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jueves, abril 22, 2021

¿Tiene reuniones largas e improductivas? Prueba un Stand-Up en su lugar

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Todos hemos estado en reuniones que duraron unos 30 minutos más.

Nos reímos de los GIF de “esto podría haber sido un correo electrónico”, suspiramos y continuamos con nuestros días.

Sin embargo, la verdad es que las reuniones innecesarias nos están costando mucho más que tiempo. El Informe sobre el estado de las reuniones de Doodle de 2019 estimó que las reuniones mal organizadas cuestan a las empresas estadounidenses 399.000 millones de dólares.

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Una o dos reuniones innecesarias a la semana pueden parecer insignificantes, pero cuando se consideran las reuniones de todo un año, el impacto es considerable.

A medida que más empresas avanzan hacia el trabajo remoto, también aumenta el número de reuniones. Entonces, ¿cómo pueden los equipos garantizar que sus reuniones sigan siendo productivas? Los stand-ups son una forma de resolver eso.

Para comprender por qué existen los stand-ups, primero debe comprender la metodología ágil.

Durante mucho tiempo, muchas empresas utilizaron un modelo en cascada para proyectos. Esto significaba que los equipos abordarían los proyectos una etapa a la vez y asumirían que los requisitos seguirían siendo los mismos durante el desarrollo. El problema con el enfoque en cascada es que:

  • Los equipos no siempre están alineados.
  • Los requisitos poco claros a menudo retrasan el progreso.
  • Las pruebas solo comienzan después de que se realiza el desarrollo.

Agile se basa en el desarrollo iterativo, lo que hace que los equipos se involucren más en el progreso del proyecto. Los equipos trabajan en sprints y a través de stand-ups, los problemas se abordan de manera rápida y eficiente.

Las reuniones de pie suelen ser diarias. Sin embargo, algunos equipos los tienen con menos frecuencia. Para mantener los beneficios del proceso, una reunión de pie no debe realizarse menos de una vez a la semana. La razón principal es que dificulta el seguimiento del progreso de todos y abordar los obstáculos a medida que aparecen.

También sabemos que las prioridades comerciales pueden cambiar rápidamente. Tener stand-ups demasiado separados puede crear brechas de información entre equipos y plazos de entrega lentos.

Formato de reunión de pie

Durante una reunión de pie, cada miembro del equipo debe responder las siguientes preguntas:

  • ¿En qué has trabajado desde la última reunión?
  • ¿En qué trabaja ahora?
  • ¿Existen bloqueadores que impidan su progreso?

Las actualizaciones periódicas ayudan a los miembros y líderes del equipo a realizar un seguimiento del progreso de todos y a evaluar lo que se debe hacer para cumplir los objetivos del sprint.

Usemos mi papel como escritora en un equipo de blogs como ejemplo.

Durante un stand-up, esto es lo que diría: “Ayer, terminé de escribir el artículo X y completé mi segundo borrador para el artículo Y. Hoy, trabajaré para subir el artículo Y al sistema de administración de contenido (CMS) y redactaré dos esquemas para nuevos artículos. Mi obstáculo actual es que perdí acceso al CMS y necesita conectarse con alguien de TI para recuperar el acceso “.

A partir de ahí, mi gerente podría sugerirme que me conecte con un ingeniero específico del lado de TI y me haga un seguimiento después de la reunión. Seguir este formato les brinda a todos los involucrados en la reunión una descripción general clara de en qué está trabajando y cómo afectará eso al sprint.

Mejores prácticas para reuniones de pie

1. Haga que la reunión sea breve.

Si su reunión de pie es de una hora, lo está haciendo mal. Este tipo de reunión está destinada a mantener sincronizados a todos los miembros del equipo. No es una reunión para planificar, resolver problemas o intercambiar ideas.

Idealmente, su stand-up durará entre cinco y 15 minutos. Si bien eso puede parecer breve, funciona bien cuando todos se concentran en la tarea. Es por eso que todos deben preparar lo que dirán de antemano y ceñirse al guión.

Para mantener la productividad de las reuniones, haz que tu scrum master o el líder del equipo controlen el tiempo y actúen siempre que sea necesario para avanzar.

2. Seguimiento después de la reunión.

Como se mencionó anteriormente, las reuniones de pie tienen objetivos muy definidos: conocer el enfoque principal de todos y determinar los obstáculos que pueden afectar el sprint.

Una vez que se han identificado los problemas, se pueden programar reuniones de seguimiento con miembros más pequeños del equipo para abordarlos, ya sea para intercambiar ideas sobre soluciones o resolverlas.

