Las herramientas gratuitas y de pago para pequeñas empresas ahorran tiempo, agilizan las operaciones y, lo más importante, ahorran dinero.
Por mi experiencia en la gestión de una pequeña empresa, sé que no siempre resulta productivo invertir tiempo y dinero en una nueva herramienta, pero las ventajas superan con creces las desventajas.
Sé lo abrumador que puede ser elegir las herramientas adecuadas, por eso he compilado una lista de 20 herramientas gratuitas y de pago para pequeñas empresas. Hay algo para cada presupuesto, y donde los he probado, te he dado mi opinión imparcial.
Tabla de contenido
¿Por qué necesita herramientas para pequeñas empresas?
Las pequeñas empresas necesitan herramientas. Los primeros días de la creación de una empresa son complicados y los equipos pequeños realizan muchas tareas.
Cuanta más presión puedas aliviar sobre ti y tu equipo, mejor. El uso de herramientas ofrece una gran cantidad de beneficios, pero aquí están los cuatro principales.
Productividad incrementada
Las herramientas son una forma económica de mejorar las operaciones, automatizar el trabajo y “subcontratar” tareas que no desea realizar.
Con su nueva libertad, puede dedicar su tiempo a un trabajo que a) ayude al negocio yb) lo satisfaga.
Con tiempo concentrado y sin tareas molestas, todos se sentirán más motivados para trabajar. Además, las herramientas eliminarán algunas tareas por completo de tu lista de tareas pendientes para que puedas concentrarte en el trabajo más pesado.
Ahorro de costes
A veces, aunque estoy escribiendo este artículo, también me resulta difícil desprenderme de cientos o miles de dinero ganado con tanto esfuerzo para gastarlo en una herramienta.
El problema con esta mentalidad es que es un pensamiento a corto plazo. El dinero que se gasta es mensurable, pero el dinero ahorrado gracias a las herramientas puede ser más difícil de calificar.
Vale la pena hacer un esfuerzo para examinar los ahorros de una herramienta para comprobar su valor. Debe considerar los beneficios ocultos, como un personal más feliz que puede automatizar tareas que no les gustan, dejándolos más motivados por lo que aman.
Escalabilidad
Si desea ampliar su negocio, las herramientas le ayudarán.
El aumento de la productividad por sí solo ayudará, pero las herramientas lo obligarán a crear procesos que puedan compartirse con los miembros del equipo. Si puede incorporar nuevos miembros del equipo o clientes a sus operaciones de forma rápida y fluida, podrá crecer más rápido.
Además, herramientas como los servicios en la nube pueden escalar según los necesite, lo que le permite almacenar datos sin arriesgarse a grandes proyectos de migración o pagar por espacio que aún no necesita.
Mejor toma de decisiones
Muchas herramientas están diseñadas para ayudarle a tomar decisiones. Las herramientas, especialmente aquellas que incluyen inteligencia artificial, pueden analizar grandes conjuntos de datos y recopilar información que puede utilizar para dirigir su negocio.
Tipos de herramientas para pequeñas empresas
Querrá evaluar las herramientas que más benefician a su negocio en particular, pero veamos algunas herramientas de uso común.
Software de gestión de relaciones con el cliente (CRM)
Si todavía estás en hojas de cálculo, es hora de actualizarlas.
El software CRM es una necesidad absoluta. Su cartera de clientes potenciales es posiblemente el elemento más importante de su negocio. Quieres gestionarlos adecuadamente.
Un buen CRM ayudará a su equipo a trabajar de manera eficiente, nutrir clientes potenciales y muchos tienen complementos de automatización e inteligencia artificial que mejoran sus procesos de ventas.
Software de gestión de proyectos
He sido director de proyectos durante más de nueve años. Cuando comencé, la gestión de mis proyectos se realizaba en hojas de cálculo y correos electrónicos.
Cuando descubrí las herramientas de gestión de proyectos, me di cuenta de lo mucho que me había perdido. Ahora dirijo todo mi negocio y los negocios de mis clientes en Asana, Motion, ClickUp o Trello.
Herramientas de marketing digital
Mi pequeña empresa es una agencia SEM boutique, por lo que las herramientas de marketing digital son imprescindibles para mí. A lo largo de los años, he probado muchos de ellos. Las herramientas de marketing digital pueden ayudarle con el análisis para que sepa qué funciona y dónde invertir su dinero.
Además, muchas herramientas de marketing pueden hacer parte del marketing por usted. Puede utilizar IA generativa, que a menudo se incluye, o puede programar campañas de marketing con anticipación.
Herramientas de almacenamiento
Google Drive, SharePoint y Dropbox son herramientas que ayudarán a tu equipo a trabajar de forma más inteligente.
