Antes GDPR, el cumplimiento no significó tanto para los especialistas en marketing como en la actualidad. Fue visto como algo de lo que «alguien más» debería tener que preocuparse, como su equipo legal. Tres años después del mayor cambio en el panorama de la privacidad, las organizaciones de todo el mundo han tenido que adaptarse en toda la empresa a sus efectos mucho más allá de la Unión Europea, donde tiene su impacto más directo.
Muchos de estos efectos descansan sobre los hombros del profesional de marketing, que ha tenido que lidiar con la evolución de los paisajes de privacidad a medida que ganan impulso en todo el mundo y tiene que descubrir cómo trabajar con ellos en su día a día.
En el ajetreado mundo actual de las comunicaciones y el procesamiento de datos, es fácil pasar por alto las responsabilidades de marketing de cumplimiento con la presión de los plazos y los objetivos comerciales. Saber cuáles son las responsabilidades del cumplimiento en marketing a menudo no está claro a nivel operativo. Esto inevitablemente expone a su empresa a riesgos que pueden costarle caro si no se abordan.
Al construir su estrategia de cumplimiento, a menudo es difícil saber por dónde empezar y en qué concentrarse, pero conocer algunas pautas básicas de cumplimiento de marketing puede ser ventajoso para su empresa, grande o pequeña, y equiparlo con municiones invaluables para ayudarlo. lograr sus objetivos.
Es por eso que a continuación he compilado una lista de algunas de las mejores prácticas que todos los especialistas en marketing pueden lograr dentro de su propia organización.
5 cosas que los especialistas en marketing deben saber sobre el cumplimiento
1. Espere, ¿qué ‘datos’ son?
Como especialista en marketing, probablemente esté más cerca de muchos de los datos de usuario que recopila su empresa. Puede decirle mucho sobre sus usuarios o clientes y los equipos lo utilizan internamente para lograr los objetivos de ventas y marketing.
Desafortunadamente, un uso tan amplio de estos datos en su organización puede exponerla al riesgo de ser mal utilizada o desprotegida si no se implementan los controles adecuados. Por eso es mejor establecer estructuras para mantener estos datos organizados, auditados y seguros.
Es esencial hacer un balance de las diversas fuentes de datos que existen en su empresa y cómo interactúan con el software y los sistemas.
El uso de esta información le permite crear un plan estricto para mantener estructuras de datos consistentes e implementar los cambios necesarios, al tiempo que le brinda la capacidad de pivotar a medida que el negocio se expande.
Mantener una pista de auditoría de los registros de datos es fundamental para poder responder a las solicitudes de los organismos reguladores. El uso de software automatizado para sincronizar los registros del sistema y una menor dependencia de las hojas de Excel es, con mucho, la mejor manera de administrar grandes conjuntos de datos y producir informes a pedido. El uso del aprendizaje automático para escanear y catalogar los activos de datos en toda la empresa lo ayuda a comprender mejor sus datos para que pueda obtener más valor de ellos.
2. Recopilación y uso de datos en cumplimiento
Las empresas siempre recopilan datos sobre nuestros clientes, que debemos recordar que, en última instancia, les pertenecen a ellos, ¡y no tanto a usted!
Una persona simplemente está eligiendo Cuota sus datos con usted con la expectativa de que mantendrá sus intereses seguros. Cada individuo debe estar siempre informado sobre su uso previsto.
Esta información está contenida en su política de privacidad, la cual debe estar bajo revisión constante y si realiza cambios a esta, está obligado a informar a todas las personas dentro de su ámbito. No solo eso, una persona puede optar por solicitar y retirar sus datos en cualquier momento, lo que también está obligado a cumplir. Tener sus datos organizados en principios como se describe anteriormente y tener sistemas que puedan extraer y eliminar estos datos son cruciales para respetar los deseos de sus clientes.
Las herramientas de cumplimiento se han desarrollado teniendo en cuenta estos requisitos. El uso de sistemas que se ejecutan con precisión y confiabilidad, que son flexibles y pueden escalar con usted a medida que crece, le brinda la capacidad de adaptarse a los cambios y cumplir sin tener que construir un sistema a medida o depender de molestas hojas de Excel.
3. Cree un equipo de cumplimiento
Las organizaciones grandes y pequeñas se benefician de tener un equipo multidisciplinario centrado en el cumplimiento que se encuentra disperso en varias actividades de la empresa. Ya no es un problema aislado para que lo resuelva una persona o un equipo. Sin lugar a dudas, si un especialista en marketing necesita ayuda de un colega de tecnología o de la web, a menudo puede ser difícil obtener su ayuda si el cumplimiento no es una prioridad en su lista de prioridades.
Cada miembro tiene el beneficio del conocimiento en su propia especialidad, que solo puede ser beneficioso si se comparte. Por ejemplo, las responsabilidades de un gerente de tecnología podrían incluir saber cómo se estructuran los conjuntos de datos en toda la organización y cómo se deben implementar los controles de cumplimiento. Necesitan asegurarse de que un comercializador esté equipado para hacer su trabajo utilizando datos alojados en sistemas seguros y compatibles.
