista de requisitos, incluida una lista de productos (características requeridas), cantidad o duración, fecha de entrega y condiciones de pago. Si no usa una plantilla estándar, las empresas pueden brindarle información diferente y no puede comparar manzanas con manzanas.

Además, lo ideal es que haya incluido una introducción a su empresa, lo que necesita, la fecha límite para enviar y cómo hacerlo. Si presenta el problema que está tratando de resolver, será más fácil para los vendedores reconocer si es una buena opción.

Como proveedor, cuando llega el momento de completar una solicitud de presupuesto, debe mirar la plantilla que se le envió y comenzar a recopilar toda la información. ¿Cuánto costarán esos productos? ¿Está en la moneda adecuada? ¿Incluiste tu información de contacto? Como proveedor, su trabajo ya está hecho, a menos que sea elegido, por supuesto.

2. Revisión

Ahora que ha enviado sus documentos de RFQ a su lista de proveedores, es hora de esperar hasta la fecha límite. Cuando comience a recibir las RFQ, puede revisarlas. ¿Qué empresa te ofreció el mejor precio? ¿Qué empresa puede proporcionar todos los productos / servicios que necesita?

Este proceso será más fácil si utilizó una plantilla estándar y les pidió a todos la misma información. Si se pensó en esto e incluyó todos los detalles que necesita en la plantilla, este proceso debería ser rápido.

3. Elija y cierre

Una vez que decida, puede enviar la decisión por correo electrónico a todos o utilizar el software mencionado anteriormente para enviar notificaciones y alertar a los proveedores que enviaron una solicitud de presupuesto.

Es una buena práctica esperar para alertar a los proveedores que no fueron elegidos hasta que el que eligió firme el contrato y se cierre el trato.

Cuando les haga saber a los proveedores que no fueron elegidos, agradézcales por su tiempo. Es importante que cuando elija un proveedor, no esté quemando puentes con los otros proveedores porque es posible que deba usarlos en el futuro.

Plantilla de RFQ

A continuación se muestra una lista de información que puede solicitar en una solicitud de presupuesto. Puede separar el documento en información del comprador, información del vendedor y revisión y evaluación.

Información del comprador

  • nombre de empresa
  • Descripción de la compañía
  • Detalles y objetivos del producto
  • Información de contacto: nombre, cargo, teléfono, correo electrónico de la persona de contacto

Información del vendedor

  • Detalles del producto: nombre y especificaciones
  • Cantidad de producto
  • Requisitos de entrega
  • Precio del producto

Revisión y evaluación

  • Método de evaluación
  • Cronología
  • Términos y condiciones
  • Requisitos e instrucciones de envío

Si su empresa decide entre varios proveedores, sabe lo que quiere y básicamente se reduce al precio, una solicitud de presupuesto podría ser el camino a seguir.

plantilla rfp





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