El arma secreta detrás de un evento exitoso no es solo grandes oradores, un lugar genial o boletos con entradas agotadas. También son los patrocinadores los que generan ingresos importantes al tiempo que agregan credibilidad a su evento.
Cuando los patrocinadores de renombre ponen su logotipo en los materiales de su evento, esencialmente dicen: «Este evento importa».
Sabemos esto de primera mano porque los patrocinios de eventos han sido una gran parte de nuestra estrategia de marketing. Hemos gastado aproximadamente $ 500,000 en ellos, patrocinando todo, desde reuniones de la industria íntima hasta conferencias internacionales masivas.
Nuestro stand en Chiang Mai Seo 2024
TL; DR: Si estás ejecutando eventos, absolutamente quieres patrocinadores como nosotros.
Pero, ¿cómo convence a compañías como la nuestra para que abran sus billeteras para su evento? Hablé con Elysa Han, nuestra gerente de marketing de eventos, para saber qué buscamos en los patrocinios de eventos.
Considere esta guía de su información privilegiada para ganar patrocinadores de eventos.
Para los patrocinadores, cada dólar gastado en patrocinios es una inversión que necesita entregar rendimientos. Esto es lo que está impulsando nuestras decisiones de patrocinio:
- Caza de nuestros clientes ideales -Queremos conocer compradores potenciales cara a cara. Cada vez más, estamos buscando el gran pez: tomadores de decisiones a nivel empresarial que puedan firmar contratos significativos. Si su evento atrae a nuestro grupo demográfico objetivo, ya ha ganado la mitad de la batalla.
- Creando conexiones en persona – Anhelamos las ideas cualitativas que solo pueden provenir de los ojos de alguien que se iluminan durante una demostración o escuchan sus puntos débiles directamente. Las conexiones humanas nos dicen cosas que el análisis digital nunca podría.
- Construir una relación más cercana con nuestros clientes existentes – A veces nuestros clientes están en la industria y también dirigen eventos. Apoyar sus eventos nos acerca.
- Plantación de banderas de marca estratégica – Estamos buscando una visibilidad que cause una impresión, no solo logotipos masivos enlucidos en las paredes que nadie recuerda.
No estamos eligiendo automáticamente los eventos más grandes o prestigiosos. El tamaño de su evento importa mucho menos que cómo se alinea con nuestros objetivos.
Así es como evaluamos los eventos para patrocinar:
- Alineación de la audiencia – Evaluamos tanto el tamaño como la calidad. ¿Quién estará exactamente en la habitación? ¿Qué poder de toma de decisiones ejercen? ¿Qué industrias representan? Sin embargo, el tamaño no es todo. Un evento más pequeño con un 90% de asistentes de ajuste perfecto superará un evento masivo con un 10% de relevancia cada vez.
- Potencial de generación de leads – Similar a lo anterior, estamos viendo la calidad de las oportunidades en el evento. ¿Qué tan probable es que estos asistentes se conviertan en nuestros clientes? ¿Están representando a un cliente de nivel empresarial o son solo principiantes para SEO (o incluso marketing digital?)
- Retroalimentación real – Elysa excava a través de los hilos de Reddit, los comentarios de LinkedIn y las conversaciones sobre X sobre las ediciones anteriores del evento para encontrar comentarios sin filtro sobre el evento. Los asistentes anteriores (¡e incluso patrocinadores!) Son su herramienta de marketing más creíble o dañina.
- Cheque de ambiente del organizador – Su respuesta a nuestras preguntas revela volúmenes sobre cómo manejará el evento real. ¿Eres transparente sobre los números de asistencia? ¿Dodge preguntas sobre experiencias de patrocinador pasadas? A veces, el factor decisivo es en ese momento en que nuestro equipo de eventos dice: «Algo se siente de estos organizadores». En esos casos, seguimos nuestro instinto.
Por cierto, estos no están en piedra. Hay momentos en que también rompemos nuestras propias reglas.
Por ejemplo, recientemente patrocinamos NAS Summit en Singapur. Si bien fue una conferencia considerable, fue un evento para los creadores de contenido actuales y aspirantes que, en papel, están a millas de distancia de nuestro perfil ideal de clientes.
De hecho, según nuestros propios cálculos, el 62% de los asistentes al evento no estaban familiarizados con nuestra marca.
Entonces, ¿por qué escribimos el cheque?
La razón principal fue que la propuesta de valor era demasiado extraordinaria. Para una inversión modesta, recibimos el mismo valor que lo que habría costado 5 veces en otros eventos. Tuvimos un stand, los agradecimientos de las redes sociales, la marca visible (por ejemplo, en el muro de los medios) e incluso boletos para eventos.
Aunque no coincidía con nuestros criterios, no pudimos dejar pasar una oferta excepcional. Entonces, lo convertimos en una obra de concientización sobre la marca.