Asociarse con su equipo legal en iniciativas de marketing significa que están trabajando juntos para lograr objetivos creativos de manera compatible. Sin acceso a estos expertos en la materia, que tienen un conocimiento profundo de los asuntos de cumplimiento, especialmente a medida que cambian en otras jurisdicciones, es difícil lograr los objetivos comerciales y puede causar obstáculos. El uso de software de cumplimiento para conectar a estos equipos / personas puede ayudar a un equipo a colaborar en iniciativas de una manera más eficiente.
Construir un equipo que pueda hacer del cumplimiento una prioridad y trabajar juntos de manera continua para mantener y adaptar los principios de gobernanza de datos es clave para el éxito.
4. Cree controles de cumplimiento y control de datos internos
Dado que los procesos de datos se gestionan en todas las organizaciones, a menudo puede resultar difícil garantizar un entorno cohesivo en lo que respecta a las prácticas de cumplimiento.
Por lo tanto, es importante implementar medidas de seguridad y procesos para mitigar el riesgo, asegurándose de que todos los empleados estén actualizados sobre las prácticas internas de administración de datos y verificaciones implementadas para mejorar estos procesos. Asegurarse de que se brinde capacitación regular es una manera fácil de cumplir con su debida diligencia a este respecto. Después de todo, la gestión de datos es responsabilidad de todos, y cualquier uso indebido puede resultar costoso para la empresa.
Gestionar y controlar la cohesión de la marca en todos sus canales de contenido de marketing, incluidos los medios digitales, impresos y sociales, es una obviedad.
La evaluación de campañas futuras le permitirá anticipar posibles problemas de cumplimiento en una etapa temprana. Mantener esta coherencia en las campañas de contenido de marketing conjunto y de socios garantiza que se puedan cumplir todos los requisitos legales. Documentar las prácticas de recopilación y gestión de datos para diferentes equipos es esencial y la provisión de actualizaciones periódicas puede ser útil a medida que la ley continúa evolucionando en diferentes territorios donde sus clientes pueden hacer negocios.
También es muy importante que cada empleado sepa a quién contactar con cualquier solicitud urgente, ya que puede estar en un rol de cara al cliente donde un cliente agraviado puede requerir una respuesta urgente a una queja con sus datos. Dichas solicitudes pueden ser urgentes, por lo que poder escalar problemas sensibles a un representante debe ser una tarea fácil para evitar cualquier posible aplicación regulatoria que podría resultar de no responder a un problema dentro de una ventana definida.
5. Monitorear los regímenes de privacidad global e incorporar cambios
Es posible que haya notado que la privacidad es ahora una prioridad para muchos países con enfoques locales para la privacidad que se ponen en marcha a diario.
Siguiendo en gran medida los aspectos regulatorios que se derivan del GDPR y la directiva de privacidad electrónica, los territorios ahora se están adaptando y buscan defender y respetar la privacidad de cada individuo. Con eso, es importante saber qué se aplica a usted.
Si bien puede pensar que algo como el GDPR no tiene nada que ver con usted o la privacidad de sus clientes porque no tiene su sede en la UE, esto no podría estar más lejos de la verdad.
El RGPD se aplica a los lugares donde puede tener usuarios o clientes, por lo que se requiere poder satisfacer las necesidades de privacidad de las personas en esas áreas.
Ya sea que se trate de adaptar la gestión de cookies para el uso de la web / aplicación o asegurarse de que su comunicación con sus clientes de DACH sea compatible mediante un correo electrónico de doble suscripción, es esencial mantenerse al tanto de los requisitos reglamentarios cuando desarrolla sus iniciativas de marketing. La consideración debe extenderse a las leyes locales también si está expandiendo su alcance a nuevos territorios.
Saber qué es compatible en un nuevo territorio debe ser lo más importante en este caso, ya que ningún territorio es igual en lo que respecta a su enfoque de cumplimiento de marketing. Crear una estrategia de cumplimiento y trabajar en estrecha colaboración con su equipo legal y de cumplimiento más amplio es vital para lograr sus objetivos.
La orientación regulatoria está en constante evolución, por lo que asegurarse de que está evaluando y cumpliendo constantemente los requisitos de las diferentes jurisdicciones, es un trabajo de tiempo completo.
Pensamientos finales
Al implementar el cumplimiento de marketing en su empresa, es importante tratarlo como una prioridad clave para su negocio. A medida que los especialistas en marketing continúan luchando por la creatividad pero se ven obstaculizados por el cumplimiento, es un desafío lograr un equilibrio entre los dos.
Tener un conocimiento detallado de las reglas de cumplimiento aplicables y las técnicas de mejores prácticas hace que un comercializador sea un activo valioso para cualquier empresa. Ser capaz de prever los posibles desafíos de cumplimiento desde el principio en el desarrollo de sus iniciativas de marketing es poderoso y puede conducir a decisiones más efectivas.
Más que nunca, la integridad de la marca se ha convertido en la piedra angular de las empresas. Mostrar a sus usuarios que se toma en serio el cumplimiento de las normas de marketing y respetar su privacidad lo diferenciará de sus competidores.