Una guía rápida para el formato condicional en Excel

Supongamos que tiene una hoja de cálculo con 1000 filas de datos; sería bastante difícil detectar patrones en los datos a simple vista. Introduzca el formato condicional.

Esta poderosa herramienta resalta las celdas que cumplen una condición o «regla» específica. En otras palabras, le da vida a su hoja de cálculo agregando color a patrones y tendencias.

Aquí, cubriremos cómo aplicar, editar y copiar y pegar formato condicional.

Formato condicional basado en texto

En este ejemplo, usemos el formato condicional en una lista de asistencia para resaltar quién estuvo ausente. La siguiente imagen es el conjunto de datos que usaré para ejecutar esta explicación:

1. Primero, seleccione la columna o fila a la que desea aplicar el formato condicional. En este caso, seleccionaremos la columna B.

2. Para resaltar quién estuvo ausente, vaya a la barra de herramientas del encabezado y seleccione Formato condicionalcomo se muestra en la imagen de abajo.

3. Cuando aparezca el menú desplegable Formato condicional, seleccione Resaltar reglas de celdasluego Igual a.

4. En el cuadro de diálogo Nuevo formato, cambie Valor de celda para Texto Específico. Luego, escriba «Ausente» en el cuadro de texto. Haga referencia a la imagen a continuación:

5. Desde el cuadro de diálogo Nuevo formato, también podemos elegir cómo queremos formatear las celdas que contienen la palabra «Ausente». Checa las opciones abajo.

Para este ejemplo, sigamos con la opción predeterminada (Relleno rojo claro con texto rojo oscuro).

6. Haga clic en OK. Ahora, gracias al formato condicional, podemos identificar rápidamente qué estudiantes estuvieron ausentes.

En la siguiente sección, cubriremos cómo aplicar formato condicional basado en otra celda en la hoja de cálculo.

Formato condicional basado en otra celda

En este ejemplo, el objetivo es resaltar las celdas que coinciden con el menú desplegable de la celda E1. La siguiente imagen es el conjunto de datos de muestra que usaré para esta explicación:

1. Primero, seleccione la columna B.

2. Navegue a la barra de herramientas del encabezado y seleccione Formato condicional. Cuando aparezca el menú desplegable Formato condicional, seleccione Resaltar reglas de celdasluego Igual a.

3. En el cuadro de diálogo Nuevo formato, seleccione Valor de celda y Igual a.

En el cuadro de texto, puede hacer clic con el mouse en la celda E1 (la celda que contiene el menú desplegable) o ingresar manualmente la fórmula =$E$1. Vea abajo.

4. Como puede ver en la imagen de arriba, también cambiamos el formato a Relleno amarillo con texto amarillo oscuro. Sin embargo, puede cambiar esta opción según sus preferencias. Haga clic en Aceptar.

5. Ahora, las celdas que coinciden con la celda E1 están resaltadas en amarillo. Observe cómo cambian las celdas resaltadas según el estado:

• Cuando el estado es Regalo:

• Cuando el estado es Ausente:

Cómo editar el formato condicional

Buenas noticias: el formato condicional es no grabado en piedra, lo que significa que puede editarlo o eliminarlo más tarde. Estos son los pasos para hacerlo:

1. Comience seleccionando la celda (o rango de celdas) que contiene una regla de formato condicional.

2. Navegue a la barra de herramientas del encabezado y seleccione Formato condicional, luego Administrar reglas.

3. El cuadro de diálogo Administrar reglas mostrará una lista de las reglas actuales para su selección. Seleccione la regla que desea editar y haga clic en Editar regla.

Cómo copiar formato condicional en Excel

Puede copiar fácilmente una regla de formato condicional a otra celda (o rango de celdas) utilizando uno de los siguientes enfoques.

1. Copiar/pegar de forma sencilla.

El primer enfoque es relativamente sencillo. Comience seleccionando la celda que desea copiar y presione el botón Dupdo en la barra de herramientas del encabezado, o haga clic en Control-C (o Comando-C en una Mac).

Luego, seleccione la celda de destino y presione el botón Pegar en la barra de herramientas del encabezado, o haga clic en Control-V (o Comando-V en una Mac).

2. Copiar formato

El segundo enfoque utiliza la herramienta Format Painter, que se encuentra en la barra de herramientas del encabezado. Mira la imagen a continuación:

Para comenzar, haga clic en la celda que desea copiar, luego haga clic en Copiar formato. El ícono de su mouse cambiará a un pincel. Luego, arrastre el pincel a la celda (o rango de celdas) donde desea pegar el formato. Por último, para dejar de usar el pincel, presione Esc en tu teclado.

El formato condicional es una forma poderosa de visualizar los datos en su hoja de cálculo. Con solo unos pocos clics, puede enfatizar tendencias o patrones importantes que de otro modo podría haber pasado por alto. Con los consejos de esta publicación, podrá utilizar el formato condicional en toda su extensión.