La forma más rápida de perder nuestro interés es esconderse detrás de afirmaciones vagas como «bien asistidos» o «profesionales de la industria». Queremos ver todo al descubierto, así que cuéntanos:
- Números de asistencia exactos de eventos anteriores
- Desgloses demográficos detallados que van más allá de los títulos de trabajo e incluyen cosas como niveles de antigüedad, tamaño de la empresa y más
- Resumen sincero de lo que pasó En ediciones anteriores
- Información de patrocinio clara e integral Eso explica exactamente lo que obtenemos para nuestra inversión
A Elysa también le gusta subirse a las llamadas de descubrimiento con los organizadores del evento para aprender más información y tener una idea de las personas involucradas.
¿Qué tipo de información de patrocinio queremos ver? Aquí están los paquetes que hemos visto hasta ahora (que podrían informar los suyos):
- $ 2,000 – $ 3,000 – Solo marca visual (por ejemplo, logotipos en el escenario y el sitio web)
- $ 5,000 -Branding visual + cabina pequeña en el sitio
- $ 10,000 – $ 20,000 – Branding visual, espacio de cabina más grande y lista completa de registro de asistentes
- > $ 20,000 – Todo lo anterior, pero con un espacio de cabina aún más grande. También incluye una ranura para hablar. También puede incluir su botín en las bolsas de regalos de la conferencia.
Una cosa es segura: cada paquete de patrocinio es solo un punto de partida para la negociación. Nunca hemos aceptado un paquete de patrocinio exactamente como se presenta, y tampoco la mayoría de los patrocinadores.
Como organizador, debe esperar eso y ser flexible. El hecho de que haya estructurado un paquete de patrocinio de esa manera no significa que tenga que solucionarse de esa manera. Los patrocinadores pueden tener limitaciones presupuestarias y pueden querer oportunidades de marca que sean diferentes de lo que ha pensado.
Por ejemplo, es posible que no solo quieran la marca visual, sino que también griten en sus canales de medios propios, como el sitio web, las redes sociales y el boletín de correo electrónico. O pueden querer que sus standes estén en el escenario, junto con un logotipo masivo.
O pueden querer gritos adicionales en el escenario para su marca o para que los asistentes revisen sus stands.
Si está ejecutando su evento más de una vez, la clave es hacer que los patrocinadores regresen. De esa manera, no tiene que pensar constantemente en adquirir nuevos patrocinadores.
Pero, ¿cómo decidimos si queremos patrocinar el mismo evento repetidamente?
El factor más importante que vemos es la post mortem de nuestro equipo. A los pocos días del final de su evento, el equipo en el sitio realiza una evaluación brutalmente honesta que cubre:
- Si los asistentes coincidían con quién estábamos buscando
- Con quién hablamos y si eran potenciales líderes empresariales
- (Si tuviéramos una cabina) si la cabina estaba posicionada donde dijiste que estaría, si obtuvimos el tráfico peatonal prometido, o si estuvieras atrapado en una esquina donde nadie vino
- Si nuestro botín era popular o todos lo ignoraban
- Si el evento funcionó sin problemas o tenía toneladas de pesadillas logísticas
Aquí hay un ejemplo de un informe realizado por mi colega:
Si no tenemos un equipo en el sitio, es decir, patrocinamos solo para el conocimiento de la marca, entonces verificaremos los comentarios en las redes sociales.
También damos muchos puntos de bonificación a los organizadores de eventos que son proactivos. Los mejores organizadores con los que hemos trabajado:
- Enviar actualizaciones regulares por correo electrónico – Actualizan sobre el progreso de sus eventos, los oradores que han asegurado, otras marcas que han patrocinado, etc.
- Ayúdanos a maximizar el valor – Asisten con la marca, la logística y otras oportunidades para aumentar nuestro ROI.
- Tomar la propiedad total – Hemos hecho que los organizadores de eventos nos ofrezcan voluntariamente descuentos para la próxima edición porque estaban personalmente decepcionados de que no nos obtuvieran los resultados que pensaron que lo haríamos.
En última instancia, los patrocinios, no solo para eventos sino también para los creadores, tienen que ver con las relaciones.
No se sorprenda cuando digo esto, pero a veces patrocinamos un evento porque el organizador es un cliente potencial o cliente de nivel empresarial. Y a veces los eventos dan descuentos de patrocinadores porque los ven como un socio a largo plazo y quieren que regresen regularmente para todas las ediciones futuras.
Asegurarse de que su evento sea rentable es importante. Pero no olvides que las relaciones dirigen el mundo. Espere ser flexible y negociar hacia un beneficio mutuo tanto para usted como para el patrocinador.
Pensamientos finales
Asegurar los patrocinios de eventos se trata de crear un valor mutuo.
Los organizadores de eventos más exitosos entienden lo que los patrocinadores están buscando y crean paquetes que ofrecen resultados reales. Al ser transparente con sus datos, flexibles con sus ofertas y proactivo en sus comunicaciones, construirá relaciones con patrocinadores que duren más allá de un solo evento.
Recuerde: los patrocinadores como nosotros están buscando ROI, pero también estamos buscando socios que entiendan nuestros objetivos y nos comprometan a ayudarnos a lograrlos.
¿Intentando organizar un evento en su lugar? También organizamos nuestra propia conferencia y escribimos cómo lo hicimos:
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