Una guía sencilla para la mejora de procesos ajustados


Hay muchas empresas que operan con una mentalidad de “Bueno, así siempre lo hemos hecho.“Desafortunadamente, este tipo de pensamiento cerrado puede conducir a una gran cantidad de desperdicio.

Las tareas pueden ser innecesarias para lograr el objetivo final, los procesos pueden repetirse varias veces cuando una sería suficiente, los empleados pueden perder tiempo en responsabilidades superfluas y los materiales pueden desperdiciarse durante la fabricación.

Cuando esto ocurre dentro de una organización, la satisfacción de los empleados disminuye, por lo que aumenta la rotación, la calidad sufre, por lo que la satisfacción y la retención del cliente disminuyen, y una mirada a los libros probablemente indicará que la empresa está perdiendo dinero.

Podría pensar que este tipo de ineficiencia operativa solo ocurre en grandes corporaciones y organizaciones, sin embargo, es igual de frecuente en las pequeñas y medianas empresas y se puede ver en todos los departamentos.

La eficiencia es el nombre del juego para las empresas exitosas, y está a punto de aprender una de las mejores formas de convertir su empresa en una máquina rentable y eficiente.

Mejora de procesos ajustados

¿Qué es la mejora de procesos lean?

La mejora de procesos ajustados es un concepto desarrollado originalmente por Toyota para reducir la cantidad de tiempo que se tarda desde recibir un pedido hasta entregarlo. Si bien la mejora de los procesos ajustados a menudo se discute en un entorno de producción, el concepto se puede aplicar al servicio, la atención médica, la tecnología e incluso el gobierno.

Considere un departamento de marketing que tiene varias personas trabajando en el mismo proyecto pero sin comunicarse. En lugar de que cada uno se ocupe de un aspecto específico de la campaña, varias personas abordan la misma tarea mientras que otras actividades no se manejan.

No es un entorno de producción tradicional, sin embargo, el equipo podría beneficiarse de la creación de un proceso fácil de seguir que observe el producto final deseado y encuentre la ruta más sencilla para llegar allí.

Toda la idea detrás de esta forma de pensar es que cuando mira el panorama general, puede encontrar formas de eliminar el desperdicio, ya sea financiero, físico, de tiempo o energía de los empleados que podría gastarse en otra parte. Este concepto puede llevar un tiempo implementarlo, y está bien. No pretende ser una solución a corto plazo, sino más bien un cambio en toda la mentalidad y cultura de una empresa.

¿Cuáles son los beneficios de la mejora de procesos ajustados?

Las empresas que incorporan la mejora de procesos lean ven una variedad de beneficios de este cambio. Éstos incluyen:

  • Menos gasto
  • Menos inventario
  • Productividad incrementada
  • Mejor calidad
  • Clientes más felices
  • Menos costos
  • Más ganancias
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Tiene mucho sentido que cuando elimine la redundancia, optimice los procesos y genere menos desperdicio, su resultado final aumentará. Cuando sus clientes reciban su producto más rápido y con menos molestias, tendrá clientes más felices que regresan y lo recomiendan a otros. Con más clientes, su resultado final aumenta una vez más.

Si desea ver este tipo de mejora en su organización, siga leyendo para conocer los pasos de mejora de procesos ajustados.

¿Cómo incorporo la mejora de procesos lean en mi negocio?

Lo adivinó … hay un proceso para mejorar el proceso de lean. En realidad, hay una serie de nueve pasos que deberá implementar para crear este nivel de eficiencia en su organización. Echemos un vistazo más de cerca a los pasos de mejora de procesos ajustados.

pasos de la mejora de procesos ajustados

1. Revise el proceso que desea mejorar.

Este paso es esencial porque si no sabe en qué necesita trabajar, no sabrá dónde enfocar sus esfuerzos. Para hacer eso, necesita hablar con los empleados en la primera línea.

El mayor error que cometen las empresas durante este proceso es implementar cambios sin siquiera hablar con las personas que hacen el trabajo día tras día. Entreviste a sus trabajadores de primera línea y pregúnteles qué no funciona bien en su rutina diaria.

2. Identifique qué mejoras deben realizarse.

Una vez que haya identificado lo que debe solucionarse, es hora de involucrar a su equipo una vez más. Existe una gran posibilidad de que ya sepan cómo solucionar el problema y simplemente no hayan podido implementarlo debido a una mentalidad de “así es como siempre lo hemos hecho”.

3. Implemente los cambios sugeridos.

¿Cómo pondrá en práctica los cambios? Cree un plan para que todos los involucrados comprendan y se involucren en el proceso. Ésta es la mejor forma de garantizar el éxito en toda la organización.

4. Supervise cómo los cambios están afectando su eficiencia.

Si bien sería genial si su primer intento de ejecución fuera un éxito, la realidad es que una vez que el proceso se prueba en el campo, deberá refinarse aún más. La única forma de hacerlo es mediante un seguimiento y una reevaluación constantes. A medida que aparecen nuevos problemas, puede abordarlos y realizar los cambios necesarios.

5. Identificar qué actividades agregan valor.

A lo largo de estos pasos, evaluará cada acción y cada aspecto de su proceso. Durante este tiempo, debe evaluar cada actividad para determinar si agrega valor a su proceso o lo resta. Si una actividad se considera innecesaria, debe eliminarse y probarse el proceso sin ella.

6. Limite el riesgo.

La producción y, a menudo, los negocios, en general, son intrínsecamente riesgosos. Este tiempo debe utilizarse para identificar cualquier actividad o aspecto de riesgo que forme parte del proceso actual y eliminar o simplificar estas tareas. Esto puede implicar la automatización de una actividad o simplemente cambiar la forma en que se ejecuta.

