McBride, que produce productos de limpieza de marca blanca para los principales minoristas, se está embarcando en una importante transformación comercial que implicará reemplazar todos sus procesos comerciales existentes con S/4Hana.
En declaraciones a Computer Weekly durante la conferencia anual SAP User Group Connect23 del Reino Unido e Irlanda en Birmingham, el director de transformación de la empresa, Chris Ward, describe la transformación como «un desafío justo».
“Nos lo hemos puesto más difícil porque vamos con una estrategia de ‘adoptación’”, afirma. “Esto significa que McBride tomará los procesos comerciales estándar y listos para usar integrados en S/4Hana en lugar de adaptar el ERP. [enterprise resource planning] para que coincida con las operaciones comerciales existentes.
«Eso significa que el camino hasta llegar allí es más difícil, pero creo que la calidad del resultado es mucho mejor», afirma Ward. “SAP ERP es efectivamente un modelo operativo proxy. Todas las plantillas globales que vienen con S/4Hana son el futuro de cómo vamos a administrar nuestro negocio, independientemente de dónde nos encontremos”.
La ventaja de este enfoque, según Ward, es que conduce a mejores resultados. «Se obtiene un flujo de datos sin trabas porque no hemos tenido que personalizar nada», afirma. La desventaja, sin embargo, es la gestión del cambio, que según Ward es mucho más difícil.
En cuanto a la gestión del cambio, dice que S/4Hana es una de las siete transformaciones que se llevan a cabo en McBride. Sin embargo, todos los demás surgen del éxito de la implementación del ERP, que Ward describe como la columna vertebral de un pez.
“Yo diría que el 90% de la energía va a cambiar de gestión”, afirma. Aunque tiene su sede en el Reino Unido y cotiza en la Bolsa de Valores de Londres, Ward afirma: “No somos una empresa del Reino Unido. Somos una empresa europea, por lo que una gran parte de nuestro espíritu para el programa es que tiene que sentirse europeo”.
Como consecuencia, el equipo del programa es europeo y las personas del equipo hablan varios idiomas. «Hemos creado una comunidad de aproximadamente 120 personas que comprenden personal de fábrica que opera todos los diferentes elementos de lo que vamos a presentar con S/4Hana».
Según Ward, este equipo de 120 personas debe ser evangélico acerca de los procesos de negocios que se ejecutan en el nuevo sistema S/4Hana ERP. «Tienen que ser personas a las que hay que convencer, ya que son las personas que necesitan entender de qué están hablando cuando incorporan S/4Hana al negocio», afirma, y añade que «la verdadera resistencia al cambio ganó». No será a nivel lógico, será a nivel emocional”.
Para ayudar a la empresa a gestionar esto, dice que la empresa ha adoptado la metodología del modelo de cambio Adkar, cuyo objetivo es reducir la resistencia al cambio.
Gestionar el lado de las personas
La nueva implementación de ERP implica inevitablemente cambiar las prácticas laborales que la gente ha utilizado durante años. Dada la naturaleza fuertemente sindicalizada de la empresa, Ward reconoce las difíciles conversaciones que el equipo debe tener con los líderes sindicales para darle al despliegue de S/4Hana la oportunidad de tener éxito.
Al analizar las preguntas que los sindicatos pueden plantear sobre cómo el software que en última instancia permite que la empresa funcione de manera más eficiente afectará la seguridad laboral de sus miembros, dice: «Si estuviera en su lugar, haría estas preguntas, y si Si no lo hicieron, les sugeriría que lo hicieran”. Su enfoque es dar a los sindicatos y a sus miembros que trabajan en las fábricas de McBride la confianza de que sus funciones laborales están seguras, pero Ward dice que la naturaleza de las funciones cambiará.
Añade que actualmente el personal tiene que lidiar con la frustración de la manipulación de los datos de entrada, que ocupa “la mayor parte” de su trabajo. “Ya sea que trabajen en finanzas, recursos humanos o manufactura en el taller, todo su trabajo consiste en manipular datos de entrada y exportarlos a Excel, solo para que las ruedas sigan girando”, dice Ward.