En lugar de compartir documentos en correos electrónicos, puedes almacenar todo en línea y las personas pueden editar el mismo documento sin problemas. Todo se almacena en la nube, por lo que el riesgo de perder documentos es pequeño.
Si todavía envía documentos por correo electrónico, debe cambiar a una herramienta de almacenamiento.
Cómo seleccioné las mejores herramientas gratuitas para pequeñas empresas
Quería crear una lista de herramientas para pequeñas empresas que casi cualquiera podría probar.
Tenían que ser:
- Asequible. Para mí, esto significaba ser gratis, barato o poder recuperar su inversión en abundancia.
- Fácil de usar. Puede resultar complicado conseguir que un equipo trabaje con una nueva herramienta y un nuevo proceso, por eso quería que las herramientas de esta lista fueran intuitivas.
- Buena atención al cliente. Todos necesitamos una mano de vez en cuando. Todas las herramientas de esta lista tienen un buen servicio de atención al cliente o una demostración para que puedas probarlas.
- De múltiples fines. Si una herramienta puede hacer bien dos cosas, aún mejor. Para las pequeñas empresas, cuanto menos tengan que invertir, mejor.
- Escalable. Lo ideal es que una inversión en una herramienta traiga longevidad. Quería incluir las herramientas que crecerán con una pequeña empresa.
20 herramientas gratuitas para ayudarle a administrar su negocio
1. HubSpotCRM
En ventas, la velocidad importa. Piénselo: en el tiempo que sus vendedores dedican a buscar en sus bandejas de entrada información sobre un cliente potencial, podrían estar perdiendo una venta frente a un competidor.
HubSpot CRM permite a los equipos de ventas trabajar de manera más eficiente al brindarles a los representantes un historial detallado de sus interacciones con un cliente potencial.
A diferencia de otros sistemas, HubSpot CRM es intuitivo y automático, lo que facilita a los usuarios registrar correos electrónicos, grabar llamadas y administrar sus datos.
Este fácil acceso a los puntos de contacto ayuda a garantizar que los representantes no envíen correos electrónicos repetidos ni administren mal su tiempo con clientes potenciales que no están interesados.
Mi experiencia con HubSpot: HubSpot es ideal para pequeñas empresas porque su uso es intuitivo. Para empezar, me registré para obtener una cuenta gratuita. La visita guiada dentro del CRM me explicó todo.
Además, hay una gran cantidad de vídeos y guías disponibles en el sitio web de HubSpot. Sin duda, HubSpot crecerá con tu negocio.
2. Software gratuito de generación de leads y marketing de HubSpot
¿Busca una herramienta gratuita que le ayude a generar clientes potenciales? Consulta esta herramienta de HubSpot.
El software de generación de leads y marketing de HubSpot se puede utilizar como un complemento gratuito de WordPress y como una aplicación web independiente.
Creada para ayudarlo a comprender mejor a los visitantes de su sitio web, esta herramienta facilita saber no solo quién está en su sitio web sino también qué están haciendo.
Con esta herramienta, los usuarios obtienen automáticamente información sobre todos los que completan un formulario en su sitio web. Desde las páginas que han visitado hasta las redes sociales en las que se encuentran, estos detalles pueden ayudarle a realizar movimientos de marketing más estratégicos.
3. Boomerang para Gmail
¿Alguna vez has querido enviar un correo electrónico un viernes pero no quieres que se pierda en el buzón del destinatario durante el fin de semana?
Con Boomerang para Gmail, puedes escribir un correo electrónico ahora y programarlo para que se envíe en un momento más conveniente.
Pero eso no es todo. Boomerang cuenta con muchas otras funciones diseñadas para hacerte la vida más fácil.
Por ejemplo, si su bandeja de entrada se siente un poco desordenada, puede elegir qué correos electrónicos desea archivar temporalmente hasta que los necesite. Simplemente elige la hora y la fecha en la que deseas que reaparezcan y estarán allí, mágicos.
4. Generador de personas gratuito de HubSpot
Pensar en tus personajes es importante.
Podría pensar que sabe a quién se dirige, pero reservar tiempo para identificar su personaje objetivo le ayudará con todo el marketing.
Además, es posible que se sorprenda de los resultados si le dedica a esta tarea el tiempo que merece.
El generador personal gratuito de Hubspot te guía a través de un proceso de siete pasos para ayudarte a determinar tu personaje objetivo.
Al final, toda la información queda consolidada en un diseño elegante, listo para descargar. Puedes agregar más personas y compartirlas con tu equipo.