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7. Estandarice el proceso.

A medida que crea y perfecciona el proceso, documente su progreso a fondo. Esto permite que el proceso sea repetido, adecuadamente, por otros empleados o dependiendo del proceso específico, por otros equipos o departamentos de su organización.

8. Asegurar el cumplimiento.

Si bien la mejora de procesos lean debe ser un cambio de cultura en toda la empresa, su industria u organismo de gobierno puede tener métricas, procedimientos y medidas estandarizadas específicas que debe cumplir. El cumplimiento no puede sacrificarse en nombre de la eficiencia.

9. Mejorar la experiencia del cliente.

Al determinar el éxito de un plan de mejora de procesos ajustados, los especialistas en marketing consideran que la experiencia del cliente es “el momento de la verdad”. En última instancia, cualquier mejora que realice durante la producción o el servicio debe filtrarse para tener un impacto positivo en el cliente.

Herramientas de mejora de procesos ajustados

Al embarcarse en este viaje, hay una serie de herramientas disponibles para usted. Estas herramientas pueden ayudarlo a organizar sus pensamientos, identificar problemas e implementar su plan. Las siguientes son solo algunas de las herramientas en las que puede buscar apoyo.

Al igual que cualquier otra herramienta, la que elija debe ser la adecuada para el trabajo actual. Si comienza con uno y no encuentra que satisfaga sus necesidades, considere probar con otro.

  • Por qué el análisis: Preguntando “¿Por qué?”Repetidamente, puede identificar la causa raíz de los desafíos que está experimentando.
  • Diagrama de Ishikawa: También conocido como “diagrama de espina de pescado” o “diagrama de causa y efecto”, le permite examinar un problema desde múltiples ángulos, incluidas las medidas, los materiales, las personas, los métodos, las máquinas y el entorno.
  • Diagrama de afinidad: Esto funciona muy bien en las primeras etapas de la implementación ajustada, ya que puede ayudar a ordenar y organizar grandes cantidades de datos. Identifique el valor que aporta al cliente y luego descubra los problemas con sus procesos existentes.
  • Análisis FMEA (modo de falla y efectos): Detectar los problemas antes de que se salgan de control puede ayudarlo a eliminar el desperdicio y ahorrar dinero. Esta herramienta le permite examinar su flujo e identificar problemas desde el principio.
  • Panel de control 5S: Este enfoque puede ayudarlo a organizar su espacio de trabajo para lograr la máxima eficiencia. Si bien la herramienta original tiene cinco S ‘basadas en términos japoneses, muchas empresas han agregado una sexta práctica. Estos representan:
    • Clasificar
    • Poner en orden
    • Brillar
    • Estandarizar
    • Sostener
    • La seguridad
  • Ciclo Plan Do Check Act (PDCA): Cree una mejora continua analizando repetidamente un problema, probando una hipótesis, revisando y luego analizando los resultados y, finalmente, poniendo el plan en acción una vez que tenga éxito.
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Técnicas de mejora de procesos ajustados

Hay una serie de enfoques que se han creado para ayudar en la mejora de procesos ajustados. Al igual que las herramientas, es importante encontrar la técnica adecuada para su proyecto y su organización. Por ejemplo:

Six Sigma (modelo DMAIC)

Con el objetivo de reducir la variación en los procesos, Six Sigma trabaja para aumentar la satisfacción del cliente interno y externo mediante la estandarización del flujo de trabajo. La hoja de ruta DMAIC significa:

  1. Definir
  2. La medida
  3. Analizar
  4. Mejorar
  5. Control

Kanban

Estos tableros le permiten visualizar su flujo de trabajo y utilizar el mapeo de flujo de valor para dividir sus flujos de trabajo en etapas. Tener una representación visual de su flujo de trabajo y de todas las actividades que lo componen puede ayudarlo a identificar ineficiencias.

Compartir este tablero con todo su equipo le permite a cualquiera detener el proceso cuando ocurre un problema. Ahora, es tarea de todos encontrar una solución.

Límites de WIP

Dentro de los tableros Kanban existe un concepto conocido como Límites WIP o “Límites de trabajo en progreso”. Cada etapa del flujo de trabajo de un tablero Kanban está representada por una columna. Los límites de WIP lo obligan a permanecer por debajo de un número máximo de elementos de trabajo para cada etapa. Esto puede ser por persona, por etapa de trabajo o para todo el proyecto.

Tener estos límites establecidos garantiza que las tareas actuales se terminen antes de que se inicien las nuevas y ayuda a completar las actividades más rápido.

Reflexiones finales sobre la mejora de procesos ajustados

Ahora que comprende lo importante que es la mejora de procesos lean para una organización exitosa y eficiente, es un buen momento para reiterar que este es un proceso continuo. Si intenta reformar toda su organización de la noche a la mañana, sin duda fracasará y lo más probable es que empeore las cosas que cuando empezó.

Identifique las mayores fuentes de ineficiencia en su organización y diríjase a ellas primero, una a la vez, hasta que haya creado un negocio que funcione bien.

Por último, recuerde que su activo más valioso son los empleados que se ensucian las manos todos los días. Intentar identificar problemas y crear soluciones sin recibir su opinión es similar a conducir a ciegas cuando simplemente puedes abrir los ojos.Nuevo llamado a la acción



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Esteban Prieto se especializa en temas de Marketing Digital, SEM, SEO, email marketing, transformación digital, Google Ads, Google Search, YouTube, estadisticas y mucho mas.