La ambición de Ward es elevar la calidad del trabajo que realiza el personal mediante el uso de S4/Hana para manejar toda la manipulación de datos de entrada que antes era manual. El trabajo que realizan entonces cambia. «Esto no es una cuestión de personal», dice. “Se trata de brindar al personal las herramientas que les permitan superar el trabajo diario y realmente utilizar su experiencia y capacidad para tomar decisiones que agreguen valor. Su trabajo se centra mucho más en el análisis.
Ward dice, por ejemplo: «¿Cómo me ayuda la información proporcionada a tomar mejores decisiones para impulsar el rendimiento de mi fábrica?»
Elegir el proveedor de implementación adecuado
La empresa tardó dos años en encontrar un socio de implementación adecuado y finalmente seleccionó NTT Data Solutions. «Uno de los beneficios de trabajar con una empresa tan grande como NTT es su capacidad de deslocalización», afirma. «Creo que es increíble».
Ward visitó recientemente el sitio del subcontratista en Hyderabad. «Conocí a todo el equipo que realizará la codificación y las pruebas», dice. «Es un equipo excepcional».
Dado el tamaño de NTT en comparación con McBride, Ward cree que la empresa no se perderá entre los muchos grandes clientes de NTT. Mirando retrospectivamente el proceso de licitación, dice que NTT asumió muchos compromisos para apoyar a la empresa, algo que, en su opinión, faltaba en otros que ofertaron por el negocio. «Tengo dos contactos en NTT, mi director de entrega, porque ahora estamos entregando el programa, y tengo un contacto de preventa».
Esto es para ayudar a McBride a seleccionar componentes SAP adicionales más allá del núcleo de S/4Hana cuando sean necesarios. «También tengo una llamada mensual con el vicepresidente europeo», añade Ward.
Esto ofrece tanto a NTT como a McBride una forma de gobernanza fuera de línea, donde puede tener una conversación franca con el jefe europeo de NTT sobre lo que ha estado escuchando anecdóticamente del equipo de NTT que gestiona el contrato de McBride. Del mismo modo, Ward también puede compartir sus comentarios sobre el equipo de McBride.
La empresa está tomando efectivamente plantillas estándar de S/4Hana y asignándolas a lo que necesita hacer para operar el negocio.
NTT seguirá una estructura rígida con el despliegue de S/4Hana. La falta de conocimiento de S/4Hana en McBride significa que NTT toma las decisiones de implementación, como seleccionar la plantilla de proceso de negocios de S/4Hana más adecuada para obtener el resultado requerido. Este proceso de negocio reemplaza uno existente, es por eso que existe un equipo de 120 personas, que trabajan en estrecha colaboración con NTT para comprender estos cambios.
Obtener la aprobación de la junta
La inversión en el sistema SAP representa el mayor gasto en los 96 años de historia de la empresa. Ward dice que la empresa había terminado con silos de datos, lo que inhibía la optimización de las operaciones comerciales y conducía a una situación que sus clientes consideraban menos que ideal en términos de cómo trataban con McBride. “Operamos en tantos sitios en Europa que llegamos a un punto en el que los datos no se hablan a sí mismos, y McBride tenía la sensación de que el brazo izquierdo no siempre sabe lo que está haciendo el brazo derecho. .”
Ward señala que muchos de los datos se guardan localmente y no están conectados particularmente bien, lo que significa que los datos no pueden fluir a través de la empresa. Esta falta de conectividad de datos se ha convertido en un inhibidor. «Muchos de nuestros procesos se ejecutan en países, divisiones y unidades de negocios», explica Ward, pero si bien estaban satisfechos con la calidad de los productos y confiaban en McBride como marca, la respuesta fue que la empresa operaba con demasiada lentitud. La encuesta mostró que McBride tardó demasiado en hacer lo básico, como fijar precios, licitar y pedir más productos, cuando hay una gran promoción. «Creo que eso es justo», dice.
Utilizando la metodología estándar de SAP, Ward dice que McBride espera terminar los preparativos a finales de año y luego el proyecto entrará en una fase de diseño. El objetivo es que el Reino Unido opere S/4Hana para la primavera de 2025, seguido de Bélgica, donde se encuentran dos importantes fábricas de McBride. Luego se irán incorporando progresivamente las regiones y sitios restantes de toda Europa.
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