Informes confusos, largos o desequilibrados
Ya sea que se trate de un informe de 70 páginas totalmente automatizado que contiene cada una de las acciones de SEO que ha realizado la agencia o un documento con marcas inconsistentes y datos copiados de varias herramientas, no es un documento procesable que un cliente pueda leer y comprender fácilmente.
Debe tener en mente el objetivo final: que el cliente lea y comprenda cómo su trabajo está ayudando al negocio. Si el cliente no se involucra con su informe, es una oportunidad perdida tanto para mostrar resultados como para recopilar comentarios.
Para evitar estas situaciones, piense una vez más en los principales KPI y objetivos de SEO que ha acordado:
- ¿Tienen una lista de palabras clave que les interese especialmente?
- ¿Es un cliente de comercio electrónico que desea aumentar la tasa de conversión?
- ¿Es una campaña de generación de leads?
Habiendo aclarado las expectativas y los objetivos comerciales, eso es lo que informará mensualmente mientras explica cómo su intervención de SEO afectó directamente sus KPI y resultados comerciales.
Para resolver inconsistencias, puede crear una plantilla de agencia con un enfoque en estas ideas clave y en la marca y voz única de su agencia:
- Piense en destacar las tendencias y victorias más importantes en los KPI, como el tráfico orgánico sin marca y las tendencias de visibilidad.
- Áreas de enfoque y grupos de palabras clave.
- Rendimiento del contenido.
- Perspectivas de la competencia.
- Actualizaciones importantes que afectaron la campaña (si corresponde).
- Conocimientos técnicos y recomendaciones.
- Oportunidades de SEO.
Entonces, tendrás una buena base que podrás seguir personalizando para cada cliente.
Después de todo, como cada campaña de SEO tiene sus particularidades, debes asegurarte de informar sobre las solicitudes específicas del cliente.
Demasiados datos, pocas explicaciones
Aparte de los documentos largos o desequilibrados, otra razón para que los clientes omitan la lectura de los informes mensuales pueden ser los documentos con muchos datos, con listas y listas de palabras clave y gráficos complejos que no se explican por sí mismos para un especialista que no es SEO.
A veces, puede trabajar con profesionales de SEO internos, pero la mayoría de las veces será un interesado que esté interesado en alcanzar sus objetivos comerciales, por lo que deben hablar de negocios. E incluso si eres la extensión del equipo interno de SEO y marketing digital, aún deben justificar el ROI de colaborar con tu agencia.
Al final, resaltar cómo influyó en los clientes potenciales y las ventas de marketing es mucho más importante que entrar en el meollo de las clasificaciones y el tráfico.
¿Quiere más tiempo para concentrarse en lo que importa? Luego, piense en formas de automatizar la recopilación de datos.
En lugar de pasar varias horas en sus herramientas de SEO, copiar gráficos, hacer capturas de pantalla y buscar los conocimientos más relevantes, optimice el tiempo e integre estas acciones en sus rutinas diarias.
Por ejemplo, con un módulo de informes como el de SEOmonitor, obtienes un asistente en forma de un complemento de Presentaciones de Google que muestra la información crítica de tu campaña, que puedes insertar con un clic. Esos conocimientos se transforman en diapositivas visualmente atractivas, dentro de la plantilla de agencia designada previamente.
Puede concentrarse en lo que importa: explicar las métricas detrás de sus acciones, cómo evolucionó la estrategia y qué sigue para el negocio del cliente.
Frecuencia de informes inconsistente
¿Se suponía que iba a ser mensual? ¿O acordó un período personalizado?
No obtener el momento adecuado y alineado con su cliente puede ser otra razón por la que los informes se acumulan en el archivo no leído.
Tener una frecuencia establecida, que suele ser mes a mes, ayuda tanto desde el punto de vista del proceso como como base para la calibración con el equipo del cliente.
Para asegurarse de enviar sus informes a tiempo, puede utilizar una herramienta de gestión de proyectos o, nuevamente, el panel de control interno de su agencia. Tener un sistema de soporte con empujones y alertas, por correo electrónico, Slack u otra cosa, lo mantiene al día.
