Los eventos digitales exitosos requieren una planificación cuidadosa. Eso significa establecer una estrategia, una agenda y un equipo para brindar una experiencia convincente a los asistentes.
«Siempre se desean asistentes felices y comprometidos que no solo aprendan a través de sesiones o se conecten entre sí, sino que también aprendan, se conecten con su negocio o marca y profundicen su relación con su organización», dijo el estratega de eventos, gestión de eventos y logística. líder, consultora Marsha Maxwell, en una sesión en The MarTech Conference.
Aquí hay cuatro pasos clave en la planificación de su evento digital.
Definiendo una estrategia
La estrategia del evento digital debe incluir metas y objetivos tanto para su negocio como para la audiencia.
«¿Cómo vamos a crear el evento adecuado y cómo medimos el éxito?» -Preguntó Maxwell.
Los objetivos deben estar alineados con la experiencia del evento digital. Cada acción que realicen los participantes debe tener un propósito. Esto significa una planificación integral del evento, así como un análisis posterior al evento para medir el éxito.
El contenido y los mensajes del evento deben coincidir con el público objetivo para garantizar que los asistentes participen. Defina resultados mensurables específicos, que pueden incluir conocimiento de la marca, generación de leads, redes de pares y educación.
Para medir estos resultados, utilice encuestas posteriores al evento, encuestas de sesión o incluso grupos focales en vivo y sesiones de retroalimentación.
«Si no puedes medir el evento, entonces deberías preguntarte por qué lo estás teniendo», dijo Maxwell.
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Orqueste una experiencia fácil de usar
Una experiencia con una agenda organizada hará o deshará un evento digital.
«Hay que equilibrar las preferencias de la audiencia e incluir pausas al crear un marco para la agenda del evento», dijo Maxwell.
Una agenda organizada incluye la secuencia de sesiones, descansos y otras actividades que mantienen a la audiencia interesada. Asegúrese de que estas actividades cubran a todas las personas que se espera que asistan al evento. Y asegúrese de que no se realicen varias actividades a la vez que atiendan a una sola persona. Distribuya el cronograma para que los asistentes no se enfrenten a conflictos de programación confusos.
Incluya descansos entre sesiones (de 10 a 15 minutos) para que los asistentes puedan tomar un café mientras los oradores y el personal del evento se preparan para la siguiente sesión. Y al crear la agenda, considere también en qué zonas horarias se encuentran sus asistentes para que no se pierdan sesiones importantes a primera o última hora.
«El tiempo es crucial en los eventos digitales, especialmente debido a la accesibilidad global», dijo «[Factor in] Horarios de asistentes y capacidad de atención en eventos digitales. La sincronización precisa mejora la accesibilidad, la asistencia y la experiencia general del evento”.
Reúna un equipo de soporte para eventos
Para llevar a cabo el evento, asegúrese de contar con un equipo de soporte que pueda ayudar a administrar la experiencia de sus asistentes.
Si su empresa no tiene funciones específicas para la gestión y el soporte de eventos, asegúrese de reclutar a estos miembros del equipo de toda la organización.
Necesitará operaciones de marketing o TI para gestionar los problemas técnicos, así como especialistas en marketing para ayudar a moderar las discusiones. También debe tener a mano un administrador de redes sociales para compartir los aspectos más destacados del evento en las plataformas sociales.
Después del evento, también debes contar con miembros del equipo que puedan realizar análisis y extraer información de los datos del evento.
«Contar con un equipo te ayudará a tranquilizarte mientras ejecutas el evento», dijo Maxwell.
Proporcionar un entorno seguro y productivo.
Proteja los derechos de sus asistentes abordando la privacidad de los datos, los derechos de autor y la responsabilidad de accesibilidad. Se debe mantener un entorno seguro y de cumplimiento para todas las partes involucradas.
«Tener términos y condiciones legales y pautas para eventos digitales establece un marco claro para lo que entran sus invitados y cómo participan», dijo Maxwell.
Informe a sus asistentes que su empresa está creando una experiencia segura para todos. Cree y comparta un código de conducta y deje en claro que expulsará a los asistentes si no siguen el código.
Asegúrese de que cualquier contenido de video con derechos de autor cumpla con las leyes de derechos de autor y tenga licencia. Además, incluya un formulario de autorización del orador para que pueda utilizar el contenido después del evento.
Si sigue estos cuatro pasos, su evento digital estará en camino de crear una experiencia significativa para su audiencia.
«La utilización de todo el diseño del evento ayuda a ofrecer historias convincentes que conectan a los asistentes con sus mensajes, crea experiencias memorables e impulsa el compromiso y la comprensión en un entorno digital remoto», dijo Maxwell.
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El post 4 claves para la planificación de eventos digitales apareció por primera vez en MarTech.
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