¿Debería pagarle a una empresa de relaciones públicas? [+PR Tactics You Can Manage In-House]


Es una pregunta con la que se encuentran casi todas las empresas de rápido crecimiento: ¿deberíamos contratar una firma de relaciones públicas o construir un equipo interno? Y si luchas con esta pregunta el tiempo suficiente, rápidamente se convierte en un interminable ir y venir («por otra parte…«).

La verdad es que, dependiendo de sus objetivos, recursos y presupuesto específicos, un camino puede tener más sentido que el otro. Hemos reunido algunos consejos útiles de los profesionales de relaciones públicas de HubSpot para ayudarte a tomar la decisión correcta.

Profundicemos en los principales beneficios y desventajas de contratar una agencia, exploremos cómo tomar la decisión correcta para su negocio y cubramos cinco tareas de relaciones públicas que puede administrar internamente.

Razones para contratar una firma de relaciones públicas

1. Sabes lo que quieres.

Contratar una empresa sin saber lo que quieres es como conducir a un nuevo destino sin un mapa. Lo más probable es que te pierdas, rápidamente.

«Contratar una empresa de relaciones públicas puede ser una inversión importante, por lo que antes de hacerlo, debe tener claros sus objetivos y lo que espera lograr a través de las relaciones públicas», aconseja Ellie Flanagan, gerente de comunicaciones corporativas y de productos en HubSpot.

Tus metas son tu brújula. Influyen en su presupuesto, cronograma e incluso en las tácticas que desea emplear. Igual de importante, le brindan una imagen clara de lo que necesita de una agencia.

2. Estás listo para «alimentar la máquina de relaciones públicas».

Las relaciones públicas no son una actividad de «configúrelo y olvídese», incluso si contrata a una agencia para que haga el trabajo pesado.

Mia MacKinnon, jefa de marca y relaciones públicas, APAC en HubSpot, se hace eco de este punto y me dice: «Si, como fundador o líder empresarial, no tiene la capacidad de invertir para respaldar a su agencia o líder interno con el desarrollo y aprobar narrativas, apoyar lanzamientos, prepararse para interacciones con los medios y eventos y estar disponible para hablar, será difícil ver resultados».

Ella continúa: «Si la información de una agencia se alimenta por goteo, con poca visibilidad de su estrategia comercial y los desafíos que enfrenta, tendrán un momento increíblemente difícil para obtener resultados. Obtienes lo que pones con relaciones públicas y mis mejores socios de agencia han sido aquellos en los que el equipo con el que hemos trabajado se ha convertido en una extensión de nuestro equipo interno».

En otras palabras, usted juega un papel muy importante en la configuración de su agencia para el éxito. Si trata a su agencia como una verdadera asociación, es más probable que obtenga excelentes resultados.

3. Quiere ampliar su alcance en los medios.

Cuando contrata a una empresa de relaciones públicas, no solo accede a nuevas ideas, perspectivas y experiencia, sino que también trabaja con personas que tienen relaciones con contactos clave en los medios. Y cuando se trata de llegar a los medios, usted es tan fuerte como sus relaciones.

Flanagan agrega: «Crear relaciones con los reporteros es un componente central de las relaciones públicas exitosas. Si decide seguir el camino de la agencia, es importante que tengan un contacto diario en su empresa que pueda brindarles información y ayudarlos a conectarse a los interesados ​​internos».

Dicho esto, su presupuesto puede interponerse aquí. Si ese es el caso, no temas. Flanagan aconseja: «Si tiene un presupuesto limitado, contratar a una persona de relaciones públicas interna para que se concentre en la creación de relaciones puede ser una mejor inversión. Los equipos internos también tienen mejor acceso a los recursos internos y a los portavoces».

4. Necesitas conocimientos especializados.

Dicen que toda la prensa es buena prensa, pero eso es tema de debate. De todos modos, cuando surge una situación de crisis, la mayoría de las pequeñas empresas y las empresas emergentes no están preparadas para manejarla. Incluso los comentarios negativos y los clientes descontentos pueden afectar la reputación y la imagen de una marca.

Todo esto para decir que si su empresa necesita comunicación de crisis, o algún conocimiento especializado en relaciones públicas, es mejor dejarlo en manos de los profesionales. Las empresas de relaciones públicas tienen más experiencia y están especialmente capacitadas para manejar (y prevenir) este tipo de situaciones.

Ahora exploremos algunas señales de alerta que debe considerar antes de pasar al siguiente paso.

Razones por las que es posible que no necesite una empresa de relaciones públicas

1. Su equipo interno está más cerca de la información.

Tu equipo interno solo tiene un cliente: tú. Lo que significa que pueden brindar su atención completa e indivisa, mientras que una agencia tiene que distribuir su tiempo entre múltiples clientes.

Como me dice Flanagan, «los equipos internos también tienen mejor acceso a los recursos internos y los portavoces».

Mientras que usted necesita educar a una agencia externa sobre los entresijos de su negocio, y monitorear su trabajo para verificar su precisión, su equipo interno ya tiene una sólida comprensión del conocimiento interno de la empresa.

Además, con herramientas como HubSpot’s Marketing Hub y Hootsuite, trabajar en tareas relacionadas con las relaciones públicas, como enviar correos electrónicos promocionales y monitorear redes sociales, nunca ha sido tan fácil.