No olvide configurar sus notificaciones de antemano para la preparación, componiendo los conocimientos y creando el documento en sí. Además, puede pensar en los roles involucrados en el proceso de presentación de informes desde el principio, de modo que coordine con todos los miembros del equipo a su debido tiempo.
Expectativas insatisfechas
Puede haber expectativas no cumplidas en ambos lados: su equipo hizo algunas recomendaciones importantes de SEO que el cliente no ha implementado, el cliente esperaba ver un resultado diferente.
Volviendo al círculo completo a la parte crucial de la alineación y el establecimiento de expectativas, también hay un aspecto final a tener en cuenta: comunicar por qué es importante recibir el informe de antemano y leerlo.
Puede funcionar como establecimiento de la agenda para el último paso en el proceso de presentación de informes: presentarlo.
También es en la reunión o llamada mensual donde puede aclarar, explicar y hacer recomendaciones mientras presenta el viaje hasta ahora.
Incluso puede ser una oportunidad para recalibrar la relación con un cliente silencioso. No es el informe no leído per se lo que necesita ser resuelto, sino la forma en que ambos se comunican.
Tal vez sea hora de repetir lo que ambos acordaron durante la incorporación o tal vez sea hora de un nuevo enfoque que beneficie a ambas partes.
Con todo, tener la misma base para esta discusión aumenta su eficiencia. Usted y el cliente ahora pueden centrarse en el ajuste fino de la campaña y la conversación estratégica porque saben dónde se encuentra, las preguntas que necesitan respuestas urgentes y pueden inferir los próximos pasos.
Formas de optimizar su proceso de informes
La creación de un proceso de informes eficiente para su agencia es importante porque, hasta cierto punto, los informes son retención.
Poder articular cómo sus actividades mensuales e intervenciones de SEO mejoran los resultados comerciales no solo será beneficioso para la confianza de su cliente, sino también para su colaboración continua.
En resumen, estos son los aspectos principales a considerar al diseñar ese proceso de informes:
- Establecer las reglas de reporte y comunicarlas claramente al cliente en la fase de incorporación.
- Tener un proceso interno establecido sobre cómo enfoca los informes y su objetivo estratégico.
- Cree un informe mensual visualmente atractivo para usar en toda la agencia, que muestre su enfoque y los conocimientos de SEO más relevantes: acciones de SEO, estado de visibilidad, grupos de palabras clave y su rendimiento, conocimientos de la competencia, problemas y oportunidades de SEO y próximos pasos.
- Automatizar la recopilación de datos para que tenga tiempo de concentrarse en lo que importa: estrategia, tácticas y explicar lo que sucedió para traducir las intervenciones de SEO en resultados comerciales.
- Crear un proceso transparente y recopilar comentarios. Tus informes y reuniones son una gran oportunidad para tomar el pulso a tus clientes y descubrir qué puedes optimizar. En aras de la transparencia, debe ofrecer a sus clientes el contexto para brindarle comentarios y hacer preguntas candentes.
Nuestro equipo de SEOmonitor investigó este proceso de principio a fin, y después de recopilar información de las agencias de SEO, diseñó un módulo de informes que tiene en cuenta todos los aspectos anteriores, para que no tenga que luchar.
Usted obtiene:
- Una descripción general del estado de sus informes a nivel de cartera.
- El estado del informe de un cliente en cada etapa del proceso (Vencido, Vencido, Enviado, En curso), en el panel de su administrador de cuentas.
- Un creador que aprovecha los datos de su campaña de SEOmonitor en Presentaciones de Google: nuestro asistente inteligente extrae la información más relevante de cada campaña que puede hacer clic e insertar en la plantilla de su agencia en segundos. Además, generaremos gráficos y tablas visualmente consistentes que son fáciles de seguir.
- Un rastreador de comentarios para cada informe mensual que resalta los datos de participación: las diapositivas más comprometidas, las diapositivas que más me gustan y la satisfacción general del cliente, recopilada en el mejor momento posible, justo después de leer su informe.
Informar no tiene por qué ser una experiencia dolorosa o que requiera mucho tiempo para su equipo. Y puede ser importante para respaldar las comunicaciones con los clientes.
Únase a nosotros, y a cientos de clientes de agencias de SEO, en el viaje de brindar más transparencia y mensurabilidad a la industria del SEO.