Todo lo que necesita saber sobre la automatización de procesos empresariales

Cuando pienso en la automatización, mi primer pensamiento es que el día del juicio de «The Terminator» está sobre nosotros.

Sin embargo, dejando de lado las teorías de la conspiración, la automatización en realidad puede ayudar a los especialistas en marketing a crecer mejor y hacer su trabajo de manera más eficiente.

De hecho, el 29% de los especialistas en marketing utilizan la automatización para ayudarlos a personalizar la participación del cliente. En general, la adopción de inteligencia artificial por parte de los especialistas en marketing ha crecido un 44% desde 2017.

Cuando los especialistas en marketing utilizan la automatización de procesos de negocio, tienen más tiempo para tareas creativas de alto nivel.

Sin tareas manuales, la automatización puede incluso permitir que su equipo haga más.

A continuación, repasemos todo lo que hay que saber sobre la automatización empresarial, incluidos qué es, los principales beneficios y ejemplos de cómo usarla. Luego, nos sumergiremos en las mejores herramientas de automatización de negocios.

Puede utilizar la automatización de procesos comerciales en muchos departamentos, incluidos marketing, recursos humanos, ventas y servicio al cliente.

Por ejemplo, los chatbots son una forma de automatización de procesos comerciales para marketing. Del mismo modo, puede automatizar la gestión de contratos para ventas.

Ahora, te estarás preguntando, «¿Qué tareas puedo automatizar?»

En última instancia, si un proceso es repetible, debe estar libre de errores humanos y requiere coherencia, entonces debe considerar la automatización (más sobre esto a continuación).

Antes de sumergirnos en ejemplos de automatización de procesos de negocio, puede ser curioso por qué deberías usarlo? Revisemos algunos de los principales beneficios a continuación.

Beneficios de la automatización de procesos comerciales

La automatización de procesos empresariales puede ayudar a mejorar las relaciones con los clientes, crear paneles de informes y estandarizar sus procesos.

Pero, ¿cómo te ayuda esto?

A continuación, analicemos los principales beneficios de la automatización de procesos empresariales:

1. Ahorra tiempo.

Al final del día, el trabajo duro requiere más tiempo del que piensas. Si bien estas tareas son importantes y no se pueden omitir, no necesariamente deben ser realizadas por un humano.

La automatización de procesos de negocio le ahorrará tiempo a sus empleados al completar las tareas menores, como el papeleo.

La automatización ejecutará instantáneamente tareas que normalmente demoran en completarse.

Además, este tiempo ahorrado les dará a sus empleados más tiempo para completar tareas de alto nivel, como la construcción de relaciones e investigación. Esto significa que pueden crear más valor y ganar más dinero para su negocio.

2. Reduce el error humano.

No sé sobre ti, pero se sabe que mezclo mis palabras y números de vez en cuando. Eso es solo humano. Pero, si se mezcla un número de factura, eso puede causar un gran fiasco para su empresa.

Con la automatización, no tendrá que preocuparse por errores humanos como ese. Puede procesar documentos, transferir documentos y reunir firmas al instante.

Además, las herramientas automatizadas pueden enviar recordatorios en caso de que sus empleados humanos se olviden de completar una tarea.

3. Resultados en empleados más felices.

Las tareas serviles suelen ser las más odiadas. A la gente no le gusta hacer un trabajo duro, por muy necesario que sea.

Con la automatización, sus empleados ya no tendrán que hacer eso. Esto dará como resultado empleados más felices que están facultados para hacer su trabajo.

4. Agiliza la información.

La automatización de procesos de negocio racionalizará todos sus datos y tareas. Por ejemplo, un software de automatización de procesos comerciales tendrá un proceso completo documentado. La información de todos los pasos de un proyecto está disponible para todo su equipo.

Esto facilitará la presentación de informes y la toma de decisiones para su equipo. Los procesos automatizados conducen a una responsabilidad clara, información valiosa y posiblemente tiempos de respuesta más rápidos.

Además, la información y las notificaciones se pueden personalizar. Esto permite que su equipo tenga notificaciones personalizadas sobre cuándo enviar un determinado correo electrónico o cuándo se debe realizar una tarea en un proyecto.

5. Mejora la satisfacción del cliente.

Cuando se agilizan sus procesos, normalmente realiza campañas de marketing más exitosas y responde rápidamente a sus clientes.

Todo esto lleva a clientes más felices. Las herramientas de automatización de procesos comerciales pueden ayudarlo a cumplir de manera consistente con los altos estándares de sus clientes.

6. Promueve el cumplimiento.

Muchos procesos en una campaña de marketing deben ser compatibles. Por ejemplo, con los correos electrónicos, debe seguir las leyes GDPR y CAN-SPAM.

Con las herramientas de automatización de procesos de negocio, puede asegurarse de que sus campañas sean compatibles. Puede configurar sistemas que verifiquen este cumplimiento, por lo que solo tiene que implementar la información una vez.