2. No ha encontrado un buen ajuste con una agencia.

Al contratar una agencia, nunca subestimes la importancia de encontrar una buena opción.

MacKinnon me dice: «Hay muchas partes móviles para encontrar la agencia adecuada: especialización de la industria, B2B versus consumidor, tamaño de la agencia y cómo estructuran sus equipos, qué tan flexible es una agencia, su modelo: ¿son puras relaciones con los medios o son más integrado, y cuál de los dos necesita?»

Para las pequeñas empresas que son nuevas en el juego de relaciones públicas, MacKinnon sugiere buscar agencias que ofrezcan flexibilidad:

«Las agencias que tienen un modelo flexible y pueden adaptarse para satisfacer las necesidades de su empresa suelen ser las empresas más pequeñas que encajan perfectamente. Hasta que no tenga un modelo de trabajo establecido, es importante que la agencia pueda adaptarse para alinearse con usted. Esto podría ser una un gran lanzamiento un mes y un período tranquilo al siguiente, mientras te preparas para tu próxima campaña».

Además, la reputación es primordial en el mundo de las relaciones públicas. No dude en pedir recomendaciones de otros.

MacKinnon explica: «Las agencias excepcionales tienden a ser conocidas y se habla de ellas: solicite recomendaciones de empresas cuyas campañas de relaciones públicas admire, de empresas en una industria similar a la suya, o que enfrentan desafíos similares en lo que respecta a la conciencia, la percepción y la confianza. «

3. Estás buscando una solución rápida.

Las relaciones públicas no son una «solución rápida». Las semillas de relaciones públicas que plantes hoy necesitan tiempo para crecer, especialmente considerando que la naturaleza de las relaciones públicas se trata de construir relaciones reales. Como resultado, la relación que tiene con su agencia debe sentirse como una verdadera asociación, no como una inversión a corto plazo.

Si todo eso suena desalentador, la ruta de la agencia puede no ser la respuesta.

MacKinnon se hace eco de esto y dice: «Uno de los mayores aprendizajes que he tenido en mi carrera trabajando internamente, y algo que comparto con mi equipo, es que una vez que encuentras tu agencia, tienes un papel muy importante que desempeñar en establecer tu ambos listos para el éxito, y eso es tratarlos como un verdadero socio».

5 tareas de relaciones públicas que su equipo interno puede gestionar

1. Comunicados de prensa.

En el mundo actual, las empresas tienen que generar su propio entusiasmo. Ya sea que comparta el lanzamiento de un nuevo producto, un próximo evento o cambios en su estructura organizacional, un comunicado de prensa bien escrito puede hacer correr la voz sobre su negocio. Consulte esta guía útil sobre cómo escribir un comunicado de prensa que se destaque entre la multitud.

2. Comunicaciones en redes sociales.

Lo que la gente dice sobre su negocio en las redes sociales puede afectar su reputación general. Cada equipo interno debe tener su «oído en el suelo» monitoreando estas conversaciones.

Las herramientas de escucha social, como el software de administración de redes sociales de HubSpot, Sprout Social y Buffer, rastrean las menciones de su marca, las palabras clave relevantes y los comentarios directos a través de hashtags y mensajes directos. Además, muchas de estas herramientas le permitirán responder a las menciones en sus cuentas de redes sociales directamente desde el tablero.

3. Escritura de blogs.

El alcance comunitario es un pilar de las relaciones públicas. Una excelente manera de interactuar con una audiencia es a través de canales propios, como un blog de empresa. Cuando se trata de desarrollar una estrategia completa de blogs, es posible que su equipo interno deba dividir y conquistar: una persona crea un calendario editorial, otra busca colaboradores invitados y otra persona escribe el contenido del blog.

4. Correos electrónicos promocionales.

Gracias a herramientas como HubSpot’s Marketing Hub, Mailchimp y Constant Contact, administrar, diseñar y enviar correos electrónicos a los clientes es más fácil que nunca. Sin embargo, para enviar correos electrónicos, primero necesita personas a quienes enviarlos. Por lo tanto, crear una lista de correo electrónico saludable, y facilitar la suscripción, debe ser un enfoque permanente para su equipo interno.

5. Comunicaciones de los empleados.

Las comunicaciones de los empleados, también conocidas como comunicaciones internas, se han convertido rápidamente en un foco importante en las relaciones públicas. Después de todo, los empleados pueden ser los críticos más duros o los defensores más apasionados de una empresa.

Las comunicaciones de los empleados implican compartir información a través de varios canales, como el correo electrónico o un foro interno. Los equipos de relaciones públicas internos pueden compartir noticias de la empresa, actualizaciones de proyectos y más. Cuando los empleados se sienten «al tanto», están más comprometidos, conectados y empoderados en el trabajo.

De nuevo a usted

En última instancia, nadie conoce su negocio y sus necesidades mejor que usted. Si está decidiendo si contratar una empresa de relaciones públicas o no, comience con los consejos de este artículo. Y recuerde, siempre que tenga en cuenta las relaciones públicas en su estrategia comercial hasta cierto punto, ya se encuentra en la dirección correcta.

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