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Es probable que tenga una herramienta de gestión de proyectos favorita. Es con el que estás familiarizado y hace todas las cosas que quieres. Celeste en ventas e IRA en TI también tiene favoritos. Los tres son diferentes, y debido a que todos son SaaS y usan pruebas gratuitas o licencias económicas para atraer clientes, todos pueden ejecutar el que desean.
Pueden hasta que haya una fusión o adquisición o alguien en ella o adquisiciones de repente nota un montón de aplicaciones similares desplegadas en toda la organización. Ahora, todos utilizarán la misma herramienta de gestión de proyectos. ¿Cómo saber si satisfará sus necesidades?
Mientras tenga estas nueve características, aún puede administrar sus proyectos y mantener al equipo conectado. Los hemos clasificado de la mayoría a menos común para que necesite una aplicación más sofisticada o una versión de mayor precio de la herramienta.
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Gestión de tareas
Cuando se trata de la gestión de proyectos, la gestión de tareas es el juego de la tabla. Cualquier herramienta de gestión de proyectos que pueda considerar puede crear, asignar y priorizar tareas relacionadas con diversas iniciativas de marketing.
Todos le permitirán establecer plazos y rastrear el progreso hacia la finalización para que todos en el equipo comprendan dónde están sus diversas iniciativas de marketing. Un aspecto importante de la gestión de tareas es su capacidad para desglosar grandes proyectos (piense en campañas largas y multicanal, por ejemplo) en tareas más pequeñas y más manejables asignadas a varios miembros del equipo.
Tableros kanban
Los tableros de Kanban le permiten visualizar el flujo de trabajo de los proyectos de marketing de su equipo. Puede mover las tareas que forman parte de un proyecto más grande de un escenario a otro (por ejemplo, para hacer, en progreso, completo) para que pueda rastrear el progreso de su equipo.
Lo que a menudo está subestimado sobre los tableros de Kanban es su capacidad para identificar cuellos de botella y comprender qué está causando retrasos rápidamente.
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Gráficos de Gantt
Muchos gerentes de proyectos aman una buena tabla de Gantt. Para los equipos de marketing, los gráficos de Gantt lo ayudarán a planificar y programar sus proyectos utilizando una línea de tiempo visual. Hacen que identificar las dependencias entre sus tareas y el seguimiento de los hitos más fáciles.
Al igual que un tablero de Kanban, los gráficos de Gantt lo ayudan a rastrear el progreso de su equipo y a ajustar los plazos según sea necesario.
Algunos gerentes de proyectos profesionales prefieren gráficos Gantt, mientras que otros prefieren las juntas kanban. Es una preferencia personal, y su equipo tendrá su favorito. Es por eso que una aplicación de gestión de proyectos permite a los usuarios elegir su opinión es valiosa para muchos equipos.
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Calendarios y plazos
Una de las razones por las que las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para los equipos de marketing es su capacidad para mantener a todos en la misma página. Eso es especialmente importante con las fuerzas laborales dispersas de hoy.
Las herramientas de gestión de proyectos con calendarios compartidos ayudarán a su equipo a coordinar los horarios, entregables y plazos. Como la mayoría de los calendarios, las herramientas de gestión de proyectos le permitirán establecer alertas y recordatorios para que todos conozcan fechas esenciales.
Herramientas de colaboración integradas
Una de las razones por las que los equipos se benefician de las herramientas de gestión de proyectos es su capacidad para ayudar a las personas a trabajar juntas de manera eficiente. La colaboración en tiempo real es excelente, pero como se mencionó anteriormente, muchos equipos tienen miembros en diferentes lugares y zonas horarias.
Sus herramientas de gestión de proyectos deben admitir la colaboración en tiempo real y asíncrono, facilitar la compartir archivos y recopilar comentarios. La capacidad de agregar comentarios y discutir dentro de la plataforma ayudará a superar los obstáculos de un equipo disperso.
Intercambio de archivos y gestión de documentos
Junto con las características de colaboración, los equipos necesitan un repositorio central para archivos y documentos de proyectos. En marketing, esto puede incluir todo, desde texto hasta imágenes hasta audio y video.
Idealmente, este repositorio centralizado también tendrá controles de acceso y control de versiones, lo que facilita que los equipos colaboren en archivos (siempre que recuerde establecer los controles de acceso correctamente).
Informes y análisis
Gran parte del enfoque en la gestión de proyectos se trata de construir cosas: crear campañas, desarrollar activos y más. Pero como su marketing sabe, ese es solo el comienzo. El trabajo de su equipo y de gestión de proyectos no ha terminado cuando se lanza la campaña.
Su herramienta de gestión de proyectos debe rastrear el rendimiento de sus proyectos para que pueda medir el ROI e identificar las optimizaciones. Eso no quiere decir que no pueda usar su herramienta de gestión de proyectos para rastrear el gasto y las asignaciones durante la fase de compilación. Puede. Eso es especialmente importante cuando se trabaja con agencias, contratistas y trabajadores independientes.
Flujos de trabajo personalizados
Cada equipo tiene sus propios flujos de trabajo y procesos. Pueden volverte locos y sentirte como burocracia, pero son un hecho de la vida. Necesita una herramienta de gestión de proyectos personalizable que se pueda adaptar a sus necesidades.
Estos incluyen funcionalidades como plantillas personalizadas para tareas o proyectos recurrentes. El uso de IA en estas herramientas significa que podrá ahorrar tiempo automatizando tareas repetitivas.
Integración
Cuando hablamos sobre el seguimiento de los resultados de la campaña en su herramienta de gestión de proyectos, puede sonar como una redundancia sin la que puede vivir. Probablemente tenga esos datos en su CRM, herramienta de gestión de redes sociales o plataforma de automatización de marketing.
Sin embargo, cuando integra sus herramientas, esos datos están disponibles en cualquier plataforma en la que esté trabajando. La sincronización de datos entre herramientas elimina el tiempo y los errores de los datos de movimiento manual de una plataforma a otra.