Ahora que comprende los beneficios, es posible que se pregunte «¿Cómo puedo usar la automatización de procesos de negocio en mi negocio?» A continuación, revisemos algunos ejemplos.

Ejemplos de automatización de procesos comerciales

La automatización de procesos comerciales se puede utilizar en varios departamentos, incluidos marketing, servicio al cliente, recursos humanos y ventas. A continuación, profundizaremos en algunos ejemplos en cada categoría.

1. Gestión de proyectos

Como especialista en marketing, a menudo administra varias campañas y proyectos. Con la automatización de procesos de negocio, puede digitalizar sus flujos de trabajo y automatizar toda la parte logística de una campaña.

Por ejemplo, las herramientas de administración de tareas pueden decirle quién está haciendo qué y cuándo debe hacerlo.

Cuando un empleado finaliza una tarea, el sistema puede notificar automáticamente a la siguiente persona dentro del flujo de trabajo.

Además, los gerentes pueden ver paneles para los cuales los empleados están haciendo qué y cómo lo están haciendo. Si alguien llega tarde con una fecha límite, los gerentes son notificados al instante.

2. Servicio al cliente

El servicio al cliente es uno de los mejores departamentos para automatizar. Con la automatización de procesos de negocio, su equipo de servicio al cliente puede automatizar las respuestas si ciertas palabras clave aparecen en un correo electrónico o chat.

Además, si tiene una lista de preguntas frecuentes, puede crear respuestas automáticas en chatbots de redes sociales o chatbots en su sitio.

Otras herramientas de automatización de procesos empresariales pueden analizar, clasificar y asignar tickets de soporte al departamento y al miembro del equipo correctos.

3. Redes sociales

Publicar en varias plataformas de redes sociales todos los días puede ser agotador. Y lleva más tiempo del que piensas.

Con las herramientas de automatización de redes sociales, puede programar publicaciones por adelantado, para que no tenga que cargar sus publicaciones manualmente todos los días.

Además, otras herramientas de redes sociales ayudan con la curación de contenido. Estas herramientas son un excelente lugar para optimizar su proceso de ideas.

4. Aprobaciones

Si su empresa requiere pedidos de cualquier tipo (la mayoría de las empresas lo hacen), el software de automatización de procesos comerciales puede simplificar el proceso de aprobación.

A veces, solo administrar solicitudes puede ser un trabajo de tiempo completo. Con las herramientas de automatización, no tiene que localizar a cinco miembros del equipo para obtener la aprobación. Simplemente puede enviar notificaciones de aprobación a su equipo y hacer que lo hagan en línea.

5. Incorporación

La incorporación es un proceso de baja categoría. Hay documentación que debe firmarse, documentos de impuestos para completar y firmas para recopilar.

Con las herramientas de automatización de procesos de negocio, su equipo de reclutamiento y recursos humanos no necesita administrarlo manualmente. Pueden enviar estas solicitudes en línea y mirar el software para ver qué se ha completado y qué no.

6. Gestión de la relación con el cliente

Como vendedor, la gestión de la relación con el cliente es importante. No desea enviar el mismo correo electrónico a un cliente potencial dos veces. Con el software todo en uno, como HubSpot, puede ver el compromiso de su contacto con su empresa en un solo lugar.

Además, los programas de gestión de relaciones con los clientes lo ayudan a nutrir clientes potenciales y flujos de trabajo. Además, ayuda a identificar cuándo un cliente potencial se mueve de un MQL a un SQL a través de la puntuación automatizada de clientes potenciales.

7. Ventas

Una tarea de menor categoría para los representantes de ventas es crear y rastrear facturas. Con el software de automatización de procesos de negocio, todo esto se puede configurar con su software, ahorrando su valioso tiempo de ventas.

Además, software como el Hub de ventas de HubSpot puede ayudar a gestionar contratos, crear secuencias de correo electrónico y automatizar las tareas diarias de un representante de ventas.

Una vez que haya decidido para qué desea utilizar la automatización de procesos de negocio, puede comenzar a buscar las mejores herramientas. A continuación, revisemos algunas de las herramientas que puede usar.

Herramientas de automatización de procesos comerciales

Decidir qué herramientas de automatización desea depende del proceso que desea automatizar. Antes de comprar un nuevo software de automatización, debe comprender las tareas involucradas en el proceso que desea automatizar, tener un objetivo claro y asegurarse de tener tiempo para capacitar a los empleados en el nuevo software.

Además, querrá asignar un líder de equipo responsable de ayudar a su equipo durante este período de ajuste.

Es importante que no solo compre un nuevo software y deje que su equipo descubra cómo implementarlo. Debe haber un plan sobre cómo se usará y quién es responsable de asignar ciertas tareas.

Dicho esto, a continuación se presentan algunas herramientas de automatización de procesos empresariales que puede utilizar para su equipo:

En última instancia, la automatización de procesos de negocios te facilitará la vida. Puede completar tareas recurrentes que deben estar libres de errores humanos. Además, liberará su tiempo para tareas importantes de alto nivel y ayudará a su empresa a crecer mejor.