5 pasos para ejecutar una reunión post-mortem del proyecto [+ Key Questions to Ask]


Ningún proyecto es un éxito o un fracaso absoluto.

Incluso cuando parece que un proyecto no podría haber ido mejor (o peor), siempre hay lecciones que aprender.

Por lo tanto, el proyecto post-mortem.

Una reunión post-mortem no es una investigación. Es una investigación para descubrir todas las lecciones para el futuro, no una oportunidad para culpar o poner a las personas en apuros.

Es la oportunidad de preguntar: ¿Qué logramos exactamente? Y lo que es aún más importante: ¿qué podríamos hacer mejor la próxima vez?

Para ayudar a su equipo a aprovechar al máximo las reuniones post-mortem de su proyecto, hemos compartido algunas pautas básicas. Échales un vistazo a continuación y haz que tu próxima autopsia sea la más productiva hasta el momento.

Una reunión post-mortem productiva es una oportunidad para desentrañar completamente la trayectoria de un proyecto y profundizar en por qué las cosas se desarrollaron de la manera en que lo hicieron.

El beneficio principal es una mayor eficiencia. Si se hace correctamente, identificará los cuellos de botella en sus procesos y mejorará sus flujos de trabajo.

Más allá de eso, una reunión post-mortem mejorará:

  • Moral – Celebrar sus victorias en una reunión post-mortem puede ayudar a unir a su equipo y crear un sentido de camaradería.
  • Comunicación – Mientras desempaqueta lo que salió bien y lo que salió mal, es de esperar que identifique las brechas de comunicación que pueden estar obstaculizando el proyecto.
  • Transparencia – Una reunión post-mortem invita a todos a compartir su perspectiva sobre el proyecto en general. Esto crea un entorno transparente en el que puede llegar al meollo de los problemas.

Documentación de la reunión post-mortem

Para prepararse para su reunión post-mortem, hay tres piezas clave de documentación que necesitará:

  • Un cuestionario previo a la reunión – Un cuestionario le da a su equipo tiempo para evaluar el proyecto en su conjunto. Por su parte, podrá revisar el cuestionario para identificar patrones y puntos de conversación para la reunión. Más sobre eso aquí.
  • Una agenda de reuniones – Tener una agenda es vital para garantizar que su reunión se desarrolle sin problemas. Sin uno, es posible que no tenga tiempo para abordar sus problemas más importantes. Para obtener detalles sobre cómo organizar su agenda, vaya a esta sección.
  • Una hoja de trabajo para la reunión – Una hoja de trabajo será útil durante la reunión para organizar los comentarios de su equipo en las categorías correctas. Por ejemplo, su hoja de trabajo debe incluir una sección de éxitos, fracasos, obstáculos y soluciones.
  • Un documento recapitulativo – Una vez finalizada la reunión, redacte un documento que cubra los puntos principales discutidos y los pasos a seguir para el futuro. Más sobre eso aquí.

Cómo llevar a cabo una reunión post-mortem de un proyecto productivo

1. Haga de las autopsias una parte estándar del proceso de su equipo.

Las reuniones post-mortem deben ser una parte esencial del proceso de su equipo, tanto para los grandes proyectos como para los más pequeños. La mayoría de los equipos los ejecutan para proyectos más grandes con fechas de inicio y finalización definitivas, pero pueden ser igualmente útiles para proyectos de menor escala o incluso en curso.

Aunque “post-mortem” significa literalmente después de la muerte, su equipo no tiene que esperar al final de un gran proyecto a largo plazo para obtener valor de una evaluación retrospectiva.

Mientras desarrolla el cronograma de un proyecto durante la fase inicial, inserte mini autopsias en los hitos clave. Estos controles de pulso le darán a su equipo la oportunidad de comprender mejor cómo avanza un proyecto y, con suerte, identificar problemas potenciales antes de que causen daños permanentes.

Una vez que el proyecto haya finalizado oficialmente, no espere demasiado para programar la autopsia final, o la gente habrá avanzado mentalmente. De hecho, debe programar la autopsia cuando elabore el plan completo del proyecto, para que todos sepan que es una parte esperada del resumen del proyecto.

2. Envíe un cuestionario post-mortem antes de la reunión real.

La reunión en sí no debería programarse para más de una hora. No todo el mundo tendrá la oportunidad de hablar, y es posible que algunos temas más pequeños (pero aún importantes) no requieran mucho tiempo de discusión. Y, francamente, no todo el mundo se siente cómodo hablando en este tipo de foros.

El uso de un cuestionario previo a la reunión significa que todos los miembros de su equipo tienen la misma oportunidad de compartir sus pensamientos y ningún detalle perdido pasa desapercibido.

El cuestionario también brinda una oportunidad para que las personas se organicen antes de la reunión. Las personas pueden investigar por qué sucedieron (o no sucedieron) ciertas cosas, para que puedan traer causas y posibles soluciones a la reunión, no solo errores o teorías formuladas apresuradamente.

Por ejemplo, si un proyecto requería que los creativos de su equipo trabajaran las veinticuatro horas del día para hacer sus entregas a tiempo, ¿por qué sucedió esto? ¿Estaba mal configurado el cronograma del proyecto? ¿Se asignaron tareas incorrectas a personas sin experiencia?

Las respuestas del cuestionario deben informar la agenda de la reunión post-mortem, centrando la discusión en los temas que tuvieron el mayor impacto. Sin embargo, el cuestionario también significa que las cosas “más pequeñas” no se pasan por alto en el proceso completo de la autopsia.

3. Seleccione un moderador para mantener el rumbo de la reunión.

El objetivo de un proyecto post-mortem es evaluar de manera constructiva lo que logró el equipo del proyecto y lo que podría haberse hecho mejor.