5. Kit de marca gratuito de Hubspot
El kit de marca gratuito de HubSpot cubre los fundamentos de cualquier buena marca: logotipo, tipografía, colores, su sitio web y marketing, como los perfiles de redes sociales.
La herramienta gratuita hace que configurar su primera marca sea muy fácil. Lo guiará a través de la identidad de su marca, brindándole ideas y ejemplos. Al final, obtendrá una guía de marca que podrá descargar.
6. Generador gratuito de firmas de correo electrónico de HubSpot
Con el Generador de plantillas de firmas de correo electrónico gratuito de HubSpot, puedes crear una firma de correo electrónico de marca en minutos.
Todo lo que necesitas hacer es elegir tu plantilla favorita, completar el formulario con tus datos profesionales (nombre, sitio web, función, etc.), completar los colores de la marca y el generador hará el resto.
Una vez que esté satisfecho con el producto terminado, puede copiar el código o copiar y pegar la firma en su aplicación de correo electrónico favorita. Las instrucciones sobre cómo hacer esto se proporcionan una vez que se genera la firma de correo electrónico.
Mi experiencia con el generador de firmas de correo electrónico gratuito de HubSpot: Utilicé esta herramienta para generar una firma de correo electrónico y ¡realmente no podría haber sido más fácil! Hay seis plantillas para elegir. Una vez que recibí el código de firma, cambié los detalles para que las firmas de mi equipo coincidieran. Si está buscando una firma de correo electrónico rápida, ¡ésta es!
7. Clientes.ai
Customers.ai permite a las empresas interactuar de forma proactiva con los visitantes del sitio web a través de la identificación y el remarketing.
Con la herramienta puede capturar datos propios, sincronizar visitantes con audiencias de remarketing, realizar un seguimiento del recorrido del cliente y convertir a los visitantes anónimos de su sitio web en clientes.
Esta solución impulsada por IA también presenta alcance personalizado, retargeting de alta conversión e información de alta definición sobre el recorrido del cliente con sus herramientas de publicidad y correo electrónico, así como capacidades de medición e integración.
Por último, integre su pila MarTech. Conecte automáticamente las suscripciones, los registros y los clientes potenciales generados desde sus canales de mensajería de chat a su CRM, como HubSpot, software de correo electrónico, plataformas de capacitación y seminarios web, y otras aplicaciones comerciales.
8. Trelo
Mantener a su equipo en sintonía, ya sea que trabajen de forma remota o lado a lado, no siempre es fácil.
Con nuevas ideas, plazos cambiantes y ajustes de último momento a lo largo del día, necesitas un lugar para mantener todo unificado.
Ahí es donde entra Trello.
De un vistazo, Trello facilita a los usuarios visualizar qué tareas tienen entre manos, en qué están trabajando los miembros de su equipo y qué ya se ha completado.
La herramienta, que funciona como un tablero de anuncios virtual, ofrece tableros y tarjetas para ayudarlo a usted y a su equipo a organizar un proyecto o simplemente controlar su trabajo diario.
Con las tarjetas, los usuarios pueden cargar archivos adjuntos, agregar comentarios, crear listas de verificación, asignar fechas de vencimiento y mucho más.
Y cada vez que se realiza un cambio en una tarjeta, el sistema de notificación de Trello puede enviar una actualización a los miembros del tablero para mantener a todos informados.
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Mi experiencia con Trello: Utilizo Trello tanto a nivel personal como profesional. Elijo Trello como herramienta de gestión de proyectos para algunos de mis clientes porque es muy fácil y puedes hacer muchas cosas de forma gratuita.
Trello permite a las empresas utilizar muchas de sus funciones de forma gratuita y puedes invitar hasta diez miembros a colaborar antes de pagar por ello.
9. flojo
Las reuniones, los correos electrónicos y las visitas inesperadas al escritorio a veces pueden dificultar la realización del trabajo durante el día.
Bueno, con una herramienta de comunicación interna del equipo como Slack, su equipo puede colaborar, compartir archivos, dar comentarios y brindar soluciones rápidas, todo mediante mensajería en tiempo real.
Según el sitio web de Slack, los equipos que utilizan su software encuentran una disminución del 39 % en las reuniones y una reducción del 60 % en el correo electrónico interno, lo que resulta en un aumento del 47 % en la productividad del equipo.
Slack también ofrece aplicaciones totalmente nativas para iOS y Android, lo que le facilita continuar donde lo dejó después de dejar su escritorio.
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Mi experiencia con Slack: Lo ames o lo odies, Slack es probablemente la mejor herramienta de comunicación para empresas, pero recomiendo usarlo de manera inteligente. si empujas todo tu comunicación en Slack, tendrás dificultades…