Por ejemplo, digamos que durante su stand-up, el diseñador de UX de su equipo dice que tienen un obstáculo con los requisitos de diseño de la aplicación y necesitan más instrucciones del propietario del producto. Si bien es bueno mencionar el problema, el stand-up no es el momento para entrar en detalles. Omita la resolución de problemas y guárdelo para una reunión de seguimiento con dicho propietario del producto.

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3. Mantenga la coherencia.

Imagínese asistir a una reunión todos los días y no tener idea de qué esperar. Es inquietante en el mejor de los casos, caótico en el peor. Para las reuniones de pie, tres cosas deben permanecer iguales:

  • La agenda – Solo hay tres áreas principales que debe cubrir un stand-up: los resultados de ayer, las prioridades de hoy y los obstáculos actuales.
  • La frecuencia de la reunión – Si las reuniones son irregulares, ¿cómo se mantendrán los miembros del equipo en la misma página? Cuando te saltas los días de reuniones, las cosas pueden fallar y provocar más problemas en el sprint.
  • La duración del tiempo – Quince minutos es el número mágico de los stand-ups. Hazlos mucho más largos y los convertirá en otra cosa que probablemente no será tan productiva.
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Ideas para reuniones de pie

1. Realmente levántese.

¿Alguna vez ha dejado escapar un suspiro cuando se sentó por primera vez para una reunión? No porque lo estés temiendo, sino porque sabes que va a ser largo y te estás sintiendo cómodo.

Bueno, eso es exactamente lo que quiere evitar durante una reunión de pie. La razón por la que se les llama stand-ups es que están destinados a ser rápidos. Tan rápido, de hecho, que podría estar de pie. Si su equipo tiene problemas para concentrarse en la tarea, adopte el enfoque sin sillas.

Haga que todos se pongan de pie mientras cada persona se presenta. Esto ayudará a garantizar que todos vayan al grano y no se desvíen del tema.

2. Utilice un accesorio.

En lugar de seguir el orden de ir alrededor de la mesa, pídale a alguien que comience con un accesorio, como una pelota o un juguete chirriante. Una vez que lo hayan presentado, se lo lanzarán a otra persona. Continuará dando vueltas por la habitación hasta que todos se hayan ido.

Los accesorios pueden ser muy útiles durante las reuniones, ya que ayudan a los asistentes a mantenerse comprometidos. La anticipación de recibir el accesorio a continuación puede mantener a todos alerta. Es fácil quedarse dormido cuando sabe que su turno no es hasta dentro de 10 minutos. Esta estrategia fomenta la concentración mientras hace las cosas divertidas.

3. Incorporar un rompehielos.

La mayoría de las reuniones se realizan a diario. Sin embargo, si su equipo los realiza con menos frecuencia, puede ser útil usar un rompehielos para relajar a todos.

Puede ser una broma, un acertijo, una pregunta o un GIF. En el equipo del blog de HubSpot, tenemos un miembro del equipo rotativo que hace una pregunta para comenzar la reunión. Las preguntas anteriores van desde “¿Cuáles son las vacaciones de sus sueños?” a “¿Cuál sería el nombre de sus memorias en seis palabras?”

Comienza cada reunión con una nota alegre antes de llegar a los detalles esenciales del trabajo.

4. Utilice un sistema de mensajería para stand-ups asincrónicos.

Si tiene miembros del equipo en diferentes zonas horarias, es posible que no pueda encontrar una hora que funcione para todos. Ahí es donde el software de mensajería como Slack o Microsoft Teams resulta útil.

Para configurarlo, cree un bot o compre una herramienta de bot externa (como GeekBot) que le permita:

  • Envíe indicaciones diarias a su equipo en función de sus horas de trabajo.
  • Recopile sus respuestas y envíelas al canal del equipo.

base de texto de pie usando bot

Fuente de imagen

Lo bueno de este enfoque es que mantiene a todos en la misma página mientras trabajan dentro de sus horarios. La automatización también ahorra mucho tiempo y agiliza el proceso.

Los stand-ups basados ​​en texto también ayudan a todos a concentrarse en la tarea. Las reuniones cara a cara, ya sea en persona o virtuales, pueden desviarse fácilmente del tema y ser una gran pérdida de tiempo. Al limitar la cantidad de preguntas que reciben los miembros, ayuda a ceñirse al punto y obtener la información clave necesaria para el stand-up.

En esa misma nota, evitan discusiones paralelas que pueden desviar la conversación. Los miembros del equipo pueden enviarse mensajes directos entre ellos o iniciar un hilo que no interrumpa el flujo de información.

Es posible que seguir el formato de pie no elimine la necesidad de reuniones más largas. Sin embargo, puede mejorar la comunicación entre sus equipos y mantener a todos alineados con los objetivos de sus proyectos.

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