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Para que esta discusión sea productiva, alguien debe mantener la conversación civilizada, enfocada y avanzando. Aquí es donde entra el moderador de la reunión.

Establezca un moderador antes de la reunión en persona que pueda ceñirse a la agenda y dirigir la discusión en caso de que se salga de control. El moderador no tiene que ser el gerente de proyecto o un miembro de su equipo de liderazgo, solo necesita sentirse cómodo tomando el control.

4. Establezca una agenda clara.

Con tantos detalles que cubrir en tan poco tiempo, es fácil que las reuniones post mortem se desvíen del rumbo. Ayude a mantener la discusión bajo control construyendo una agenda clara de la reunión con anticipación:

Comience con un resumen de los objetivos centrales del proyecto, repasando brevemente las metas y métricas establecidas en el inicio. Esta parte no debe durar más de cinco minutos y debe servir como un repaso rápido de lo que su equipo se propuso hacer.

Repase brevemente los resultados. Una vez que haya repasado las metas y los objetivos principales, tómese unos minutos para revisar los resultados finales del proyecto. Esta debe ser una evaluación sencilla de si el proyecto cumplió o no con las métricas de éxito de su equipo. ¿Alcanzó los objetivos que se propuso cumplir?

Adéntrate en el por qué o Por qué no. Ahora es el momento de investigar por qué el proyecto terminó como lo hizo y cómo se sienten los miembros del equipo al respecto. Esta discusión debería ocupar la mayor parte de la reunión. Explicamos cómo estructurar su examen en esta sección. [jump to last section].

5. Asegúrese de cerrar el bucle.

La reunión post-mortem es solo un paso del proceso post-mortem.

El resultado final del cuestionario y la reunión debe ser un documento post-mortem que describa las conclusiones de la investigación y las conclusiones prácticas para el futuro.

Y esta investigación no se trata solo de lo que salió bien o mal, sino de lo que va a cambiar en el futuro y cómo. ¿Qué llevó a un gran éxito aquí que podamos embotellar y usar en otros proyectos?

Haga circular el documento de resumen post-mortem a los participantes para obtener su aprobación. Luego, haga circular las conclusiones de todo el departamento para proyectos futuros a todos.

Entonces, ¿qué debería examinar exactamente una autopsia? Hay algunas secciones transversales diferentes para enmarcar su consulta. Las categorías básicas de investigación son planificación, ejecución, resultados y comunicación.

Dentro de cada categoría, debe preguntar cuantitativo, cualitativo, y subjetivo preguntas:

Preguntas cuantitativas para evaluar la ejecución del proyecto.

Estas son sus preguntas estándar de sí o no.

  • ¿Se cumplieron o no se cumplieron los plazos?
  • ¿Proporcionamos todos los entregables descritos en el alcance del proyecto?
  • ¿Se lograron métricas de éxito predefinidas?
  • ¿Se siguieron los flujos de trabajo y los procesos esquemáticos?
  • ¿Se sobrepasó el presupuesto?

Al analizar el proyecto desde esta perspectiva, una pregunta subyacente clave es siempre: ¿Fue bueno el plan? ¿Seguimos el plan? ¿Fue malo el plan? ¿Por qué?

Todas las preguntas cuantitativas que haga deberían conducir finalmente a este tema general.

Preguntas cualitativas para ir más allá de los datos.

Estas preguntas abiertas deben evaluar el proyecto más allá de los datos y la planificación.

  • ¿Entregamos el trabajo con los altos estándares que nosotros y nuestro cliente esperamos?
  • ¿El cliente está de acuerdo?
  • ¿Las personas sintieron que tenían los recursos, la información y el apoyo que necesitaban para realizar sus propias tareas?
  • ¿Se definieron o comunicaron mal los criterios de la campaña o las expectativas de la tarea?

Tanto en las investigaciones cuantitativas como cualitativas, especifique qué funcionó bien y qué no.

Por ejemplo, ¿tenía una fecha de entrega para que el cliente compartiera sus personajes, pero no tenía un tiempo de revisión incorporado? Quizás el cliente los envió a tiempo (según el plan del proyecto), pero eran inadecuados para las necesidades del proyecto.

O, ¿la falta de supervisión por parte de un gerente de cuenta dio como resultado que un nuevo gerente de campaña de PPC gastara en exceso contra el presupuesto publicitario del cliente?

Entrar en los detalles ayudará a identificar la raíz de los problemas.

Preguntas subjetivas para comprender la perspectiva del empleado

Las preguntas subjetivas ayudan a evaluar cómo se sienten los miembros de su equipo y pueden ayudar al liderazgo a identificar signos preocupantes de agotamiento y fatiga desde el principio.

Estas preguntas también permiten a los líderes saber qué procesos funcionaron mejor con su equipo, ayudándolos a planificar proyectos futuros.

  • ¿Qué fue lo que más y menos disfrutó la gente de este proyecto?
  • ¿Cómo fue trabajar con el cliente?
  • ¿Qué cambios le harían a este tipo de proyectos en el futuro?
  • ¿Cómo podría funcionar mejor el trabajo con este cliente o entre ciertos departamentos en el futuro?
  • ¿Quieres volver a trabajar en un tipo de proyecto similar? ¿Si no, porque no?

Una reunión post-mortem ayudará a su equipo a mejorar continuamente su proceso. Tenga en cuenta que una autopsia que no afecta la acción futura es una pérdida de tiempo. Con esto en mente, asegúrese de seguir sus conocimientos para generar mejores resultados en proyectos posteriores.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en mayo de 2016 y se ha actualizado para que sea más completa.

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