Algunas historias aterradoras de la cripta de la reunión pueden servir como recordatorio, o advertencia, sobre lo que no se debe hacer para las juntas asesoras de clientes.
Con Halloween a la vuelta de la esquina, es una buena oportunidad para reflexionar sobre los momentos en que los consejos asesores de clientes (CAB) no van según lo planeado. Puede ocurrir en las mejores circunstancias y en las mejores personas, incluso con los mejores planes. Después de todo, los gerentes de CAB y los patrocinadores ejecutivos a menudo trabajan con numerosas personas dentro de su propia empresa y con clientes externos, sin mencionar el personal de hoteles, eventos y alimentos y bebidas de terceros.
Entonces, si bien la gran mayoría de las reuniones del CAB transcurren sin contratiempos, dejando a los clientes y a los ejecutivos de la empresa anfitriona satisfechos (¡incluso emocionados!) con el compromiso, tal vez algunas historias aterradoras de la cripta de la reunión puedan servir como recordatorio, o advertencia, de lo que no. que hacer.
Como tal, aquí están las seis principales historias de terror de la junta asesora de clientes recopiladas por nuestros consultores:
La noche de los muertos vivientes: preparativos de última hora
Crear y revisar el contenido de la reunión del CAB al final del proceso puede causarle pesadillas a cualquier administrador del CAB. Facilité un par de reuniones en las que el contenido, incluidos los mensajes y el posicionamiento reales de la empresa, todavía se estaba analizando en la reunión de preparación en el sitio la noche anterior al comienzo de la reunión. Uno de mis colegas me contó una historia en la que los miembros del CAB llegaron a la recepción de bienvenida solo para ver a los ejecutivos de la empresa anfitriona trabajando frenéticamente en el contenido de la reunión.
Moral: Si bien se pueden esperar ajustes tardíos, si su empresa todavía está creando contenido hasta tarde en la noche antes de su reunión, está haciendo las cosas mal y es probable que sus clientes lo noten.
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Monster Mash: Ejecutivos rebeldes
Hemos visto que la gerencia de la empresa anfitriona daña las reuniones al salirse bien del guión. Un ejecutivo fue reprendido por los miembros del CAB por presentar una presentación enlatada para inversionistas, mientras que otro tuvo que ser detenido después de hablar hasta la saciedad sobre su clase de yoga. He tenido experiencias con intrusos en reuniones de ejecutivos que se presentaban a la reunión sin ser invitados y tenían que pedirles que se fueran. Los ejecutivos que ignoran las reuniones de preparación han causado estragos frente a los clientes. Un ejecutivo de ventas llegó tarde, entendió mal lo que se estaba presentando, discutió con los clientes e intentó hacerse cargo de la reunión para convertirla en un compromiso de ventas demasiado optimista. Cuando esto no sucedió, el ejecutivo se fue enojado e incluso intentó cancelar el CAB.
Moral: Comunique proactivamente sus planes de reuniones y cronogramas a los ejecutivos de su empresa, y haga que el patrocinador ejecutivo de su programa controle a los participantes deshonestos.
Necrófagos y duendes: miembros exigentes del CAB
Si bien la mayoría de los miembros del CAB son educados y profesionales, una de mis colegas experimentó una «prima donna» que se presentó a la reunión con otras cinco personas de su compañía que no estaban invitadas y exigió asientos cerca de la ventana para cada miembro de su grupo.
Moral: Comunique las reglas de la reunión de participantes a los miembros de su CAB en el documento de estatutos de su programa.
Jump Scare: ruidos no planificados
Una reunión de CAB dirigida por un colega mío se llevó a cabo junto a un grupo más grande al lado. Treinta minutos después, el grupo de al lado comenzó a tocar el himno nacional muy fuerte, lo que provocó que el orador principal del CAB se detuviera e intentara continuar. Se puso nervioso y aparentemente nunca recuperó su ritmo después de esto.
Moral: Deja pasar la interrupción; o investiga a tu vecino de antemano para ver qué está planeando.
Una noche oscura y tormentosa: caos al aire libre
Tratar con los elementos al aire libre siempre presenta un comodín para los planificadores de eventos. Pero las cosas se pusieron difíciles para una reunión del CAB que se llevó a cabo al aire libre en un día ventoso: los documentos de la reunión se volaron por todas partes. Además, aunque bajo una carpa, el rocío de la mañana mojaba los asientos, papeles y mesas y los ruidos del exterior ahogaban gran parte de la discusión. Finalmente, algunas avispas irrumpieron en la reunión, ¡y los participantes huyeron!
Moral: Mantenga las reuniones en el interior y tenga un plan de respaldo en caso de mal tiempo para actividades al aire libre.
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Fiesta del hombre muerto: actividades sociales salvajes
Una de las empresas de mi colega celebró su evento social CAB en un campo de tiro, ofreciendo una selección de armas de alto poder dispuestas sobre una mesa para que los miembros disparen a voluntad, sin instrucciones ni precauciones de seguridad tomadas, sin mencionar un completo, barra libre cerca. Afortunadamente, no hubo heridos.
Moral: Mantenga las actividades sociales fáciles, de bajo impacto y de interés para todos los asistentes.
Conclusión: evitar las huelgas no planificadas
La gran mayoría de las reuniones del CAB transcurren sin problemas, gracias a la planificación avanzada, el cumplimiento de los plazos y las comunicaciones excelentes y proactivas para todos los participantes. Pero las cosas pueden ir mal rápidamente si los planes no se comunican bien, los participantes ignoran la preparación y la orientación, o las huelgas no planificadas.
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